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Wie kann der Arbeitsplatz der Zukunft aussehen? Worauf sollten Firmen achten, wenn sie einen Modern Workplace einrichten? Wir geben 5 konkrete Tipps zur Gestaltung des Arbeitsplatz 4.0.
Die Geschwindigkeit von Innovationszyklen macht auch vor Büroarbeitsplätzen nicht Halt. Klassische Raumkonzepte werden in Zeiten zunehmender Digitalisierung nach und nach durch modernere Formen ersetzt, um Mitarbeiterpotenziale, Kreativität und Innovationsfähigkeit zu fördern. Aber welche Maßnahmen braucht es konkret, um den modernen Arbeitsplatz der Zukunft zu gestalten?
Im Sinne eines Modern Workplace ist das Zusammenspiel von Menschen, Räumen und Technologien bedeutsam. Weil sich im Rahmen von New Work auch die Arbeitsweisen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ändern, braucht es Raumkonzepte, die auf diese Arbeitsweisen im wahrsten Sinne des Wortes zugeschnitten sind. Um Ihren modernen Arbeitsplatz zu planen, sollten Sie also zunächst nach geeigneten Raumkonzepten suchen.
Mitarbeiter*innen sind kreativer, wenn sie sich wohlfühlen. Agile Raumkonzepte lassen ihnen die Wahl und die Kontrolle, wo und wie sie arbeiten. Dazu gehören beispielsweise Kollaborationsräume, Kreativitätsräume, Pausenräume oder Stillarbeitsräume. Setzen Sie bei der Gestaltung dieser Räume auf beruhigende Materialien, Oberflächen und Farben. Gerade Farben haben Einfluss auf Emotionen und wecken positive oder negative Assoziationen. Beispiel: Rot steht für Wärme und Aktivität, für Dynamik und Energie, für Kreativität und Selbstsicherheit. Negativ gesehen wird sie mit Gefahr, Wut, Aufregung oder Aggressivität verknüpft.
Offene und transparente Räume fördern das Vertrauensverhältnis zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Entscheidungen werden so beschleunigt und Informationen schneller geteilt. Beispiel für eine Raumaufteilung zusätzlich zum Großraumbüro:
Stillarbeitsräume:
Sorgen für konzentriertes, fokussiertes Arbeiten abseits eines möglichen hektischen Treibens im Großraumbüro. Alleine lässt sich in Ruhe und konzentriert an einer Idee arbeiten. Diese Stillarbeitsräume ermöglichen einen raschen Wechsel von der Alleinarbeit zur Teamarbeit. Sie können zusätzlich mit Mobiliar eingerichtet werden, wie etwa Sesseln, Beinhockern oder Sofas, um entspanntes Sitzen zu ermöglichen.
Kollaborationsraum:
Schafft eine dynamische Arbeitsumgebung für rege Diskussionen. Hier können Sie Ideen und Konzepte im Team und mit Kunden besprechen.
Kreativitätsräume:
Kreativitätsräume vereinen Räume und Technologien. Sie helfen Menschen dabei, neue Ideen zu generieren und gemeinsam weiterzuentwickeln.
Je nachdem, wie Ihre Unternehmenskultur ausgestaltet ist, können auch Einzelbüros, Projektstudios oder Terrassen zur Förderung eines agilen Arbeitsumfelds beitragen.
Ein moderner Arbeitsplatz stellt entsprechende digitale Werkzeuge zur Verfügung, mit denen kreatives Arbeiten möglich ist, die Ergebnisse daraus aber auch direkt mit anderen Kolleginnen und Kollegen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können. Damit wird gemeinsames kreatives Arbeiten wesentlich erleichtert oder überhaupt erst ermöglicht. Ein Beispiel für solch ein digitales Tool ist das von Microsoft entwickelte Surface Hub. Surface Hub ist ein Großbild-Device für Videokonferenzen mit integriertem Whiteboard und Microsoft-Office-Anwendungen. Bis zu drei Personen können gleichzeitig per Touch oder Stift schreiben bzw. den Bildschirm bedienen.
Bei Microsoft heißt es dazu: Das Gerät ist für die Zusammenarbeit in Teams und Gruppen in Büros oder Besprechungsräumen mit oder ohne das Einbeziehen von anderen Teilnehmern über Videokonferenz gedacht. Das Tool soll die spontane Zusammenarbeit fördern, indem sich die User nicht am System anmelden müssen und Teilnehmer von ihren Windows- oder Android-Endgeräten per Miracast oder NFC drahtlos Inhalte beisteuern können. Remote-Teilnehmer können von ihrem PC Inhalte auf das Whiteboard hinzufügen. Ist ein Meeting beendet, werden die Besprechungsnotizen als OneNote-Datei an die Teilnehmer versendet und vom Surface Hub gelöscht. Surface Hubs lassen sich zentral verwalten. Teilnehmer können das Gerät über Exchange für Besprechungen direkt buchen und Online-Meetings mit einem Klick starten.
Im Zuge der Gestaltung eines Modern Workplace sollten Unternehmen auf Büromobiliar setzen, das den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ergonomisches und damit entspanntes und effektives Arbeiten ermöglicht. Höhenverstellbare, auf die Körpergröße anpassbare Schreibtische sowie Bürostühle sind die Basis dafür. Grundsätzlich sollten Möglichkeiten geschaffen werden, dauerhaftes Sitzen beim Arbeiten zu verringern. Denn: Permanentes Sitzen ist erwiesenermaßen nicht gesundheitsfördernd. So kommt etwa eine Umfrage australischer Forscher zum Ergebnis: Wer länger als elf Stunden am Tag sitzt, hat ein 40 Prozent höheres Sterberisiko als jemand, der weniger als vier Stunden am Tag sitzend verbringt.
