Seit Jahresbeginn gelten, laut Regelwerk des Bundesministeriums der Finanzen, neue Aufbewahrungsvorschriften für die unternehmensinterne Buchführung.

Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD) ersetzen hiermit die seit 1995 und 2002 geltenden

• Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützer Buchführungssysteme (kurz GoBS)
• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (kurz GDPdU).

Diese Änderungen gelten für alle Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Achtung: Neben den steuerrechtlichen Unterlagen müssen auch branchenspezifische oder gewerberechtliche Aufbewahrungsrichtlinien eingehalten werden. Weiterhin muss darauf geachtet werden, dass die GoBD nicht nur für die Systeme in der Finanzbuchhaltung gilt, sondern auch für die Vor- und Nebensysteme (bspw. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung oder Programme und Verfahren für das Scannen von Rechnungen und die Archivierung).

Folgende Aktualisierungen des Regelwerks sind wichtig:

Zeitgerechtes Erfassen

Generell sollen alle unbaren Geschäftsvorfälle innerhalb einer zehn-Tages-Frist in dem jeweiligen System erfasst werden. Bei Kontokorrentbeziehungen gilt sogar nur eine Frist von acht Tagen. Für die Erfassung der Systeme muss eine aktuelle Verfahrensdokumentation vorliegen, „aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind“. Elektronische Dokumente müssen folgende Punkte erkennbar machen:

• Entstehung der Information über die Indizierung
• Verarbeitung
• Speicherung
• eindeutiges Wiederfinden
• Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und Reproduktion.

Unveränderbarkeit und Zugriffsschutz

Unabhängig davon, ob zur Ablage ein IT-System oder der gute alte Leitz-Ordner im Archivschrank genutzt wird, es gilt die Unveränderbarkeit und den Zugriffsschutz ab dem Zeitpunkt der Ablage einzuhalten. Als Beispiel für unzulässige Vorgehen nennt das Bundesfinanzministerium eine mögliche unprotokollierte Editierbarkeit durch Export in Office-Programme und Reimport in das Ablagesystem.
Die Unveränderbarkeit kann sowohl durch die Hardware (z.B. fälschungssichere Datenträger), die Software (z.B. Sicherung, autom. Protokollierung, Versionisierung) als auch durch die Organisation (z.B. durch Berechtigungskonzepte) gewährleistet werden.

Aufbewahrungsformate

Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige elektronische Daten müssen in der eingegangenen oder erstellten Form aufbewahrt werden. Sie dürfen nicht (!) ausschließlich ausgedruckt aufbewahrt werden.

Eine per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format darf also nicht einfach ausgedruckt und in Papierform abgelegt werden, sondern muss unverändert elektronisch archiviert werden.

Erhält man beispielweise eine Rechnung im neuen ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) enthält diese ein Rechnungsbild als PDF und zusätzlich Rechnungsdaten als XML. Bei einer Umwandlung bspw. in ein TIFF-Format dürfen diese XML-Daten nicht gelöscht werden.

Elektronische Erfassung von Papierdokumenten

Abhängig von der Komplexität  der Organisationsstruktur sollte der Scanvorgang im Unternehmen das Verfahren mit folgenden Dingen regeln:

• Wer darf scannen
• Wann wird gescannt (frühes oder spätes Scannen; direkt beim Posteingang oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung)
• Welche Dokumentenart wird gescannt
• Ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist
• Wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit, Vollständigkeit und Protokollierung zu erfolgen hat.

Eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel sind nicht erforderlich, werden aber in den meisten Fällen aus Gründen der besseren Nachvollziehbarkeit umgesetzt. Ist das Dokument erfasst, darf die weitere Bearbeitung nur im elektronischen Format erfolgen. Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

Je weniger papiergebundene Prozesse, desto besser.

Fazit

Das Bundesministerium der Finanzen versucht mit den Anpassungen des GoBD die aktuellen technischen Entwicklungen vor allem bei der elektronischen Geschäftskommunikation abzudecken. Im Zuge dessen kann man die Veränderung auch nutzen, um den Ablauf zu rationalisieren und neue Verfahren zu implementieren. Nützliche Hilfsmittel rund um die elektronische Erfassung sind bspw. die Volltextsuche, Verwendung von PDF/A-3 Dateien (ZUGFeRD) oder auch OCR-Verfahren. Auch bei der elektronischen Erfassung von Papierdokumenten sollte man individuell abwägen ob ein frühes oder spätes Scannen effizienter ist.

Quelle: Bundesfinanzministerium