Personalleiter*innen sind für die Koordination sämtlicher HR-Prozesse verantwortlich. Werden bestimmte Prozesse automatisiert, verschafft ihnen das mehr Zeit. Zeit für eine individuelle Personalarbeit.
Eine Personalarbeit, die sich um die Belange von Bewerberinnen und Bewerbern sowie Beschäftigten kümmern kann, weil notwendige Prozesse im Hintergrund automatisch ablaufen und damit die Arbeit erleichtern, trägt insgesamt zu einem besseren Arbeitsklima bei. Für Unternehmen kann es sich deshalb lohnen zu untersuchen, welche HR-Prozesse mit automatisierten Workflows einfacher gestaltet werden können.
Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Der Einstellungsprozess besteht aus vielen einzelnen Tätigkeiten und Schritten. Anzeigen müssen geschaltet, Termine koordiniert, Interviews vorbereitet und Protokolle geführt werden. Dabei kann es zu Verzögerungen kommen oder bestimmte Abläufe ziehen sich in die Länge. Firmen riskieren damit, dass sie Bewerberinnen und Bewerber verunsichern oder gar eine Absage ihrer Traumkandidaten erhalten.
Abhilfe kann ein automatisierter Workflow schaffen – vom Erstkontakt bis zur Einstellung. Dafür werden wiederkehrende Aufgaben definiert und beispielsweise automatisiert Bewertungsbögen an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer eines Vorstellungsgesprächs versendet. So können Personalverantwortliche schneller Entscheidungen treffen und für zufriedene Bewerber*innen sorgen.
Einarbeitung neuer Beschäftigter
Neue Mitarbeiter*innen brauchen zunächst einmal Zeit, um sich einzuarbeiten. So müssen sie Formulare, wie etwa Freigaben zur Freischaltung von Geräten und Zugängen ausfüllen. Ein automatisierter Workflow kann auch hier eine bereichsübergreifende Event-Abfolge in Gang setzen, den Beteiligten Erinnerungen schicken und alle nötigen Verfahren ins Rollen bringen.
Verwaltung von Schulungsmaßnahmen
Gesetzliche Richtlinien und Vorgaben für Unternehmen ändern sich regelmäßig. Damit steigt der Bedarf an Schulungsmaßnahmen. Deshalb müssen sich alle Beschäftigten über entsprechende Fort- und Weiterbildungsangebote unkompliziert informieren und diese auch fristgerecht absolvieren können. Auch in diesem Fall kann ein automatisierter Workflow unterstützen. Er kann zum Beispiel Schulungsmodule teilen und deren Abrufe bereichsübergreifend verfolgen.
HR-Prozesse bei Urlaubsanträgen
Urlaubsanträge verursachen oft zähen Verwaltungsaufwand und verschlechtern die Produktivität aufgrund ungenehmigter Abwesenheiten. Mit einem Workflow, der Urlaubsanträge automatisch bearbeiten, genehmigen und ins Buchhaltungssystem einspeisen kann, werden ineffiziente Abläufe und Schleifen verhindert.
HR-Prozesse bei Feedback-Gesprächen
Mitarbeitergespräche sind oft unangenehm und werden von Teilen der Belegschaft als zeitraubend empfunden. Dabei zählen das Feedbackgeben und -erhalten zu den größten Wachstumsmotoren innerhalb eines Unternehmens. Werden hier Termine vergessen oder zieht sich der Prozess unnötig lange hin, schlägt sich das auf die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nieder.
Mit einem Workflow, der mit nur einem Klick Erinnerungen setzt, Feedbacks speichert und Gehälter anpasst, lösen sich Prozessschwierigkeiten in Luft auf. Der persönlichen Entwicklung steht dann – zumindest von Prozessseite aus – nichts mehr im Wege.
Mit automatisierten Workflows können noch weitere Prozesse abteilungsunabhängig optimiert werden. Beispiel: Papiere und Dokumente in digitalen Akten speichern und verwalten. Außerdem ist es möglich, die Vergabe von Softwarelizenzen, IT-Benachrichtigungen zwecks Büroplatz-Einrichtung sowie Genehmigungsverfahren vollständig zu digitalisieren. Dabei wird das Einhalten von Datenschutzrichtlinien durch Zugriffsverwaltung und -kontrolle jederzeit gewährleistet.
