Auf der Ignite 2020 hagelte es wieder einmal neue Funktionen und Features für Microsoft Teams. Aus dem umfangreichen Teams-Update haben wir uns zehn Favoriten herausgepickt, finden aber auch das eine oder andere kritische Wort.
Die neuen Funktionen und Erweiterungen beim Teams-Update demonstrieren unserer Ansicht klar, wie mächtig das Tool für Social Collaboration zukünftig werden soll. Zumindest da, wo es das noch nicht ist. Mit den neuen Funktionen und Features versucht Microsoft wieder einmal, noch stärker auf die Bedürfnisse der Community einzugehen.
Für strukturiertere Meetings, wie zum Beispiel Webinare, können Organisator*innen bei der Registrierung automatisierte E-Mails verwenden. Damit soll die Verwaltung der Teilnehmer vereinfacht werden. Ein detailliertes Dashboard für Berichte soll helfen, das Engagement der Teilnehmer zu verstehen.
Diese neuen Funktionen im Teams-Update sind prinzipiell hilfreich, wir sind aber nicht ganz sicher, wie das bei externen Events, Anmeldeformularen und Erinnerungsmails aussieht. Gut wäre, wenn Erinnerungsmails oder auch Registrierungsbestätigungen davon einbezogen würden. Sinnvoll wär das dann in Verbindung mit Dynamics 365 Sales beziehungsweise Dynamics 365 Marketing, weil dort ja auch Kundendaten gepflegt werden. Ob sich das Ganze in Richtung Webinar-Präsentationssoftware, wie etwa „GoToWebinar“ entwickelt, ist noch unklar. Es könnte aber eine praktische Ergänzung sein.
Zukünftig sollen Nutzer Genehmigungen direkt von Microsoft Teams erstellen, verwalten, freigeben und bearbeiten können. Genehmigungsabläufe können von einem Chat, einer Konversation in einem Kanal oder über die -App für Genehmigungen ausgehen.
Microsoft will noch 2020 Integrationen mit Adobe Sign und DocuSign starten, um die rechtliche Zustimmung oder Genehmigung für elektronische Dokumente von Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens zu erhalten. Darüber hinaus können Genehmigungsabläufe aus dem gesamten Unternehmen in Microsoft Teams mithilfe von Power Automate in über 350 Systeme integriert werden.
Die neuen Funktionen für die Genehmigungen finden wir sinnvoll, wenn es um einfache Entscheidungsvorgänge geht. Sobald jedoch eine Freigabe Teil eines komplexeren Prozesses wird, bietet sich schon eher ein Workflow-Tool an.
Die neuen, benutzerdefinierten Layouts sollen eine dynamischere Anzeige von Inhalten ermöglichen und Präsentierende in die Lage versetzen, die Darstellung von Inhalten für Teilnehmerinnen und Teilnehmer während eines Meetings anzupassen. Wenn jemand, der präsentiert, beispielsweise eine PowerPoint-Folie zeigt, können die Teilnehmer*innen den Video-Feed des Präsentierenden sehen, der auf den Vordergrund der angezeigten Folie übertragen wird.
Von den „einfachen“ Erweiterungen, also bessere Usability und ähnliches, gefallen uns besonders die Custom Layouts. Gerade aus Sicht der Admins und vieler größerer Unternehmen ist das zu begrüßen. Die Funktion „Meeting Recap“ ermöglicht Rückblicke auf Besprechungen, hilft also auch denjenigen Teammitgliedern, die an der Besprechung nicht teilnehmen konnten.
Organisator*innen von Besprechungen können zukünftig in so genannten Breakout-Räumen die Besprechungsteilnehmer in kleinere Gruppen aufteilen. So werden Brainstorming-Sitzungen oder Diskussionen in Arbeitsgruppen möglich. Die Moderator*innen können zwischen Breakout-Räumen wechseln, Ankündigungen für alle Breakout-Räume machen und/oder die Breakout-Räume schließen, die dann alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer wieder zum Haupt-Meeting zurückbringen.
In den neuen Breakout-Räumen sehen wir auch für uns eine sinnvolle Anwendungsmöglichkeit. Vor allem war dieses Feature schon lange überfällig, da es das beim Konkurrenten Zoom schon lange gibt.