Trotzdem gibt es immer mehr Schreibtischjobs: Einem ZEIT-Artikel zufolge hat sich die Anzahl der Büroarbeitsplätze in Deutschland zwischen 2006 und 2016 um rund 16 Prozent auf 17,6 Millionen erhöht. Firmen sollten deshalb möglichst viele Büromöbel einsetzen, die es erlauben, im Stehen zu arbeiten (Stehpulte, höhenverstellbare Schreibtische), die Füße hochzulegen oder zumindest die Sitzposition zu wechseln (Sofas, Sitzsäcke oder schaukelnde Korbstühle). Die oben genannten Raumkonzepte eignen sich gut, um solches Mobiliar einzusetzen.
Ein Hardware-Mix aus PCs, Tablets, Laptops und Smartphones geben Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Arbeitsplatz der Zukunft den Freiraum, ihre Arbeitsweise selbst zu gestalten. Ob am Schreibtisch im Großraumbüro oder im Stillarbeitsraum: Die Option, unabhängig vom festen Schreibtisch an ein und derselben Aufgabe auf verschiedenen Endgeräten (in unterschiedlichen Räumen) arbeiten zu können, verschafft ein Maximum an Freiraum für die eigene Arbeit.
Das flexible Wechseln in andere Arbeitsräume (siehe oben) ist aber nur dann effektiv, wenn die mobilen Endgeräte auch portabel sind, also eine plattformübergreifend genutzt werden können. Nur unter dieser Voraussetzung kann Teamarbeit zukünftig effizienter gestaltet werden. Beispiele für plattformunabhängiges beziehungsweise plattformübergreifendes Arbeiten:
Web-Anwendungen im Browser:
Unabhängig vom Betriebssystem; nötig ist lediglich ein funktionierender Webbrowser.
Hybride Apps:
Anwendungen, die unabhängig von der Plattform auf verschiedenen Betriebssystemen und mobilen Endgeräten ausgeführt werden können.
Multi-Channel-Apps:
Anwendungen, die unabhängig von Endgerät und Betriebssystem ausgeführt werden können. Diese Geräte können im Unterschied zu Hybrid-Apps sowohl mobil als auch stationär sein.
Die Basis für die flexible und wechselnde Nutzung mobiler Endgeräte ist eine gute Anbindung über ein zuverlässiges W-LAN und LAN über alle Räume des Unternehmens hinweg. Zusätzlich sollte eine gute Anbindung für Bildschirme, Videoübertragungen, Laptops und Besprechungssysteme gewährleistet sein. Nur wenn die technischen Ressourcen auch reibungslos genutzt werden können, ist entspanntes und effektives Arbeiten möglich.
Ortsunabhängiges beziehungsweise schreibtischunabhängiges Arbeiten ist auch eine Frage passender Software. Ein moderner Arbeitsplatz ermöglicht den Datenzugriff von jedem Arbeitsplatz und jedem Ort aus. Grundlage eines modernen Arbeitsplatzes ist also das Arbeiten in der Cloud. Informationen, Dateien und Dokumente müssen schnell auffindbar und verfügbar sein – unabhängig vom Aufenthaltsort, der genutzten Hardware und der Anzahl der Mitarbeiter, wenn diese etwa in virtuellen Teams zusammenarbeiten.
[su_note note_color=“#FFFFFF“ text_color=“#848484″ radius=“3″ class=““]Mit dem in Microsoft Office 365 integrierten Cloud-Dienst SharePoint Online etwa lassen sich Dokumente in der Cloud speichern und gemeinsam bearbeiten. SharePoint Online ist also für den mobilen Datenzugriff sowie die mobile Zusammenarbeit im Team geeignet.[/su_note]
Mobil und flexibel auf Daten und Dokumente zugreifen zu können, wird also immer häufiger zum erfolgskritischen Faktor. So lautet auch das Fazit der Studie „Future Business World 2025 – Wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert“. Durchgeführt hatte sie das Marktforschungsinstitut IDC Central Europe GmbH im Auftrag der TA Triumph-Adler GmbH, einem Anbieter für Dokumenten- und Informationsmanagement. Vor allem mittelständische Unternehmen würden mehr denn je unter Druck geraten, sich mit diesen Fragen auseinanderzusetzen, heißt es in der Studie.
Neue Technologien ermöglichen neue Arbeitsplatzmodelle. Bei der Gestaltung ihres modernen Arbeitsplatzes sollten Unternehmen bedenken, dass viele der heutigen Berufstätigen die Cloud Worker von morgen sind. Hinzu gesellen sich Young Professionals, die ihren digitalen Lifestyle ganz selbstverständlich mit ihrem Arbeitsalltag verknüpfen – und die Möglichkeit, mobil arbeiten zu können, voraussetzen.
[su_note note_color=“#FFFFFF“ text_color=“#848484″ radius=“3″ class=““]Eine mögliche Softwarelösung, die den innovativen und kollaborativen Arbeitsplatz fördert, ist beispielsweise Microsoft Teams. Mit der zentralen Collaboration-Plattform lässt sich chatten, Dateien und Links austauschen, Besprechungen planen, Videokonferenzen abhalten und To-dos festhalten. So wird der interne Wissenstransfer unterstützt.[/su_note]
Um moderne Arbeitsplätze, wie oben beschrieben, im Unternehmen zu implementieren, ist es wichtig, dass die Unternehmenskultur und die Unternehmensstrategie mit dem Konzept kompatibel sind. Ob in KMU oder in Konzernen – das politische, ethische und regulatorische Unternehmensumfeld und die Interessen der Geschäftsinhaber sollten verstanden und respektiert werden. Dies ist ein wesentlicher Einflussfaktor für die Schaffung eines Modern Workplace.
