Case Study

Ein transparentes und rechtskonformes Vertragsmanagement ist für Unternehmen essenziell. Ein- und ausgehende Verträge müssen über den gesamten Lebenszyklus verwaltet werden. Um ihr ehemals ineffizientes Vertragsmanagement in den Griff zu bekommen, setzt die evb-Gruppe auf ELOprofessional als Lösung für ihr digitales Vertragsmanagement.  

Die Herausforderung: Ineffizientes Vertragsmanagement

Für ihr Vertragsmanagement setzte die evb-Gruppe zunächst auf Microsoft Dynamics NAV (Navision) als ERP-System. Der Abschluss von Verträgen oblag der Verantwortung der jeweiligen Fachabteilungen. Hin und wieder wurden externe Kanzleien zur Beratung hinzugezogen.

Die Ablage der Verträge sah wie folgt aus: Jede Fachabteilung legte die Verträge in Papierform auf dem Windows-Explorer ab, wofür die Mitarbeiter*innen ihre eigene, individuelle Ablagestruktur nutzten. Flächendeckende Zugriffskonzepte gab es nicht. So kam es, dass einzelne Verträge teilweise nicht auffindbar waren oder doppelt abgelegt wurden; dies teilweise auch in älteren Versionen. Ein effektives Vertragscontrolling gestaltete sich daher schwierig.

Auch der Prozess des Vertragsabschlusses verlief ungeordnet und war daher mit einigen Risiken behaftet. Zudem erfolgten Rechnungsfreigaben zum Teil im „Blindflug“ und es gab kaum Musterverträge.

Mitarbeiter:innen

~ 380 / ~ 550 (gesamte evb-Gruppe)

Branche

Personennahverkehr + Güterverkehr + Tourismus

Zahlen

Zur evb-Gruppe gehören vier operativ tätige Gesellschaften. Das Unternehmen erwirtschaftet einen jährlichen Umsatzerlös von über 100 Millionen Euro. Die Unternehmensgruppe steht zu 100 Prozent in öffentlichem Eigentum (Land Niedersachsen und verschiedene Kommunen). 

Anforderungen an ein digitales Vertragsmanagement

Vor diesem Hintergrund erstellten wir einen Anforderungskatalog mit dem Ziel, ein Vertragsmanagement für eine möglichst unkomplizierte Ablage der Verträge einzuführen. Dafür wurden folgende Kriterien festgelegt:

– Realisierung einer Volltextsuche, um Risiken beim ungleichmäßigen Ausfüllen der Eingabemasken einzudämmen.
– Verwendung von möglichst wenigen Vertragstypen.
– Reduzierung einiger kaufmännischer Parameter in den Eingabemasken.
– Unbegrenzte Wiedervorlagen mit Serienmöglichkeit zur Erinnerung an Kündigungsfristen, Nachverhandlungsfristen oder Dokumentationspflichten.
– Neue Rollenbelegung, um pragmatische Prozesse für die Fachbereiche zu schaffen.
– Option zur Hinterlegung von Musterverträgen.

Die Lösung: Digitales Vertragsmanagement mit ELOprofessional

Für die evb-Gruppe erwies sich ELOprofessional von ELO Digital Office als die Dokumentenmanagement-Lösung der Wahl. Die Business Solution ELO Contract verwaltet ein- und ausgehende Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Für jede Vertragsphase – von der Anforderung und dem ersten Entwurf bis hin zum Abschluss und der späteren Archivierung – stellt ELO Contract standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansatz bereit. Damit profitieren Anwender von einer sofort einsatzfähigen Lösung, die sich dennoch jederzeit an individuelle Anforderungen anpassen lässt.

Nach der Einführung der Software werden zentrale Bestandsverträge unter Hinterlegung von Wiedervorlagefristen für Kündigungen, Nachverhandlungen etc. ins System eingepflegt. Danach will die evb Vertragsmanagement-Teams für jeden Bereich bilden, die für Bestandsverträge und Neuverträge zuständig sind.

Durch die Einbindung der einzelnen Fachbereiche soll ein verstärktes Bewusstsein beim Vertragsabschluss und Vertragscontrolling entstehen. Die evb nutzt die Gelegenheit, mit ihrem Versicherungsmakler die größten Vertragsrisiken zu identifizieren und somit einen wichtigen Baustein im Haftungsmanagement und bei der Compliance zu setzen.

Der Nutzen: Automatisierte Verlängerung und Kündigung von Verträgen  

Alle Verträge werden systematisch bezüglich der Einhaltung von Fristen und automatischer Verlängerungen überwacht, um Vertragsreviews zu initiieren. Die einzelnen Verträge werden aus hinterlegten Vorlagen automatisch erstellt, zentral abgelegt und können über eine Volltextsuche gefunden werden. Relevante Verträge können automatisiert oder manuell durch den Sachbearbeiter verlängert oder gekündigt werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, mehrere Wiedervorlagen pro Vertrag als Termine zu hinterlegen.

Die EVB-Gruppe hat ELOprofessional heute in fast allen Bereichen eingeführt. Das Unternehmen profitiert dabei von der intuitiven Bedienbarkeit des Vertragsmanagement-Moduls, während die Lösung für die Nutzerinnen und Nutzer vergleichbar mit ihren eigenen Strukturen in der Explorer-Übersicht ist.