In diesem Teil der Gotcha, SharePoint! Serie geht es um eine integrierte Funktion im SharePoint, die inhaltlich eine ganze Reihe von Gotchas bietet – die Explorer Ansicht. Oder besser gesagt der Zugriff auf die Dateistruktur des SharePoints über eine Webdav-Anbindung im Windows Explorer.

In Teil 1, Teil 4 und Teil 5 habe ich schon einige Gotchas, welche mit der Explorer Ansicht zusammenhängen, vorgestellt:

• Bei Überschreitung des Schwellenwerts der Listenansicht in einem Ordner wird darin nichts im Explorer angezeigt
• Lese- und Schreibberechtigungen für eigene Elemente funktionieren in der Explorer Ansicht nicht
• Anzeige des internen Namens als Ordnernamen bei Listen und Bibliotheken

Die Besonderheiten bei der Benennung von Ordner soll in diesem Teil den Anfang bilden. Wird bei einem Ordnernamen ein Unterstrich am Anfang genutzt, so wird daraus ein verborgener Ordner und in der Standardeinstellung der Sichtbarkeit im Explorer nicht angezeigt. Abhilfe bringt hier die Ansichtsoption „Geschützte Systemdateien ausblenden (empfohlen)“ zu deaktivieren.

Gotcha 1

Achtung: Ordner, die mit einem Unterstrich beginnen werden nicht angezeigt. Das Umbenennen des Ordners, um dabei den Unterstrich zu entfernen, hilft, wenn dies z.B. über den SharePoint Designer geschieht. Eine Umbenennung in der SharePoint Web Oberfläche über Eigenschaften bearbeiten, ändert nichts an dem Verborgen-Status.

Dieses Verhalten betrifft nur die SharePoint On Premise Versionen (siehe auch den KB Artikel 905231 von Microsoft dazu). Bei SharePoint Online tritt dies nicht auf.

Gotcha 2

Ein weiteres Gotcha betrifft das Änderungsdatum. Wenn Metadaten an einem SharePoint Dokument  geändert werden hat dies nicht zwingend Auswirkung auf das Änderungsdatum, welches in der Explorer Ansicht angezeigt wird. Dort wird das Datum der letzten inhaltlichen Änderung der Datei angezeigt. In Windows 7 und Windows 8 konnte diese Veralten aber nicht mehr beobachtet werden.

Gotcha 3

Des Weiteren gilt es zu berücksichtigen, dass die jeweilige Anbindung an den SharePoint Server noch größere Auswirkung auf die Performance beim Laden der Dokumente bzw. Ordner in Bibliotheken hat, als dies z.B. bei einem Netzlaufwerk der Fall sein kann. Der Grund dafür ist das zugrunde liegende Übertragungsprotokoll via Webdav.

Gotcha 4

Ein eher kleineres Gotcha bildet die Sortierung nach Dokumentennamen. Zahlen werden im Explorer als ein Buchstabe betrachtet, d.h. die Reihenfolge ist 1,2,10,11. Im SharePoint hingegen kommt die alphabetisch strenge Sortierung 1,10,11,2 zum Einsatz.

Gotcha 5

Zu den weiteren Einschränkungen in der Exploreransicht zählen die fehlende Möglichkeit Dateien ein- bzw. auschecken zu können. Auch Metadaten zu setzen oder anzeigen zu lassen schränkt die Nutzung dieses Zugriffs auf den SharePoint ein.

Bei all den Gotchas, wofür ist die Explorer Ansicht dann noch gut?

Massenoperationen bei Dokumenten lassen sich damit gut handhaben. Neue Dokumente hochladen, löschen, kopieren und verschieben gelingt auf die Art und Weise, wie diese im Umgang mit dem Computer gelernt wurden. Ordner lassen sich dort anlegen und gelöschte Dokumente landen im Papierkorb der Site, was ein Vorteil gegenüber einem Netzlaufwerk darstellt