SharePoint und das Limit der magischen 5.000. Wir zeigen, was es mit den Schwellenwerten für User und Administratoren auf sich hat und wie man mit dem Limit am besten umgeht. Die Angaben beziehen sich auf die SharePoint-Versionen 2007 bis 2019.
Beim Aufruf von Listen und Bibliotheken in SharePoint, die viele Einträge enthalten, kann es zu folgender Meldung kommen:
„Diese Ansicht kann nicht angezeigt werden, weil sie den Schwellenwert der Listenansicht (5.000 Elemente) überschreitet, der vom Administrator erzwungen wird.“
Das bedeutet: Benutzer können die Elemente oder Dokumente in dieser Ansicht nicht mehr einsehen. Das Limit ist erreicht. Zwar kann es weitere Standardansichten geben, die bei der Überschreitung des Schwellenwertes dennoch Elemente anzeigen. Nur stehen dann Funktionen direkt in der Ansicht, wie Sortierung oder Filterung, nur eingeschränkt zur Verfügung.
Dieser Schwellenwert sorgt unter anderem auch dafür, dass maximal 5.000 Dokumente oder Ordner pro Bibliothek per Offline-Synchronisation zur Verfügung stehen. Einzige Ausnahme: Die persönliche Bibliothek eines Users in Office 365 „OneDrive for Business“ ermöglicht die Synchronisation von 20.000 Dokumenten und Ordnern.
Verschiedene Schwellenwerte für User und Administratoren
Eine häufige Fehlerquelle ist, dass bei Usern und Administratoren unterschiedliche Schwellenwerte voreingestellt sind. Während für User die Schwelle bei 5.000 Einträgen liegt, sehen Farm-Administratoren diese Warnung erst beim Überschreiten von 20.000 Einträgen. So kann es leicht passieren, dass beim Testen mit Administratorrechten keine Probleme auftreten, User später allerdings nur die Fehlermeldung erhalten.
Falls man als Farm-Administrator bei kleineren SharePoint-Installationen On-Premises zusätzlich noch Lösungen für die Anwender entwickelt, sollten Bibliotheken und Listen mit mehr als 5.000 Elementen beziehungsweise Dokumenten mit einem separaten Testaccount ohne Farm-Administratorberechtigungen geprüft werden. Für Farm-Administratoren gilt nämlich ein Schwellenwert von 20.000 Elementen beziehungsweise Dokumenten.
Mit dem Limit der magischen 5.000 in SharePoint umgehen
Die Einschränkungen und Limits von SharePoint sind durch Microsoft dokumentiert. Zur Vermeidung von Performanceproblemen wurde der Schwellenwert für die Anzeige von Listen und Bibliotheken standardmäßig auf 5.000 Elemente begrenzt. Dies gilt für die Versionen 2007 bis 2019 von SharePoint und SharePoint Online. Grundsätzlich kann man in einer Liste oder Bibliothek aber deutlich mehr als 5.000 Elemente ablegen, nämlich 30 Millionen! Die Frage ist also: Wie ist das möglich?
1. Schwellenwert für Listenansichten ändern
Der Schwellenwert für Listenansichten kann in der Zentraladministration für die jeweilige Web-Applikation im Menü „Allgemeine Einstellungen“ unter dem Menüpunkt „Ressourcensteuerung“ geändert werden. Dort lässt sich im Feld „Schwellenwert für die Listenansicht“ der gewünschte Wert ändern.
Diese Änderung sollte aber mit Bedacht durchgeführt werden, da sie sich negativ auf die Leistungsfähigkeit der Web-Applikation auswirkt. Bevor dieser Wert geändert wird, ist es wichtig, folgende Fragen zu beantworten:
– Wie viele Dokumentenbibliotheken sind vorhanden?
– Mit wie viel erwarteten Dateien je Bibliothek ist zu rechnen?
– Wie viele User greifen zur gleichen Zeit auf die Ansichten der Listen und Bibliotheken der betroffenen Web-Applikation zu?
– Wie leistungsfähig ist die Hardware für den Datenbankserver?
Wichtig: Diese Einstellung kann nur bei SharePoint On-Premises vorgenommen werden. SharePoint Online stellt diese Konfiguration nicht zur Verfügung.
