Wer mit Microsoft Teams kommuniziert, kann dies nicht nur über den Chat oder eine Videokonferenz tun. Auch externe Anrufe sind möglich. Als Telefonanlage wird das Tool zur zentralen Drehscheibe für Kommunikation.
Wer im Büro vom Schreibtisch aus telefonieren möchte, tut das in der Regel über ein Festnetztelefon. Unternehmen nutzen dafür zumeist Telefonanlagen. Als ich mich beim Antritt meines Jobs bei busitec zum ersten Mal an meinen Schreibtisch setzte, gab es da aber kein Telefon. Zumindest stand da kein physisches Objekt mit Nummerntastatur und Hörer.
Trotzdem kann ich telefonieren, wenn es sein muss. Mein Draht nach draußen ist Microsoft Teams. Dafür klicke ich einfach die „Anrufe“-App an, setze mein Headset auf und wähle die Nummer. Stellt sich für Unternehmen die Frage: Kann Microsoft Teams als Telefonanlage genutzt werden? Die Antwort: Ja, kann es.
Ein Blick darauf lohnt sich, weil damit zum Beispiel eine in die Jahre gekommene Telefonanlage mit alter Hardware abgelöst werden kann. Zudem wurde die technische Unterstützung für den Microsoft-Dienst Skype for Business Online Ende Juli 2021 eingestellt.
Zwei Optionen einer Telefonie mit Microsoft Teams
Technisch gesehen ist es recht kompliziert, eine alte Telefonanlage internetfähig zu machen und auch entsprechend abzusichern. Wer sowieso schon über eine Office 365-Lizenz verfügt und Microsoft Teams zur Kollaboration nutzt, kann auch gleich die Telefonie aus der Cloud per Software as a Service (SaaS) beziehen. Eine separate Hardware muss dann nicht mehr gemietet, aktualisiert und gewartet werden.
Fürs Telefonieren ins öffentliche Netz gibt es zwei Optionen :
1. Calling Pläne von Microsoft
Die sogenannten Calling Pläne (Anrufpläne) sind die microsofteigene Lösung einer Telefonie mit Microsoft Teams. Dabei wird jeder Benutzerin und jedem Benutzer ein bestimmtes Zeitkontingent (Telefonie-Minuten) zur Verfügung gestellt, das einzeln gebucht werden muss.
Mit einem Anrufplan können Unternehmen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine primäre Telefonnummer und Gesprächsminuten für ein- und ausgehende Anrufe zuweisen. Calling Pläne bei Microsoft zu kaufen ist der einfachste Weg für eine Telefonie mit Microsoft Teams, da lediglich vorhandene Telefonnummern zu Microsoft übertragen oder neue beantragt werden. Der Nachteil: Die Lösung kann mit der Zeit teuer werden, da die Minutenpreise relativ hoch sind. Lizenziert werden müssen allerdings nur die Mitarbeiter*innen, die auch tatsächlich nach draußen telefonieren.
2. Direct Routing
Über Direct Routing können Kunden vorhandene Sprachleitungen direkt mit Microsoft 365 verbinden, um zu telefonieren. Dafür wird ein von Microsoft zertifizierter Session Border Controller (SBC) benötigt, ein technisches Verbindungsstück zwischen Microsoft Teams und einem Telefonsystem, das nicht von Microsoft stammt. Die Konnektivität wird über einen Managed Service Provider bereitgestellt. Diese Lösung bietet eine höhere Flexibilität, eine größere geografischere Reichweite, günstigere Anrufraten sowie mehr Support.
Um Microsoft Teams mittels Direct Routing zu verwenden, genügen die entsprechenden Office 365-Lizenzen.
Vorteile einer Telefonie mit Microsoft Teams
Fürs Telefonieren mit Microsoft Teams braucht es eine stabile Internetverbindung. Ist die gegeben, fungiert jeder Rechner oder jedes mobile Endgerät als Telefon. Technische Anmerkung zur erforderlichen Stärke der Internetverbindung: 100 Benutzer benötigen nur rund vier Megabit/Sekunde.
Folgende Vorteile hat die Nutzung von Microsoft Teams als Telefonanlage:
• Keine umfangreiche Migration des bestehenden Telefonsystems.
• Kein Kauf, kein Betrieb und keine Wartung von eigener Hardware durch SBC in der Cloud notwendig.
• Weltweite Nutzung der Telefonfunktionen.
• Permanente Erreichbarkeit mit der virtuellen Festnetznummer, auch unterwegs.
• Nutzen klassischer Funktionen, wie das Erstellen von Ansagen für den Anrufbeantworter oder Musik für Warteschlangen.
• Anrufverteilung im Team und Assistenzfunktionen zur Anrufsteuerung.
• Cloudbasierte Voice-Box mit Spracherkennung und automatischer Zustellung der Voice-Mails in den Posteingang.
• Ergänzendes Transkript der Voice-Mail beziehungsweise Konvertierung der Sprachnachricht in Text.
• Bedarfsweise Aufzeichnung und Archivierung von Anrufen und Konferenzen mit Microsoft Stream.
• Eigenständiges Einrichten und Managen von Vertretungen über Teamrufgruppen.
• Erhalt der Erreichbarkeit mehrerer Mitarbeiter*innen über Anrufgruppen (zum Beispiel zentrale Telefonnummer der Firmenzentrale) unter einer Sammelnummer.
Ausblick
Mit Microsoft Teams als Telefonanlage kann es zu einer Steigerung der Produktivität und Effizienz auf Seiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kommen, denn diese können schneller auf Informationen zugreifen, die sowieso schon in Microsoft Teams vorhanden sind. Außerdem fügt sich Microsoft Teams in die Workflows des Unternehmens ein.
Einem Bericht des Online-Magazins zdnet.de zufolge schätzen Insider aus der Industrie, dass 2022 über 90 Prozent der größeren Unternehmen , die die Telefonie über Microsoft Teams nutzen, Direct Routing für eine Konnektivität mit dem öffentlichen Telefonnetz implementieren werden. Diese Lösung ist zudem für KMU und kleinere Unternehmen interessant, da diese dann keine zusätzliche Hardware mehr vorhalten müssen.
Weiterer Artikel zur Telefonie mit Microsoft Teams:
Direct Routing: Microsoft Teams als integrierte Telefonanlage
