So fern und doch so nah. Moderne Technologien machen Remote-Arbeit komfortabel und den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen einfach. Trotzdem steht das Risiko im Raum, dass sich Teams auf die Ferne „verlieren“. Wir zeigen euch, wie ihr den Team-Spirit aufrecht haltet.

Remote-Arbeit ist ein Ausdruck der Veränderung unserer Arbeitswelt. Zukünftig wird es für viele keine Rolle mehr spielen, wo sie ihre Arbeitsleistung erbringen – ob im Büro der Firma, unter Palmen auf den Malediven oder im heimischen Wohnzimmersessel. Wer den persönlichen Plausch unter Kolleginnen und Kollegen bei einem Kaffee oder die gemeinsame Mittagspause möchte, geht ins Büro. Wem das nicht so wichtig ist, arbeitet virtuell von daheim oder von sonst wo.

Da Menschen aber nun mal soziale Wesen sind, macht es einen Unterschied, ob sie sich persönlich, also physisch, begegnen, oder rein virtuell. Bei einer Video-Konferenz blicke ich zwar auch in Gesichter und kann sehen, ob mein Gegenüber gut oder schlecht drauf, genervt, gestresst oder entspannt ist. Trotzdem ist da immer noch der Bildschirm „dazwischen“. Er schafft eine unsichtbare, aber gefühlsmäßig wahrnehmbare Barriere zwischen den Gesprächspartnern.

Remote-Arbeit: Eine Geschichte aus der Praxis

In diesem Artikel geben wir euch ein paar Tipps, wie ihr Remote-Arbeit so gestalten könnt, dass ihr und euer Team gut und erfolgreich zusammenarbeitet. Schließlich hängen eure Arbeitsergebnisse auch davon ab, wie ihr miteinander könnt. Euer Team-Spirit ist eine der wichtigsten Dinge, um produktiv und motiviert zu arbeiten.

Wir lassen dabei unsere eigene Erfahrung mit virtuellen Teams einfließen und zeigen, wie ihr ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und des Miteinanders schaffen könnt. Vorher aber erzählen wir euch eine kurze Geschichte über eine amerikanische Firma, wie sie in der Online-Ausgabe des „Stern“ zu lesen stand:

Es ist die Geschichte eines Unternehmens, dem Remote-Arbeit die Unternehmenskultur und die Effizienz der Mitarbeiter*innen rettete. Was war passiert? Ursprünglich gab es zwei Abteilungen auf zwei verschiedenen Stockwerken. Niemand dachte an die mögliche Eigendynamik, die diese räumliche Aufteilung mit sich bringen könnte: Es entwickelten sich zwei getrennte Teams mit unterschiedlichen Kulturen, es kam zur Spaltung. Die Chefs reagierten daraufhin mit Remote-Arbeit.

In der Folgezeit trugen eigens angeheuerte Homeoffice-Mitarbeiter*innen dazu bei, dass die Spaltung sich auflöste. Diese Mitarbeiter*innen waren motiviert, übernahmen Verantwortung und waren die besseren Teamplayer. Ihre Haltung übertrug sich auf andere Kolleginnen und Kollegen, und technologisch trugen Messenger-Tools zur Steigerung der Arbeitseffizienz bei. Am Ende schaffte die Firma den wichtigen kulturellen Turnaround.

Aufgaben eindeutig formulieren und transparent verteilen

Eine ermutigende Geschichte für alle, die remote arbeiten, aber jetzt zum ersten Tipp für den Erhalt eures Team-Spirits. Gerade wenn ihr im Homeoffice arbeitet, solltet ihr auf eine klare und eindeutige Formulierung von Aufgaben achten. Das gilt vor allem für diejenigen unter euch, die qua Position Aufgaben vergeben. Aber auch diejenigen, die sie „empfangen“ und bearbeiten, sollten darauf achten, dass sie verständlich und klar ausgesprochen oder beschrieben werden. Bei Unklarheiten fragt ihr schon bei der Aufgabenverteilung sofort nach. So vermeidet ihr spätere Missverständnisse, die bei Remote-Arbeit eben nicht mal so schnell über den Schreibtisch hinweg oder beim Kaffee in der Küche geklärt werden können.

