Als XRechnung wird eine Rechnung bezeichnet, die auf dem XML-Format basiert. Dabei handelt es sich um ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat. Was kompliziert klingen mag, erlaubt eine einfache digitale Rechnungsverarbeitung. Dank des XML-Formats lassen sich Rechnungen automatisiert verarbeiten und Inhalte fehlerfrei auslesen.
Was hat die XRechnung mit der E-Rechnungspflicht zu tun?
Ab dem 1. Januar 2025 gilt für viele Unternehmen die E-Rechnungspflicht. Das betrifft alle Unternehmen, die Berührungspunkte zum B2B-Bereich haben. Diese müssen dann schrittweise in der Lage sein, Rechnungen elektronisch empfangen, versenden, verarbeiten und archivieren zu können.
Die E-Rechnungspflicht naht…
…aber Ihr Unternehmen weiß noch nicht, welche Vorgaben eingehalten werden müssen? Erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag zum Thema E-Rechnungspflicht, was Sie ab dem Jahresbeginn 2025 im Unternehmen umsetzen müssen, damit die Rechnungsverarbeitung gesetzeskonform gelingt.
Ist die XRechnung ein neues Format?
Nein, die XRechnung wurde im Rahmen des Steuerprojekts E-Rechnung bereits im Juni 2017 durch Bund, Länder und Kommunen entwickelt und durch den IT-Planungsrat als Standard vorgegeben.
Auch ist die E-Rechnungspflicht nicht neu, denn im B2G Sektor (Business to Government) gilt die Regelung bereits seit 2020. Behörden, Länder und Kommunen und alle Lieferanten an den Bund sind seitdem dazu verpflichtet Rechnungen elektronisch zu empfangen, verarbeiten, versenden und archivieren. Auf Bundesebene wird das einheitlich umgesetzt, auf Länderebene gibt es jedoch Unterschiede.
Eine XRechnung besteht aus strukturierten Daten – was heißt das genau?
Eine XRechnung definiert sich dadurch, dass das Format strukturiert ist. Das heißt, dass Inhalte digital automatisch weiter verarbeitet werden können und wichtige Angaben auslesbar sind. Das entspricht dem Mindeststandard für die elektronische Rechnungsstellung, der durch die EU Norm 16931 vorgegeben ist.
Folgend Angaben sollten XRechnungen enthalten:
Ist die XRechnung das einzige Format, das die E-Rechnungspflicht vorschreibt?
Nein, wichtig für die E-Rechnungspflicht ist, dass es sich bei den Rechnungen um Formate handelt, die in strukturierten Daten vorliegen. Das ist neben dem Format der XRechnung außerdem auch beispielsweise bei dem ZUGFeRD-Format der Fall. Deshalb handelt es sich dabei um ein ebenfalls zugelassenes Format, wenn es um die Einhaltung der E-Rechnungspflicht geht.
Während bei einer XRechnung die Informationen nur technisch enthalten sind und maschinell auslesbar sind, ist das ZUGFeRD-Format eine hybride Version, die die Informationen technisch, aber auch visuell zeigt.
Wie lassen sich XRechnungen visualisieren?
XRechnungen können für die meisten Personen nur schwer gelesen werden. Daher ist es sinnvoll die Inhalte der Rechnung zu visualisieren. Das gelingt beispielsweise, indem das XML-Format in ein HTML-Format umgewandelt wird. Alternativ lässt sich eine XRechnung auch in eine PDF transformieren.
Weitere Möglichkeiten sind die Nutzung von speziellen Visualisierungstools, Web-Anwendungen oder Frameworks wie Python oder .NET, um eine Visualisierung zu erstellen.
Die einfachste Variante ist, wenn Unternehmen sich bei der digitalen Rechnungsverarbeitung für ein ERP-System entscheiden, das bereits von Haus aus in der Lage ist XRechungen zu visualisieren.
Tipp: Das gilt beispielsweise auch für die Komponenten der ELO ECM Suite. XRechnungen können mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem also nicht nur verarbeitet , sondern konvertiert werden. Rechnungen lassen sich dann ganz einfach in einer übersichtlichen Viewer-Ansicht anschauen.
Fazit zur XRechnung
In diesem Blog-Beitrag konnten wir zeigen, was eine XRechnung ist und was das Format mit der E-Rechnungspflicht zu tun hat. Kontaktieren Sie uns gerne, falls Sie noch Fragen dazu haben. Gerne unterstützen wir Sie beim Thema E-Rechnungspflicht.
