Case Study

Warum kompliziert, wenn es auch einfach und automatisiert geht? Für den Flughafen Münster/Osnabrück (FMO) haben wir mit ELOprofessional eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eingeführt. Heute profitiert das Unternehmen von automatisierten Workflows, die für Effizienz und Transparenz sorgen und helfen, lange Wartezeiten in der Bearbeitung zu vermeiden.

Die Motivation für eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung beim Flughafen Münster/Osnabrück (FMO) war: Der papierbasierte interne Rechnungsfluss sollte transparenter, effizienter und gleichzeitig moderner werden. Unser Kunde beabsichtigte damit eine einfache Dokumentation und Recherche des Lebenszyklus jeder Rechnung. Im Ergebnis sollte die neue digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mehr Qualität, größere Zuverlässigkeit, kürzere interne Durchlaufzeiten und damit ein höheres Tempo im Zahlungsverkehr bringen.

Die Herausforderung: Kein Standard beim Rechnungslauf

Bis zur Einführung der digitalen Lösung stellte die interne Hauspost die Rechnungen an die zuständigen Fachbereiche zu. Die Papierdokumente enthielten eingeschränkte Informationen, die auf einer Anlage handschriftlich notiert waren. Häufig erschwerte eine fehlende Standardisierung im Rechnungslauf die genaue Zuordnung des Vorgangs und eine fachbereichsbezogene Zustellung.

Die fehlenden Informationen führten dazu, dass nicht immer alle Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort waren. Aus den notwendigen kaufmännischen und technischen Freigaben der Rechnungen durch verschiedene Kostenstellen resultierten zum Teil lange Ablagezeiten in den Fachbereichen. Die Folge: Verzögerungen bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Anfragen.

Wir wurden deshalb mit der Entwicklung und Einführung einer entsprechenden digitalen Lösung beauftragt.

Mitarbeiter*innen

402 (Stand 2020)

Branche

Internationaler Verkehrsflughafen

Zahlen

Der Flughafen Münster/Osnabrück (FMO) zählt zu den internationalen Verkehrsflughäfen in Deutschland. Seit seiner Gründung 1966 hat er sich zu einem der wichtigsten Wirtschaftsfaktoren der Region entwickelt. 2019 flogen knapp eine Million Fluggäste vom FMO. Der Umsatz betrug 29,4 Millionen Euro.

Die Lösung: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit ELOprofessional

Für die Projektkonzeption führten wir zunächst einen Workshop mit allen betroffenen Mitarbeiter:innen des FMO durch. Ziel des Pflichtenhefts war es, den exakten Bedarf der Abteilungen zu beschreiben. Darauf aufbauend erstellten wir ein komplettes Umsetzungsszenario, das den Weg von der ersten Planung bis zur erfolgreichen Einführung der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung aufzeigte. Wir übernahmen das komplette Projektmanagement – von der Konzeption über die Implementierung bis zur Dokumentation.

Auf die Installation folgte die Optimierung des Benutzerkomforts sowie aller notwendigen individuellen Anpassungen durch einen „First Look“ mit Key Usern. Anschließend erhielten alle Pilotanwender umfassende Schulungen, um die Software ELOprofessional kennen und nutzen zu lernen. Der anschließende Pilotbetrieb brachte die gewünschten Ergebnisse und mündete in einen bis heute erfolgreichen Produktivbetrieb.

Der Nutzen: Automatisierter Workflow und Anbindung an externes ERP-System

Der digitale Eingangsrechnungsworkflow made by busitec hat die Bearbeitung von Eingangsrechnungen effektiv umgestaltet. Das Ergebnis: Bei der Bearbeitung der Kreditorenrechnungen – vom Posteingang bis zur Bezahlung – profitiert der FMO von Transparenz und Informationsgewinnen.

Mit dem Projekt geht auch eine weitere organisatorische Veränderung einher: Alle Eingangsrechnungen werden von einer zentralen Poststelle erfasst. Sobald der Workflow gestartet ist, werden alle in den Prozess involvierten Personen über ihre Aufgabe informiert und können diese zeitnah bearbeiten. Statt Wartezeit heißt es nun: Punktlandung.

Um die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung nahtlos in das Alltagsgeschäft zu integrieren und die Effizienz der täglichen Arbeit zu steigern, war die Anbindung von ELOprofessional an bereits vorhandene Systeme notwendig. In diesem Fall das ERP-System SAP R/3. Dieser wichtige Faktor wurde in den Prozess der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung einbezogen.

Dafür greift ELOprofessional auf SAP R/3 zu und überführt die Daten der jeweiligen Dokumente für die Verschlagwortung. Dadurch werden die aktuellsten Daten regelmäßig übernommen und zugleich Redundanzen und doppeltes Erfassen vermieden. Mitarbeiter:innen können Rechnungen zusammengefasst und als Zahlmappen weiter bearbeiten. Alle Rechnungen laufen nach der Digitalisierung zur Buchhaltung und in den Einkauf. Die Rechnungsfreigabe wird erleichtert, da sie im Bestellprozess des SAP-Systems bereits exakt definiert ist. Durch die zentrale Bearbeitung werden Zeit und Kosten gespart.