Gleiches gilt für die Verteilung der Aufgaben. Gerade in Projektteams, in denen Mitarbeiter*innen an bestimmten Teilaufgaben sitzen, muss jeder wissen, woran er ist und was bis wann zu tun ist. Für die Organisation der Aufgaben eignen sich passende Tools zur Aufgabenverwaltung- und planung, auf die jeder Zugriff hat und die die Aufgaben übersichtlich darstellen.

Regelmäßige Team-Meetings abhalten

Oberstes Gebot bei Remote-Arbeit: Tauscht euch so oft es geht über das aus, was gerade ansteht. Auch wenn es nicht möglich ist, die Kollegin oder den Kollegen mal kurz face to face anzuhauen – nutzt die Möglichkeiten, die euch moderne Collaboration-Tools bieten, wie Chat oder Video-Telefonie! Gerade für kurze Rückfragen eignet sich zum Beispiel eine Chat-Nachricht. Und denkt daran: Ihr nervt damit eure Mitstreiter*innen nicht, sondern diese Technologien geben euch ja gerade die Möglichkeit, spontane Anliegen virtuell zu äußern.

Für euer Team am effektivsten sind regelmäßige virtuelle Team-Meetings, wie zum Beispiel ein „Daily“ am Vormittag, in dem ihr euch abstimmt sowie erledigte und anstehende Aufgaben besprecht. Auch längere Meetings plant ihr über euer Collaboration-Tool und ladet dazu all diejenigen ein, die daran teilnehmen sollen. Wichtig ist, dass euch dieser Austausch nicht verloren geht, nur weil ihr im Homeoffice arbeitet. Bleibt am Ball, und macht im Prinzip so weiter wie im Büro, nur eben virtuell. Mit modernen Technologien ist das heutzutage problemlos möglich.

Virtuelle Foren für zwanglose Treffen einrichten

Wie trinkt man eigentlich einen virtuellen Kaffee? Natürlich in einer virtuellen Kaffeebar. Keine Angst, euren Kaffee trinkt ihr selbstverständlich immer noch „analog“, nur sitzt ihr dafür nicht mehr in einer echten Büroküche, sondern daheim am Schreibtisch oder auf der Couch. Das eigentlich Wichtige ist, dass ihr Foren schafft, in denen ihr euch spontan und zwanglos zu privaten, nicht beruflichen Themen austauscht. Wir haben dazu unsere „Coffee b.ar“ gegründet, in der wir uns morgens vorm Beginn der Arbeit oder zu Beginn des Feierabends zu einem gemütlichen Plausch treffen.

Ihr könnt aber natürlich auch andere virtuelle Foren einrichten, in denen ihr ganz bestimmte Themen bespielt. Wie wäre es zum Beispiel mit einem Spieleabend, einer gemeinsamen Yoga-Session oder einer angeleiteten Meditation? Virtuell ist vieles möglich, es kommt nur auf eure Phantasie und Kreativität an.

Bei Remote-Arbeit auf unmissverständliche Kommunikation achten

Gerade bei Remote-Arbeit ist es wichtig, mit euren Kolleginnen und Kollegen klar, deutlich und unmissverständlich zu kommunizieren. Warum? Weil ihr keine Möglichkeit habt, auf Zuruf nachzufragen, wenn etwas unklar ist oder ihr generell etwas mitteilen wollt, wofür ihr eigentlich keine Nachricht zu schreiben braucht. Und euer Gegenüber kann auch nicht sofort rückfragen, sondern telefoniert vielleicht gerade oder sitzt in einer Besprechung.

