Beispiel für das Erstellen eines typischen Workflows mit der Nintex Workflow Cloud (NWC): Erfassung von Leads in Microsoft Dynamics CRM mit automatischer Kontaktaufnahme.
Zunächst die Anforderungen: Ich möchte ein Formular für meine Webseite erstellen, über das Interessenten mit mir Kontakt aufnehmen können. Die Kontaktdaten sollen im CRM als Lead erfasst und anschließend eine Aufgabe erstellt werden. Sie lautet: Mit diesem Interessenten in Kontakt treten.
Um später mit meinem CRM kommunizieren zu können, muss ich also erst einmal eine entsprechende Connection erstellen. In meinem Fall nutze ich Microsoft Dynamics CRM, ich könnte aber genauso gut mit SalesForce arbeiten.
Nun kann ich mich schon an die Umsetzung des Workflows machen, sprich einen neuen Workflow erstellen. Als Start-Event wähle ich den Nintex-Connector und Public Form.
Hier kann ich gleich alle Felder angeben, die auf dem Formular angezeigt werden sollen. Die stehen mir dann später im Workflow in Form von Variablen zur Verfügung.
Nun füge ich in dem Workflow eine Aktion ein um einen neuen Lead im CRM zu erstellen. Bei den Eigenschaften der Aktion verwende ich die aus dem Formular erfassten Daten. Am Ende speichere ich die ID des neuen Leads in einer Variable – die brauche ich später noch um in der Benachrichtigung direkt einen Link auf den neuen Lead einfügen zu können.
Damit ich den Link später in die Benachrichtigung einfügen kann, erstelle ich eine Variable, die den kompletten Link enthält. Hier verwende ich also die zuvor gemerkte Lead-ID.
Genauso wie den Lead kann ich auch eine Aufgabe anlegen. In die Beschreibung der Aufgabe füge ich zudem noch den Link auf den Lead sowie einige Arbeitsanweisungen mit ein.
Jetzt kann ich noch eine Mail erstellen mit dem Hinweis, dass es einen neuen Lead gibt (mit direktem Link) und einen Hinweis auf die Follow-up-Aufgabe (ebenfalls direkt mit Link).
Nun kann ich noch eine Mail erstellen mit dem Hinweis, dass es einen neuen Lead gibt (mit direktem Link) und einen Hinweis auf die Follow-Up-Task (ebenfalls direkt mit Link).
Nun bin ich auch schon fertig. Wenn ich den Workflow veröffentliche, erhalte ich eine URL für mein Formular, das ich auf meiner Webseite einbinden kann. Zum Testen kann ich das Formular auch direkt aufrufen.
Während der Workflow ausgeführt wird, kann ich den aktuellen Status des Workflows im Dashboard beobachten.
Nachdem der Workflow durchgelaufen ist, habe ich eine neue E-Mail mit meinen direkten Links auf mein CRM.
Die ganze Umsetzung hat nur wenige Minuten gedauert. Dafür sehe ich meine Kontaktanfragen direkt im CRM als Lead anstatt Anfragen per E-Mail zu erhalten, die ich dann per Copy and Paste ins CRM übertragen muss.
