Ein Intranet ist heute mehr als ein Ort einseitiger Top-down-Kommunikation oder Dokumentenablage. Dank immer neuer Funktionen hat es sich zu einer digitalen Mitarbeiterplattform gemausert und lebt vom Engagement aller im Unternehmen.

Wenn sie das Wort „Intranet“ hören, sind viele Firmenlenker der Ansicht: Brauchen wir nicht. Dokumente können wir auch woanders ablegen. Doch mit dieser Einstellung sind sie auf dem Holzweg. Ein Intranet moderner Prägung ist mehr als nur ein Ablageort für Dokumente oder andere Informationen eines Unternehmens. Ein modernes Intranet „lebt“. Es lebt vom Engagement aller, die sich daran beteiligen, nicht nur von denjenigen, die es aufgesetzt haben. Die Akzeptanz hinter einem Intranet steht und fällt immer mit dem Plan, der dahintersteht. Wer es nur als statische Seite mit ebenso statischem Content sieht, wird auch das entsprechende Feedback der Beschäftigten dazu bekommen – nämlich keines.

Mittlerweile ist die traditionelle Philosophie einer One-Way-Kommunikation, die hinter einem Intranet steht, überholt. Der Trend geht heute in Richtung eines Social Intranets, also hin zu einer Two-Way-Kommunikation. Hier gibt die Geschäftsleitung oder die Führungsebene den Beschäftigten einerseits Informationen, andererseits können aber auch die Beschäftigten selbst darüber kommunizieren und Inhalte teilen.

Wann Beschäftigte das Intranet gerne nutzen

Ein modernes Intranet besteht im Idealfall aus einem Bereich, der der Geschäftsleitung vorbehalten ist. Hier postet sie ihre Informationen, wichtige Ankündigungen oder auch Arbeitsanweisungen. Ein weiterer Bereich sollte den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Abteilungsebene vorbehalten sein. Hier können sich zum Beispiel Teams und ihre Mitglieder präsentieren und mitteilen, an welchen Projekten sie gerade arbeiten. In einem dritten Bereich können sich die Beschäftigten untereinander austauschen.

Ist ein Intranet so aufgebaut, stehen die Chancen gut, dass ihm auch Leben eingehaucht wird und es nicht bei einem statischen Objekt bleibt, das ruhig vor sich hin schlummert und das niemand besucht.

Unsere Must-Haves der Inhalte für ein lebendiges Intranet sind:

– Firmen-News
– Organigramm
– Steckbrief der Firma
– Präsentation der einzelnen Abteilungen
– Gut strukturierte und sinnvoll aufgebaute Dokumentation von Informationen
– Bilder-Archiv
– Videos
– Ansprechende und freundliche Begrüßung auf der Startseite

Ganz wichtig ist auch ein ansprechend gestalteter Schnelleinstieg für die Nutzerinnen und Nutzer. Praktisch kann das etwa über die Abbildung der fünf wichtigsten Links fürs Unternehmen gelingen. Ein kleiner Trick, um die Beschäftigten zum Nutzen des Intranets zu „zwingen“, könnte sein, den Essensplan der Firmenkantine ausschließlich im Intranet zu veröffentlichen. Wer Hunger hat, muss dann dort nachsehen. Und das wiederum kann eine gewisse Strahlkraft auf die restlichen Inhalte im Intranet erzeugen.

Startseite des busitec-Intranets mit Schnelleinstieg und aktuellen Infos.

Welche Mehrwerte ein modernes Intranet schaffen kann

Ein Intranet sollte ein Single Point of Contact sein, das heißt die Tür zur Seele des Unternehmens. Alles, was wichtig ist, findet man hier. Stehen etwa bedeutende Veränderungen an, sollten die auch übers Intranet verbreitet werden.

Das Intranet kann aber auch dafür genutzt werden, um bestimmte gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Hier können zum Beispiel Pflichtdokumente abgelegt werden, die allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung zu stehen.

Zu guter Letzt ist ein modernes Intranet auch eine Kommunikationsplattform. Unternehmen können darüber Meinungen und Bedürfnisse abfragen oder sogar ein betriebliches Vorschlagswesen implementieren. Was immer funktioniert, ist ein Schwarzes Brett oder ein Flohmarkt. So wird das Intranet zu einem Instrument, das Kommunikation abteilungsübergreifend ermöglicht und über das Mitarbeiter*innen gehört werden.

Diese Mehrwerte entfalten sich aber nur dann, wenn das Intranet auch die Anforderungen einer angenehmen User Experience erfüllt. Eine ansprechende Gestaltung, die die Neugier weckt und deshalb zum Klicken animiert, ist die Grundvoraussetzung dafür.

Kommunikative Sogwirkung des Intranets

Wer ein Intranet einführen will, sollte vor allem einen grundsätzlichen Willen zur Kommunikation haben. Ohne diese generelle Offenheit kann ein Intranet nie seine volle Wirkung einer Informationsplattform entfalten. Ein Intranet in einem Unternehmen, in dem Kommunikation höchstens auf Sparflamme existiert, dümpelt vor sich hin und ist dem Tode geweiht.

