Terminplanung und Terminverwaltung lassen sich über eine Software zur Online-Terminbuchung vereinfachen. Gerade kleinere und mittelständische Firmen mit persönlichem Kundenkontakt können dadurch Zeit gewinnen und Kundenbesuche im Geschäft effektiv steuern.

Viele große Unternehmen haben im Zuge der Corona-Krise ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Für kleinere und mittelständische Firmen, die auf den persönlichen Kundenkontakt angewiesen sind und deren Geschäft beratungsintensiv ist, also zum Beispiel Einzelhändler, Friseure, Arztpraxen, Physiotherapeuten, Optiker, Reisebüros oder Autohäuser, war das keine Option. Wegen des angeordneten Kontaktverbots, erzwungener verkürzter Öffnungszeiten oder Schließungen brach der Kundenkontakt in der Filiale oder der Praxis von heute auf morgen ab.

Stellhebel Terminplanung und Terminvereinbarung

Nachdem das Schließungsverbot gelockert wurde, haben bestimmte Geschäfte wieder geöffnet. Diese Unternehmen stehen jetzt vor der Herausforderung, den persönlichen Kontakt mit ihren Kunden so zu organisieren, dass das Infektionsrisiko so gering wie möglich beziehungsweise ausgeschlossen ist. Ein Stellhebel dafür ist die Terminplanung und Terminvereinbarung mit Kunden. Wenn plötzlich viele Kunden dringenden Bedarf an Beratungsleistungen haben, müssen Termine gut geplant werden, damit der Kundenverkehr im Geschäft nicht aus dem Ruder läuft.

Das ist die Chance, die bisherigen Prozesse bei der Terminplanung und Terminvereinbarung mit Kunden zu überdenken und gegebenenfalls auch neu zu organisieren. Denn: Termine zu planen und zu verwalten ist kein Pappenstil! Bis ein Termin endlich steht, braucht es oft mehrere E-Mails oder Telefonate. Gerade dann, wenn Kunden Termine absagen oder mehrmals um eine Verschiebung bitten. Da kann die manuelle Organisation von Terminen schon mal sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

Online-Terminbuchung: Einfacher und übersichtlicher

Um die geschäftliche Terminfindung und Terminplanung zu vereinfachen, können Unternehmen, die Beratungsleistungen anbieten, auf Online-Terminplaner zurückgreifen. Statt mit Kunden mehrfach per E-Mail oder Telefon für die Terminvereinbarung zu kommunizieren, kann eine solche Terminplanungssoftware in vielerlei Hinsicht unterstützen:

– Kunden erhalten einen Überblick über alle freien Termine.
– Kunden wählen online freie Termine und die dazugehörige Uhrzeit aus.
– Kunden wählen ihren favorisierten Mitarbeiter oder ihre favorisierte Mitarbeiterin.
– Kunden erhalten eine automatisierte E-Mail-Bestätigung für ihren Termin.
– Kunden können diesen Termin in ihren Kalender übernehmen.
– Kunden erhalten automatisierte Erinnerungen für ihre Termine.

Mittels solcher Funktionen werden vor allem die Terminplanung und Terminorganisation kleinerer und mittlerer Unternehmen und Dienstleister vereinfacht. Statt viel Zeit für die Terminverwaltung aufbringen zu müssen, läuft diese quasi automatisch. Termine, Erinnerungen und Kalendereinträge können mobil verwaltet werden. Damit bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit. Hinzu kommt, dass Kunden bestimmter Branchen solche Services zur Online-Terminbuchung verstärkt wünschen. Sie möchten Termine übers Smartphone, Tablet oder den PC vereinbaren, verschieben oder absagen.

Microsoft Bookings: Beispiel für eine Software zur Online-Terminbuchung. (Quelle: YouTube, MicrosoftBusiness)