Update: 

Microsoft Planner ist nun für die Pläne Office 365 Enterprise E1–E5, Business Essentials, Premium und Education verfügbar! Es sollte ein paar Wochen dauern, bis Planner auf alle genannten Pläne ausgerollt wird. 

In einem ersten Beitrag wurde Office 365 Planner bereits vorgestellt, als Microsoft das Feature bekanntgegeben hat. Bei der Ankündigung hieß es, dass Planner im 4. Quartal 2015 erscheinen wird. Danach vergingen erst mal ein paar Monate, in denen es rund um Planner ruhig wurde.  Auf den letzten Drücker haben sie dann noch ihr Wort gehalten. So kam am 14. Dezember die Ankündigung, dass es nun für die First Release Kunden zur Verfügung stehe.

Ich persönlich habe ja gespannt darauf gewartet. Schon nach der ersten Ankündigung wollte ich es unbedingt ausprobieren. Vielleicht, weil ich verzweifelt nach dem ultimativen Tool suchte um Aufgaben zu planen, vielleicht, weil es einfach richtig schick aussah. Nachdem ich fast jeden Tag meinen App Launcher gecheckt habe, kam irgendwann die erfreuliche Nachricht. Da ist es nun… na dann los!

Wo fange ich nun an?

Erst mal habe ich mich gefragt, zu welchen Themen lassen sich denn nun sinnvoll Pläne erstellen? Zur Erinnerung: Ein Plan besteht aus mehreren Buckets. Ein Bucket wiederum aus mehreren Aufgaben. Etwas weiter gefasst, gehört ein Plan jedoch auch zu einer Office Group. Mit dem Erstellen des Plans wird somit eine Gruppe inkl. Kalender, Mailadresse, Dokumentenablage und Notizbuch erstellt.

Die Erstellung von mehreren Plänen, für mehrere Kampagnen schien mir nicht wirklich zielführend. Mit der Zeit würde eine unübersichtliche Anzahl an Plänen entstehen, das wollte ich vermeiden. Weiterhin musste ich berücksichtigen, dass auch mehrere Kollegen an den Aufgaben beteiligt sein werden.

Der nächste Punkt, der beachtet werden sollte, ist eine klare Abgrenzung zwischen Planner und der SharePoint Teamseite. Durch die Möglichkeit bei Planner auch Dokumente zu den Aufgaben hinzuzufügen, schafft man plötzlich einen neuen Ablageort.

Meines Erachtens macht folgende Abgrenzung zur Ablage der Dokumente Sinn:

• SharePoint Teamseite:
  • Dokumente, an denen über einen längeren Zeitraum gemeinsam gearbeitet wird
  • Dokumente, die nach Bearbeitung archiviert werden
• Planner/ Office Groups:
  • Dokumente, die nur kurzfristig relevant sind
  • Dokumente, die nur Ideen veranschaulichen sollen
  • Ggf. externe Quellen

Zuletzt gilt auch noch zu beurteilen, wer auf den erstellten Plan zugreifen darf. Über die Outlook Web App kommt man zu einer Übersicht aller Gruppen, d.h. auch private Gruppen stehen hier zumindest mit Namen und Mitglieder in der Liste. Öffentlichen Gruppen kann jeder beitreten, diese können auch in alle Aufgaben einsehen und sich daran beteiligen.

Mein erster Plan

Ok, erste Gedanken sind gemacht. Der Weg ist in etwa klar, fangen wir doch mal an. Ich habe den Plan „Marketingplanung“ erstellt. Nachdem ich die ersten Aufgaben unsortiert hinzugefügt hatte, habe ich gemerkt, dass die Liste etwas lang und unübersichtlich wurde. Macht Sinn die Buckets zu nutzen…, hierbei habe ich sowohl temporäre Kampagnen als auch allgemeine Themen mit regelmäßigen Aufgaben, wie bspw. das Thema „Homepage“ als Bucket erstellt.

Natürlich habe ich manche Aufgaben schon fleißig meinen Kollegen zugewiesen, ohne vorher mal gemeinsam über das Tool zu sprechen – wollte ja auch erst mal nur ausprobieren. Also schnell den Kollegen Bescheid gegeben, was das sein soll und was ich damit vor habe.

Das ist nun schon etwa 3 Wochen her.