Wir sagen: Ein Intranet ist der beste Ort, um mit Kommunikation zu beginnen! Das kann zunächst ruhig einseitig (One-Way-Kommunikation) beziehungsweise top-down von der Führungsebene an die Beschäftigten erfolgen. Wichtig dabei ist nur, dass der berühmte Aha-Effekt einsetzt und die Mitarbeiter*innen sagen: „Oh, da tut sich ja etwas!“ Diese Multiplikatoren, die sich positiv übers Intranet äußern und davon erzählen, sind schon die halbe Miete für eine funktionierende User Adoption.

Eine kommunikative Sogwirkung entfaltet ein Intranet auch, wenn man ihm eine gewisse Exklusivität verleiht. Firmen können dafür zum Beispiel spielerische Elemente (Gamification) nutzen. Wir bei busitec haben zum Start unseres neuen Intranets ein Bilderrätsel aufgelegt. Auf mehreren Unterseiten konnten unsere Mitarbeiter*innen nach kleinen Bildchen suchen, die jeweiligen Seiten als Lösung mitteilen und dann an einer internen Verlosung teilnehmen. Auf diesem Weg lernten sie unser neues Intranet spielend kennen.

Unser Tipp fürs spielerische Kennenlernen eines Intranets:

1. Führt nach der Einführung eures Intranets eine Feedback-Umfrage dazu durch.
2. Versteckt das Umfrage-Formular auf irgendeiner Unterseite im Intranet.
3. Verlost unter den ersten 10 Teilnehmer*innen einen Gutschein für ein Essen im Restaurant ihrer Wahl.

Social Intranet und Enterprise Social Network

Auch Intranets entwickeln sich weiter. Diese Weiterentwicklung hängt eins zu eins mit den Veränderungen zusammen, die Arbeitsplätze im Zuge der Digitalisierung erfahren. So kommen immer öfter Funktionen dazu, die sowohl Arbeitsprozesse als auch Kommunikation und Kollaboration verbessern.

Bei einem Social Intranet etwa steht, wie der Name schon zeigt, der soziale Aspekt im Vordergrund. Es kann in verschiedenen Varianten auftauchen und zum Beispiel mit anderen Kanälen oder Plattformen (Social-Media-Kanäle, Blog) des Unternehmens verbunden sein.

Es kann aber auch ein kommunikatives Intranet sein, indem es einen Raum für Kommunikation schafft. Wir haben das zum Beispiel so umgesetzt, dass wir beim Veröffentlichen einer News die Kommentarfunktion aktivieren, damit eine mögliche Interaktion in Gang kommt. Im Social Intranet ist eine bessere Kommunikation zwischen Beschäftigten möglich, aber auch eine leichtere Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen und der Unternehmensleitung.

Aktivierung der Kommentarfunktion im Intranet.

Je nachdem, wie ein Social Intranet ausgestaltet ist, kann es sich zu einem Enterprise Social Network entwickeln. Ein Beispiel ist Yammer von Microsoft. Yammer ähnelt bei manchen Funktionen zur Kommunikation zwar SharePoint, ermöglicht für die Beschäftigten aber eine Kommunikation auf einer möglichst hohen Flughöhe. Dinge werden hier nicht bis ins kleinste Detail besprochen. Über ein Enterprise Social Network können Mitarbeiter*innen über Standortgrenzen hinweg miteinander kommunizieren.

Das Intranet der Zukunft ist die eierlegende Wollmilchsau

Laut der Intranet-Studie „Die Reifeprüfung 4.0“ der Beratungsagentur NetFederation avancieren Intranets immer mehr zu digitalen und mobilen Mitarbeiterplattformen. Im Idealfall seien sie Informationsportal, soziales Netzwerk, interner Chat, Dokumentenablage und Kollaborationswerkzeug in einem.

„Je mehr arbeitsplatzrelevante Funktionen das Intranet bietet, desto besser fühlen sich die Nutzer informiert“, wird NetFederation-Geschäftsführer Edin Rekic im Manager Magazin zitiert. Es sei daher wichtig, die Konzeption eines Intranets mittels umfassender Anforderungsanalyse an den Nutzerbedürfnissen auszurichten. Für die Studie wurden rund 800 Intranetnutzer und -verantwortliche deutscher Unternehmen befragt.

Unser Fazit: Ein Intranet ist auch immer ein Spiegelbild der jeweiligen Unternehmenskultur. Man kann daran die Seele des Unternehmens ablesen: Wer kommuniziert? Wie häufig wird kommuniziert? Wie wird kommuniziert? So schafft, fördert und stärkt das Intranet ein Wir-Gefühl und Wir-Bewusstsein. Oder eben nicht – je nach Engagement der Beteiligten und dem Wert, dem man ihm gibt.
Neben der Aufgabe, Informationen effektiv im Unternehmen zu verteilen und bei der operativen Arbeit zu unterstützen, kann ein Intranet zur virtuellen emotionalen Heimat werden, wie wir in einem anderen Artikel einmal gelesen haben und was wir eine ziemlich gute Metapher finden.