Die neue Power Automate-App für Microsoft Teams soll einen erweiterten Satz von Vorlagen zur Automatisierung der Arbeit im Collaboration-Tool bieten, um den Einstieg in die Erstellung noch einfacher zu machen. Microsoft möchte darüber hinaus neue Möglichkeiten zur Automatisierung der Arbeit einführen, darunter Dinge wie das Erstellen einer Teambesprechung sowie zusätzliche Einstiegspunkte, wie etwa Nachrichtenerweiterungen und Nachrichtenaktionen.
Die Integration der Power Automate-App im Rahmen der größeren Erweiterungen beziehungsweise Integrationen fällt uns besonders positiv ins Auge. Wir sind sicher: Da kommt etwas Mächtiges auf uns zu und das Ganze hat das Potenzial, ein Game Changer zu werden! Die Integration von Power Apps vermutlich ebenso.
Vorlagen beziehungsweise Templates werden durch das Teams-Update zukünftig allgemein verfügbar sein. Sie sollen den Start mit Microsoft Teams erleichtern und effektiver gestalten. Nutzer können aus gängigen Geschäftsszenarien sowie branchenspezifischen Vorlagen auswählen. Jede Vorlage enthält vordefinierte Kanäle, Apps und Anleitungen. Administratoren können auch benutzerdefinierte Vorlagen für ihr Unternehmen erstellen und damit Teamstrukturen standardisieren, relevante Apps anzeigen und Best Practices skalieren.
Templates könnten helfen, Zeit zu sparen und um Erfahrungen beim Einrichten von Microsoft Teams zu sammeln. Andererseits könnten wir bei busitec von dieser Funktion auch profitieren, da wir ja hin und wieder Teams anlegen und es nicht immer gewährleisten können, dass jeder weiß, wie man das am besten macht. Mit der neuen Funktion können Teams aber prinzipiell von allen Personen erstellt werden – und durch die Templates werden diese Teams dann dennoch gut strukturiert. Niemand muss mehr warten, bis der bestimmte Kollege, der sich mit der Teams-Struktur auskennt, Zeit hat, ein neues Team zu erstellen.
Neu ist der Kanal-Informationsbereich. Hier sieht man auf einen Blick alle aktiven Mitglieder, wichtige Beiträge, die von Mitgliedern gepinnt wurden, und andere relevante Informationen. Ziel ist, alle Team-Mitglieder auf dem Laufenden zu halten. Mit der neuen Konversationsschaltfläche soll der Start einer neuen Unterhaltung im Kanal im Gegensatz zur Beantwortung bereits bestehender Unterhaltungen intuitiver werden.
Nicht so gut gefällt uns der Look in dem Post. Zwar ist ein Re-Branding nicht verkehrt, aber in der täglichen Arbeit hilft es nicht unbedingt weiter. Hier würden wir uns mehr Möglichkeiten bei der Such-Funktion wünschen, wie etwa die Suche nach Beiträgen von einem Autor in einem bestimmten Zeitraum oder die Suche nach Beiträgen mit einem bestimmten Begriff, die in einem Team oder Kanal gepostet wurden, gegebenenfalls noch in Kombination mit Autor und Datum.
Microsoft führt im Teams-Update neue Funktionen für Produktivität und Wohlbefinden in Teams ein. So zum Beispiel auch die Integration der Meditationsapp Headspace. Headspace beinhaltet geführte Meditationen für den privaten, aber auch den beruflichen Alltag. Nutzer können zwischen verschiedenen Themenbereichen wählen, zu denen es jeweils individuell abgestimmte Meditationen und komplette Meditationskurse gibt, so zum Beispiel zu den Themen „Kreativität“, „Stress loslassen“, „mit Veränderungen umgehen“ oder „Geschäftsreisen“.
Die Integration der Headspace-App in Microsoft Teams finden wir klasse. Sie kann Anreiz sein, sich bewusst Pausen von der Arbeit zu nehmen oder bestimmte berufliche Themen, die einen vielleicht belasten, mit einer Meditation zu begleiten. Der Autor dieses Blog-Beitrags nutzt Headspace selbst privat und kann nur Gutes darüber erzählen. Für alle, die eine Anleitung zum Entspannen brauchen, kann diese Integration gute Dienste leisten.