Die trainierbare KI SharePoint Syntex automatisiert die Verarbeitung und Klassifikation von komplexen Informationen und Inhalten im Unternehmen. Mit seinem Dienst setzt Microsoft neue Maßstäbe und wirbelt den Markt für ECM-Lösungen auf.

Der Nährboden für SharePoint Syntex wurde eigentlich schon 2017 vom internationalen Marktforschungsunternehmen Gartner geschaffen. Damals ersetzten die Analysten in ihren Studien und im berühmten Gartner-Quadrant den Begriff „Enterprise Content Management“ (ECM) durch „Content Services“.

Content Services? Da dankt man vielleicht zuerst an Web-Content und an den bekannten Marketing-Slogan „Content is king“. Doch das wäre zu kurz gedacht. Mit Content, also „Inhalt“, hat in Unternehmen heutzutage nicht mehr allein die Marketing-Abteilung zu tun. Content bedeutet heute Umfassenderes:

Alle Daten und Dokumente, die in Unternehmen erstellt, bearbeitet, verwaltet und gespeichert werden – all das ist Content. „Die Trennung von Daten (Coded Information, CI) und Dokumenten (Non-Coded Information, NCI) macht heute keinen Sinn mehr“, beschreibt es der Unternehmensberater, Autor und Experte für Informationsmanagement, Ulrich Kampffmeyer.

Projekt „Cortex“ als Basis für SharePoint Syntex

All das, was in einem Unternehmen an Content, also Inhalt, produziert und letztlich irgendwann gespeichert wird, ist im Grunde nichts anderes als Wissen. Wissen, das in Form von Daten und Dokumenten vorliegt. Wissen, auf das Mitarbeiter*innen immer wieder oder in bestimmten Fällen zurückgreifen müssen.

Um dieses Wissen transparent zu machen und unternehmensweit zu verknüpfen, kündigte Microsoft 2019 auf seiner Fachkonferenz Ignite das Projekt „Cortex“ an. Cortex hatte eine neue Art von Wissensmanagement in Unternehmen zum Ziel. Praktisch sollten dabei mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) Daten aus Projekten, Produkten, Prozessen oder Kunden gewonnen und diese in einer Wissensdatenbank zusammengeführt werden. Diese Datenbank wiederum sollte zusammengehörige Themen, Content und Personen bündeln.

Kurz gesagt: Bei Cortex handelte es sich um die KI-gestützte, automatisierte Erfassung und Kategorisierung von Inhalten sowie ein automatisiertes Datenmanagement. Mittlerweile wurde Cortex von Microsoft Viva Topics abgelöst. Viva Topics ist Teil von Microsoft Viva, der Plattform für Employee Experience. Es enthält Komponenten, die im Rahmen des Projekt Cortex fürs Wissensmanagement entwickelt wurden: Themenkarten und Themenseiten.

Die erste technologische Lösung, die aus dem Projekt Cortex entstand, war SharePoint Syntex.

SharePoint Syntex ist eine trainierbare KI – und eine Innovation

Um es gleich vorwegzunehmen: Für uns ist SharePoint Syntex eine Innovation. Warum? In den letzten Jahren hatte sich im Bereich der Datenbankmanagement- beziehungsweise Enterprise-Content-Management-Systeme nicht viel getan. Die Herausforderungen sind also die alten geblieben – und Innovationen waren irgendwie überfällig. Wir meinen: Mit SharePoint Syntex hat Microsoft gezeigt, dass es in der Lage ist, über den Tellerrand zu blicken und Lösungen zu finden, die auf den ersten Blick nicht realisierbar zu sein schienen.

Bei SharePoint Syntex handelt sich um eine trainierbare KI. Sie findet Metadaten und automatisiert so die Verarbeitung von Informationen und Inhalten im Unternehmen. Das Training der KI findet allerdings nicht selbstständig statt, das heißt SharePoint Syntex lernt nicht automatisch, sondern wird angelernt. Das Prinzip lautet also:

Machine Teaching statt Machine Learning!

Anwender*innen können der KI beibringen, Dokumente zu lesen und Informationen daraus zu extrahieren. Ein Beispiel: Eine Eingangsrechnung enthält bestimmte Angaben, wie etwa Betrag, Ausstellungsdatum und Zahlungsziel. Diese Angaben werden zu jeder Rechnung als Metadaten erfasst und dann automatisiert weiterverarbeitet. Erkennt die KI nun beispielsweise bestimmte, zuvor antrainierte Schlüsselinformationen in einer Rechnung, leitet sie diese automatisiert an eine zur Freigabe befugte Person im Unternehmen weiter.

SharePoint Syntex kann zum Beispiel Namen in Dokumenten extrahieren. (Bild: Microsoft)

Unserer Ansicht nach hat SharePoint Syntex aufgrund der dahinterstehenden KI-Technologie das Zeug dazu, in der Branche für ECM-Lösungen mächtig Staub aufzuwirbeln. Denn: Für die automatische Klassifikation von unstrukturierten beziehungsweise komplexeren Dokumenten gibt es bislang nur wenige Lösungen auf dem Markt. Signifikante Vorteile könnten sich hier gerade für diejenigen Unternehmen ergeben, die mit sehr vielen Verträgen arbeiten müssen und wo die Verschlagwortung häufig sehr aufwändig ist.

8 zentrale Funktionen von SharePoint Syntex

SharePoint Syntex besteht aus acht zentralen Funktionen:

Analyse von Inhalten
Entwickeln von KI-Modellen, die Algorithmen zur Klassifizierung und Extraktion von Daten enthalten und Metadaten automatisch zuweisen.

Anreichern von Inhalten und Metadaten
Auffinden wichtiger Fakten im Content des Unternehmens, um die Arbeit zu erleichtern.

Automatische Klassifikation von Inhalten
KI-gestütztes Erfassen und Kennzeichnen strukturierter und unstrukturierter Inhalte.

Verarbeitung von Inhalten
Automatisches Erfassen und Kategorisieren von Inhalten.

Beschleunigung von Inhaltsprozessen
Integration in Microsoft Power Automate, um Workflows zu entwickeln, die extrahierte Metadaten nutzen.

Schutz und Verwaltung von Inhalten
Festlegen von Sicherheits- und Compliance-Richtlinien mit automatisch zugewiesenen Vertraulichkeits- und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Rechtskonforme Inhalte
Verwalten von Inhalten innerhalb und außerhalb von Microsoft 365 mittels Vertraulichkeits- und Aufbewahrungsbezeichnungen (Microsoft Information Protection, MPI).

Machine Teaching
Erstellen von KI-Modellen ohne Code.

KI ist der neue Maßstab

SharePoint Syntex ist in der Lage, die Branche für Informationsmanagement und daraus abgeleitete Lösungen und Produkte – wenn vielleicht nicht komplett durcheinanderzuwirbeln – so doch wenigstens unter einen gewissen Druck zu setzen. Der oben erwähnte Ulrich Kampffmeyer bemerkt in einem Blog-Beitrag süffisant: „Man wird den potenziellen Interessenten erklären müssen, warum man denn noch ein zusätzliches CSP-, ECM-, DMS-, IIM- oder EIM-Produkt benötigt, wenn man SharePoint Syntex nutzt.“

Wer SharePoint Syntex als Add-On nutzen möchte, muss das pro Benutzer pro Monat tun. Voraussetzung ist eine E3- oder E5-Lizenz. Die Lizenz wird dem jeweiligen Benutzer oder der Benutzerin zugewiesen.