Case Study

Mit der Einführung der ELO ECM Suite konnte die AMADA GmbH ihr Dokumentenmanagement effizienter gestalten. Volle Aktenschränke und manuelles Kopieren und Verteilen von Dokumenten gehören seitdem der Vergangenheit an.

Die Herausforderung: Kein Platz mehr für analoge Dokumente

Lagerplatz ist wertvoll und steht nur begrenzt zur Verfügung. Neben dem zentralen Lager wurden verwaltete AMADA Dokumente parallel und dezentral in Aktenschränken der jeweiligen Abteilungen. Aufgrund des hohen Aufkommens an Dokumenten platzten die Aktenschränke bald aus allen Nähten.Dies war nicht zuletzt einer häufigen Duplizierung von Dokumenten und einer Ablage ein und desselben Dokuments in unterschiedlichen Ordnern und physischen Orten geschuldet. Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, entschied sich die Unternehmensleitung für ein digitales Dokumentenmanagement.

Mitarbeiter:innen

über 8.000 weltweit, über 200 am Standort Haan (Stand 2018)

Branche

Maschinen- und Werkzeugherstellung

Zahlen

Die AMADA GmbH ist eine hundertprozentige Tochter der AMADA Holdings Co., Ltd. Als Vertriebs- und Servicegesellschaft wurde sie 1973 in Düsseldorf gegründet. Am Standort Haan erwirtschaftete das Unternehmen einen Umsatz von 108 Millionen Euro (Stand 2018). 

Die Lösung: Digitales Dokumentenmanagement mit der ELO ECM Suite

Nach einer umfassenden Evaluierungsphase entschied man sich für die ELO ECM Suite, das System für digitales Dokumentenmanagement von ELO Digital Office. Neben der Archivierung von Dokumenten erlaubt die Plattform – dank eigenem Workflow-Modul – auch eine Automatisierung von Prozessen. Besonders wichtig für die Entscheidungsfindung bei AMADA war die dezentrale, flexible Einsetzbarkeit des Dokumentenmanagementsystems. Im ersten Schritt wurde ein Großteil der Abteilungen angebunden – von der Buchhaltung, der EDV und dem Vertrieb bis hin zum Service-Bereich. Bedeutsam war hier vor allem die Ablösung eines zeitraubenden Prozesses: Das manuelle Kopieren von Papierdokumenten und deren Verteilung im gesamten Unternehmen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – zu Fuß! Dies erfolgt zukünftig mittels digitaler Abbildung und durch logische Kopien beziehungsweise Referenzen von Akten und Dokumenten.

Um die automatische Archivierung von Dokumenten aus dem Warenwirtschaftssystem AS/400 sicherzustellen, war die Anbindung dieses Systems über die Übertragungsart „COLD“ unerlässlich. Damit werden alle erzeugten Dokumente automatisch in die digitale Kundenakte einsortiert und stehen jeder Abteilung direkt zur Verfügung.

Papierlose Rechnungsprüfung über elektronischen Workflow

Im Rahmen des Eingangsrechnungsprozesses werden die eingehenden Papierrechnungen zunächst mit einem Barcode-Aufkleber versehen. Dieser enthält eine fortlaufende Nummer. Anschließend werden die Rechnungen im Rechnungseingangsbuch (AS/400) gebucht, eingescannt, automatisch indiziert und archiviert. Anhand der fortlaufenden Nummer können die Rechnungen der entsprechenden Buchung zugeordnet werden. Die Rechnungsprüfung erfolgt papierlos über einen elektronischen Workflow, an dessen Ende die Erstellung von Zahlungsmappen aus AS/400 beziehungsweise der Cash-Management-Software COTEL stehen. Um weitere Standorte an den Prüfungsworkflow anzubinden, steht die Anwendung auch über Terminalserver zur Verfügung.

Des Weiteren können beliebige Dokumente, wie etwa gescannte, E-Mails, eingehende Faxe oder Dateien vom Filesystem an eine Lieferanten- oder Kundenakte angehängt werden. Kundendokumente können zum Kunden selbst, zu einem Kundenvorgang oder zu einer Maschine abgelegt werden. Schließlich werden bestimmte Dokumentarten, wie zum Beispiel Kontoauszüge, Zahlungsbelege oder Prüfprotokolle im Archiv abgelegt.

Alle archivierten Dokumente werden zusätzlich auf einmalig beschreibbaren WORM-Bändern manipulationssicher abgelegt. Das gesamte System wurde umfangreich dokumentiert (Verfahrensdokumentation) und so ausgelegt, dass eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft die Revisionssicherheit bestätigt hat.

Der Nutzen: Starke Reduzierung der Such- und Bearbeitungszeiten

Dokumentenlager und Aktenschränke gehören bei AMADA heute der Vergangenheit an. Im Rahmen der Planung eines neuen Firmengebäudes wurden daher keine expliziten Lagerplätze mehr berücksichtigt. Kunden und Lieferantenakten werden jetzt nur noch elektronisch gepflegt.Neben der Platzersparnis haben sich die Suchzeiten drastisch minimiert, ebenso die Bearbeitungszeiten für die manuelle Ablage sowie das Kopieren und Verteilen von Dokumenten. Dank der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung kann jede Rechnung jetzt zeitnah bearbeitet und somit Skonto gezogen werden.

Digitales Dokumentenmanagement steigert die Kundenzufriedenheit

Mit den umfangreichen und flexiblen Suchfunktionen in ELO lassen sich Dokumente erheblich schneller auffinden. Neben der Index- und Volltextsuche gibt es auch die Möglichkeit zur Vordefinition von festen Suchanfragen. Vorgänge gewinnen somit an Transparenz und können schneller nachvollzogen werden. In der Folge hat sich auch die Servicequalität erhöht, da telefonische Anfragen von Kunden und Lieferanten jetzt schneller beantwortet werden können. Ein Klick, und die Zufriedenheit steigt!