Nehmt euch also genug Zeit, wenn ihr beispielsweise einen Sachverhalt schriftlich formuliert. Wenn ihr mündlich klar und deutlich kommunizieren könnt, solltet ihr es schriftlich genauso tun. Denkt daran: Euer Empfänger versteht eure Nachricht unter Umständen ganz anders als ihr selbst. Ohne die vier Seiten einer Nachricht nach dem Kommunikationsmodell von Schulz von Thun ausführlicher bemühen zu wollen – Witz oder Ironie etwa kommen bei jedem anders an, abhängig von der Persönlichkeit.

Drückt euch also unmissverständlich aus und schreibt lieber ein oder zwei erläuternde Sätze mehr. Das Argument der mangelnden Zeit ist dabei ein schlechter Ratgeber. Stellt euch einfach vor, ihr müsstet eurem Vorgesetzten ein Konzept beschreiben und für seine Umsetzung werben. Mit dieser Ernsthaftigkeit im Hinterkopf vermeidet ihr Missverständnisse und tragt zu einer reibungslosen Teamarbeit bei.

Apropos Witz und Ironie: Wer sich damit schriftlich eher etwas schwertut, kann zur Bestätigung des Geschriebenen einfach Emojis als moderne Hieroglyphen nutzen. Wenn ihr nicht sicher seid, ob euer Witz beim Empfänger auch wirklich als solcher verstanden wird, setzt ein „Zwinker-Emoji“ oder ein anderes geeignetes dahinter. Auch animierte GIFs können die schriftliche Kommunikation auflockern und nüchterne Sachverhalte etwas freundlicher gestalten.

Team-Mitglieder über euren Arbeitsstatus informieren

Mit modernen Collaboration-Tools könnt ihr andere Team-Mitglieder über euren Arbeitsstatus informieren. Das heißt ihr wählt aus, ob ihr zum Beispiel „Verfügbar“, „Abwesend“, „Beschäftigt“ oder „Im Fokus“ seid. Je nach Tool könnt ihr die Stati auch individuell festlegen.

Wichtig ist nur, dass ihr von dieser Möglichkeit Gebrauch macht. So weiß jeder aus eurem Team, in welchem Status ihr euch gerade befindet. Verabschiedet ihr euch also in die Mittagspause, so verwendet ein paar Sekunden eurer Zeit und stellt euren Status auf „Abwesend“. Bleibt er auf „Verfügbar“, wundert euch nicht über eingehende Anrufe, selbst wenn ihr gerade genüsslich euer Schnitzel esst.

By the way übt ihr euch damit auch ein wenig in digitaler „Entgiftung“, falls ihr euer Collaboration-Tool auch auf dem Smartphone installiert habt, wovon in den meisten Fällen auszugehen ist. Umgekehrt solltet ihr aber auch auf den Arbeitsstatus eurer Team-Kolleginnen und -Kollegen achten und diesen gebührend respektieren. Euer dringender Anruf kann warten, wenn ihr seht, dass euer Kollege gerade „In einer Besprechung“ ist.

Video-Telefonie nutzen

An dieser Stelle betonen wir es noch einmal ausdrücklich: Nutzt die Möglichkeit, euch „live“ zu besprechen. Wenn ihr über einen längeren Zeitraum von zu Hause arbeitet, ist es mit zunehmender Dauer wichtig, auch mal in Gesichter zu blicken. Mimik und Gestik des Gegenübers wahrzunehmen – und wenn es nur auf dem Bildschirm ist – schafft eine emotionale Verbindung, die bei einer bloßen Chat-Nachricht nicht oder nur sehr schwer entsteht.

Diese Erfolgsfaktoren produktiver, effizienter und letztlich auch motivierender Teamarbeit im Remote-Status können wir aus eigener Erfahrung bestätigen. Aber selbstverständlich lernen auch wir jeden Tag dazu. Vor allem angemessen zu kommunizieren ist ein anhaltender Lernprozess, der auch und gerade für digitale Kommunikationskanäle von großer Bedeutung ist.