Seitdem hat sich Planner intern ohne große Bekanntgabe fröhlich verbreitet.

Aktuelle Funktionen in Planner

Der Screenshot zeigt eine Aufgabe in der Detailansicht in Planner. Neben Titel und Beschreibung bietet Planner mir an, Dokumente oder Links zu ergänzen. Weiterhin kann ich erstellte Aufgaben an Mitglieder der Gruppe zuweisen, das funktioniert ziemlich einfach über ein Drop-Down-Auswahl oder per Drag&Drop aus der Mitgliederansicht oben rechts (im obigen Screenshot nicht aufgeführt). Eine Aufgabe kann immer nur einer Person zugewiesen werden, leider können bisher keine weiteren Personen über eine Aufgabe informiert werden. Das wäre hilfreich, wenn diese zwar nicht hauptverantwortlich, jedoch Teil der Aufgabe sind. Auf der rechten Seite befinden sich kleine Marker, die man selbst bspw. mit Priorität oder Art der Aufgabe definieren kann.

Jeder Aufgabe kann ein Start- und Fälligkeitsdatum mitgegeben werden. Seit kurzem ist auch eine Prüfliste integriert. Hier können Aufgabenschritte aufgeführt werden, die zur vollständigen Erledigung der Aufgabe notwendig sind. Entweder die Prüfliste (es erscheint nur die Anzahl; z.B. „3/4“) oder die Beschreibung lassen sich jeweils in der Aufgaben-Vorschau anzeigen. Anhänge werden standardmäßig als Vorschau eingefügt.

Ist einem eine zugewiesene Aufgabe nicht ganz klar oder es ergeben sich im Laufe der Bearbeitung Rückfragen, können diese über die Kommentarfunktion gestellt werden. Praktisch ist unter anderem die Möglichkeit mit einem Klick in der Übersicht die Aufgabe als erledigt zu markieren. Diese rutschen dann automatisch nach unten und „stören“ nicht mehr in der Übersicht. Hier muss man jedoch auch etwas aufpassen, denn man verklickt sich auch schnell mal, wenn man die Aufgabe einfach nur öffnen möchte.

Alle Neuigkeiten rund um den Plan sind sowohl in der Aufgaben-Detailübersicht, als auch direkt über Outlook sichtbar. Unter den Standard-Outlook-Ordnern oder oben links im Bereich der Favoriten befinden sich nun die Office Groups – darunter auch meine „Marketingplanung“. Darüber laufen alle nötigen Informationen ein: Kommentare zu den Aufgaben, Status-Benachrichtigungen bei Abschluss und Informationen darüber, wenn einem eine neue Aufgabe zugewiesen wurde.

Dashboard

Planner soll dem Team die Möglichkeit geben immer über den aktuellen Status des Projekts oder der allgemeinen Aufgaben im Klaren zu sein. Eine schnelle Übersicht je Plan bietet hierbei der Planner-Hub.

Möchte man einen etwas detaillierteren Einblick haben, kann man sich innerhalb des Plans „Diagramme“ anzeigen lassen. In diesem Bereich hat beispielsweise ein Projektleiter die Möglichkeit Aufgaben einfach neu zuzuweisen, wenn er/sie sieht, dass eine Person überlastet ist oder mit der Abarbeitung nicht rechtzeitig fertig wird. Somit kann man schon frühzeitig einer Verspätung vorbeugen.

Fazit

Planner reiht sich hier in einen großen Pool an bestehenden Aufgabenplanungs-Tools ein. Die Integration in die Office 365-Welt ist im Allgemeinen gut gelungen und wird bestimmt noch ausgebaut. Natürlich gibt es den ein oder anderen Punkt, wie bspw. das Markieren von weiteren Personen innerhalb einer Aufgabe, den man noch erweitern kann. Da es sich jedoch noch in der First-Release Preview befindet, kann man erst mal nicht klagen. Schlussendlich muss ich sagen, Planner ist nicht das Allheilmittel, aber auf jeden Fall sehr praktisch und intuitiv. Wann Planner für alle Office 365-Kunden ausgerollt wird, ist leider noch unklar.

 

Mich interessiert sehr, ob und wie Planner in anderen Unternehmen genutzt wird.

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Evaluieren Sie den Einsatz von Planner noch? Haben Sie schon erfolgreich andere Tools im Einsatz?