Mit automatisierten Workflows lassen sich Prozesse im Unternehmen optimieren. In unserer Beitragsserie „Workflow-Rennen: Prozessoptimierung in vier Runden“ zeigen wir, wie man erfolgreich Workflows im Unternehmen einführen kann. Von den Grundlagen über Einsatzbereiche bis zu passenden Tools.

Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon ist ein Workflow die Beschreibung eines arbeitsteiligen, meist wiederkehrenden Geschäftsprozesses. Im IT-Kontext ist ein Workflow die technische Abbildung eines Arbeitsablaufs, in dem zum Beispiel durch ein Computerprogramm gewisse Arbeitsschritte automatisiert abgearbeitet werden. Aktivitäten, die immer die gleichen Bearbeitungsschritte aufweisen, eigenen sich besonders gut dafür, in Form eines Workflows abgebildet zu werden. Dabei zeigen sich die Vorteile der Automatisierung sowohl bei Aktivitäten, die nur selten vorkommen, als auch bei sehr häufig ausgeführten Aktivitäten.

Automatisierung von Workflows bei seltenen Aufgaben

Der Vorteil der Automatisierung in diesem Fall ist, dass immer die richtigen Arbeitsschritte ausgeführt werden. Werden Aktivitäten nur selten ausgeführt, ist der Ablauf nicht immer zu 100 Prozent. Gleiches gilt für die Abarbeitung einzelner Schritte, was gegebenenfalls erst noch einmal überprüft werden muss. Manchmal können auch Änderungen im Ablauf vergessen werden.

Automatisierung von Workflows bei häufigen Aufgaben

Bei häufigen Aktivitäten besteht die Gefahr, dass sich aufgrund der Masse Flüchtigkeitsfehler einschleichen. Dann verbringt man womöglich den ganzen Arbeitstag damit, Daten „von links nach rechts“ zu schaufeln.

In beiden Fällen stellt die Automatisierung eine stetige Abarbeitung der Workflows sicher. Ein Workflow wird nur ein Mal definiert, und dann immer wieder auf die gleiche Art und Weise abgearbeitet. Dabei spielt es keine Rolle, ob dieser Workflow mehrmals täglich, monatlich oder nur einmal im Jahr ausgeführt wird.

Anforderungen zu Beginn eines Workflows

Bevor ein Workflow entwickelt werden kann, ist es wichtig, sich über den Ablauf im Klaren zu sein. Am Anfang steht also der Prozess. Anhand des Prozesses lässt sich in der Folge entscheiden, was davon in Form eines Workflows automatisiert werden soll und was nicht. Anschließend geht es darum, die einzelnen Schritte des Ablaufs in Form eines Workflows zu automatisieren.

Mit der Zeit stellt sich heraus, dass der eigentliche Workflow immer nur ein Teil der Lösung darstellt. Die Herausforderung beginnt schon am Anfang des Ablaufs mit der Frage: Wie beginnt eigentlich mein Prozess?

Häufig stehen am Anfang eines Prozesses (insbesondere in Unternehmen) konkrete Anforderungen. Beispiele:

„Ich möchte Urlaub beantragen.”
„Ich brauche ein neues Arbeitsgerät“.

Zu diesen Anforderungen gibt es weitere Informationen, ohne die die weitere Abarbeitung nicht möglich ist:

„Wann soll der Urlaub starten und wie lange soll er dauern?”
„Welches Arbeitsgerät wird benötigt und wofür?”

Solche Informationen werden typischerweise in Form von Formularen abgefragt.

Bei einem Workflow ist das nicht anders. Auch hier steht oftmals ein Formular am Anfang, das vom Benutzer alle für die Bearbeitung des Workflows benötigten Daten einfordert. Sämtliche Workflow-Systeme beinhalten dafür ein Formular-System, mit dem diese Daten eingesammelt und dem Workflow zur weiteren Bearbeitung direkt übergeben werden können.

In Workflows braucht es Schnittstellen

Außerdem sind sogenannte Schnittstellen in Workflows unerlässlich, denn die Abarbeitung der Aktivitäten findet in der Regel ja nicht nur innerhalb des Workflows statt. Eine wesentliche Aufgabe des Workflows ist es etwa, Daten zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen.
Bei einem Urlaubsantrag zum Beispiel werden die vom Benutzer eingesammelten Informationen sowohl mit dem Personalsystem als auch mit der Zeiterfassung abgeglichen. Beide Systeme „interessieren” sich für bestimmte Informationen. Welche das konkret sind, ist im Workflow verankert.

Für den Benutzer hingegen ist es nicht relevant, welches System welche Daten erhält. Er stellt nur alle benötigten Informationen zu Beginn des Prozesses bereit. Der Austausch der Daten findet dann im Workflow statt.

Workflows in der mobilen Arbeitswelt

Ein weiterer Aspekt ist das mobile Arbeiten. Durch die Verfügbarkeit von mobilen Devices, wie Smartphones, Tablets oder Laptops, sind Anwender nicht mehr an einen festen Ort gebunden. Das spiegelt sich auch in der Bearbeitung von Workflows wider. Musste man zum Beispiel die Bestellung eines Kunden früher erst „manuell” festhalten, um sie dann abends im Bestellsystem zu erfassen, kann man das nun direkt online erledigen – noch während des Gesprächs mit dem Kunden.

Dazu sind die Formulare der Workflows entweder von einem mobilen Gerät aus direkt erreichbar (und auch für die jeweiligen Geräte zur Bedienung optimiert), oder für das Gerät gibt es eine App, über die Daten für einen Workflow erfasst werden können. Die Vorteile: Zum einen müssen Daten nicht „doppelt” erfasst werden (zum Beispiel zuerst vom Kunden aufnehmen und später ins Bestellsystem übernehmen), zum anderen ist auch direktes Feedback möglich, wenn etwa bestimmte Artikel nicht mehr lieferbar sind. Schließlich wird die Verarbeitung insgesamt beschleunigt und der Kunde erhält seine Ware schneller.

Weitere Artikel zur Blog-Serie:

Runde 2: Einsatzbereiche von Workflows im Unternehmen
Runde 3: Diese Workflow-Tools solltet ihr kennen
Runde 4: Workflows am Beispiel von Onboarding