Menschen neigen, mal mehr mal weniger, zur Veränderungsresistenz. Das gilt auch für die Einführung neuer Technologien und Tools im Zuge der digitalen Transformation. Deren Anwender sind im Sinne einer User Adoption der Schlüssel für erfolgreiche Einführungsprojekte.

Ja, die digitale Transformation. Dass sie nicht mehr umkehrbar ist, sollte mittlerweile eigentlich bis in jedes Unternehmen vorgedrungen sein. Entsprechend forsch treten einschlägige Beratungsunternehmen auf, die mit diesem Megatrend ihr Geld verdienen. Wer sein Unternehmen nicht sofort digitalisiert, dürfe sich zukünftig zu den sicheren Verlierern zählen, so der Tenor. „2019 wird das Jahr, in dem geliefert werden muss. Aus Ideen und Konzepten müssen Produkte werden“, heißt es etwa in einem Artikel des „TREND REPORT – Redaktion und Zeitung für moderne Wirtschaft“. Die Zeit der digitalen Leuchtturmprojekte sei nun endgültig vorbei.

So etwas macht vielen Firmengründern und Geschäftsführern Angst. Gerade im Mittelstand, wo es oft noch konservativ zugeht. Wer fast täglich mit beklemmenden Szenarien konfrontiert wird, nach denen das eigene Unternehmen so gut wie sicher untergeht, sollte es den Zug der digitalen Transformation verpassen, der neigt irgendwann zu Schnellschuss-Entscheidungen. Was passiert? Es werden überhastet und quasi über Nacht vermeintlich segensreiche Technologien und Tools eingeführt. Zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern heißt es dann: „Macht mal!“

Mitarbeiter*innen sollten neue Technologien gerne nutzen

Wer so vorgeht, braucht mit der digitalen Transformation seines Unternehmens erst gar nicht zu starten. Woran es fehlt, ist die Mitnahme der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die müssen die neuen Technologien und Tools schließlich anwenden. Zum Wohle des Unternehmens, versteht sich. Aber das kann nur dann gelingen, wenn sie sich selbst wohl damit fühlen.

Für eine erfolgreiche Einführung – und Nutzung – neuer Technologien im Zuge der digitalen Transformation braucht es also die Akzeptanz der Benutzer. Es braucht eine User Adoption. Niemand nutzt etwas gerne, von dem er nicht überzeugt ist, dass es auch seiner Arbeit nutzt. User Adoption ist die Fähigkeit einer Organisation, neue Technologien für Anwender zum Vorteil aller nutzbar zu machen.

User Adoption ist eine Frage der Unternehmenskultur

User Adoption steht im direkten Zusammenhang mit der Unternehmenskultur. Je verhärteter eine solche Kultur ist, desto schwieriger dürfte es werden, neue Technologien und Tools einzuführen und zu nutzen. Diese können noch so innovativ sein und das Blaue vom Produktivitäts- und Effektivitätshimmel versprechen: Ohne die Akzeptanz der Anwender, sprich der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, läuft nichts! Sie werden die neuen Technologien und Tools nur widerwillig oder entsprechend selten nutzen – oder schon von vornherein dagegen rebellieren.

Bei einer User Adoption liegt der Schwerpunkt nicht bei der bloßen technischen Implementierung. Im Blickpunkt stehen die (bisherigen) Arbeitsprozesse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und deren Motivation, sich von althergebrachten Prozessen und Arbeitsweisen zu lösen, Neues zu probieren und anzuwenden und nicht in alte Verhaltens- und Arbeitsmuster zu verfallen. User Adoption hat also viel mit Change Management im Unternehmen und mit Veränderung von Verhalten zu tun. Führungskräfte sind gefordert, diese Veränderungsprozesse anzustoßen und zu gestalten.

Beispiele:

Wenn es Mitarbeiter*innen gewohnt sind, ausschließlich über E-Mail zu kommunizieren, werden sie der Nutzung eines Chats oder einer Video-Telefonie, wie sie Tools zur Social Collaboration bieten, vielleicht erst einmal kritisch gegenüberstehen.

Wenn Eingangsrechnungen für gewöhnlich durch mehrere Hände im Unternehmen gehen, bis sie genehmigt werden, löst ein automatisierter Workflow, der Rechnungen und Belege automatisch erfasst und an die richtigen Bearbeiter zur Rechnungsprüfung weiterleitet, bei den beteiligten Kolleginnen und Kollegen möglicherweise ein Naserümpfen aus.

Führungskräfte sind die Treiber einer User Adoption

Damit die Akzeptanz neuer Technologien und Tools auf breiter Basis gelingt, braucht es die Bereitschaft zur Veränderung. Diese gelingt umso leichter, wenn der folgende kulturelle Rahmen im Unternehmen gegeben ist:

– Vertrauens- statt Misstrauenskultur
– Zulässigkeit von Fehlern
– Wissen als Wert an sich
– Offenheit und Ehrlichkeit
– Orientierung an den Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Es ist an den Führungskräften, diesen kulturellen Rahmen zu schaffen und in der täglichen Arbeitspraxis mit Leben zu füllen. Was die Einführung neuer Technologien und Tools im Zuge der digitalen Transformation anbelangt, so bedeutet das: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so früh wie möglich einzubeziehen und ihnen ein ausreichendes Maß an Eigeninitiative zu gewähren.