2. Tägliches Zeitfenster einrichten
Es ist auch möglich durch einen Administrator ein tägliches Zeitfenster einzurichten, in dem auf die entsprechende Ansicht zugegriffen werden kann. Diese Lösung kann in solchen Szenarien gut funktionieren, bei denen nur eine begrenzte Anzahl an Usern auf eine bestimmte Ansicht zu einem bestimmten Tageszeitpunkt zugreifen muss.
Wichtig: Auch dieses Zeitfenster kann nur bei SharePoint On-Premises eingestellt werden. Für SharePoint Online steht diese Option ebenfalls nicht zur Verfügung.
3. Benutzerdefinierte Ansichten erstellen
Das Erstellen benutzerdefinierter Ansichten auf Basis von indizierten SharePoint-Spalten ermöglicht in der Regel die gewünschte Darstellung von Elementen beziehungsweise Dokumenten in einer Liste oder Bibliothek mit mehr als 5.000 Elementen. Es können bis zu 20 Spalten indiziert werden, die sich auch kombinieren lassen. Diese Spalten können dann in der Filtereigenschaft der Ansicht verwendet werden.
Wichtig ist, Spalten, die in diesen speziellen Ansichten zur Sortierung genutzt werden, ebenfalls zu indizieren, auch wenn diese nicht im Filter genutzt werden. Zudem erfolgt das Hinzufügen einer neuen indizierten Spalte nur, solange der Listenansicht-Schwellenwert noch nicht überschritten wurde.
In der Praxis konnten wir diese Hürde mit Hilfe des Papierkorbs umgehen. Wir löschten so viele Elemente, bis der Schwellenwert unterschritten wurde. Nach Setzen des Indexes wurden die gelöschten Elemente wiederhergestellt.
Mehr zum Thema: Verwalten umfangreicher Listen und Bibliotheken in SharePoint.
4. Ordner und indizierte Spalten kombinieren
Bei Dokumenten empfiehlt es sich Ordner zu nutzen, da für die Ansicht auf die Unterelemente in einem Ordner dieser ebenfalls Schwellenwert gilt. Das heißt für jeden Order in einer Bibliothek gilt der 5.000 Schwellenwert. Eine Kombination aus Ordnern und indizierten Spalten stellt dann die optimale Lösung zur Darstellung von Bibliotheken mit sehr viel Dokumenten dar.
5. Metadaten-Navigation aktivieren
Wenn man die Metadaten-Navigation aktiviert, ist auch eine Ansicht auf die Elemente innerhalb der Bibliothek möglich, ohne eigene Ansichten definieren zu müssen.
Mehr zum Thema: Einrichten der Metadaten-Navigation für eine Liste oder Bibliothek.
Bei all diesen Optionen zum Umgang mit dem Limit der magischen 5.000 in SharePoint sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
– Häufigkeit des Zugriffs auf die Listenansicht
– Hardware-Ressourcen
– Rolle der zugreifenden Nutzer
– SharePoint-Version (Lizenz und On-Premises vs. Office 365).
Insgesamt hat sich Option drei – indizierte Spalten und angepasste Filtereinstellungen in den Ansichten – als sehr praktikabel erwiesen.
Auto-Indizierung ab SharePoint 2016
2020 schauen wir wieder auf SharePoint (Online) und die Listenansicht und sehen (zumindest unter der Haube), dass der Grenzwert immer noch vorhanden ist. Allerdings fällt dieser Fehler nun nicht mehr so direkt auf.
Eine wichtige Neuerung ist die Auto-Indizierung, die bereits in SharePoint 2016 vorhanden ist und auch in der modernen Benutzeroberfläche (Modern Experience) von SharePoint Online und SharePoint 2019 zur Verfügung steht. Dieser Mechanismus sorgt dafür, dass die Ansichten von Listen regelmäßig geprüft werden. In Listen mit mehr als 2.500 Elementen wird für Spalten, die in den Ansichten gefiltert und/oder sortiert werden, automatisch ein Index angelegt. Dieser Mechanismus kommt auch zum Tragen, wenn in einer Liste mit vielen Elementen in der Modern Experience eine Sortierung stattfindet. Das klappt aber nur mit Listen und Bibliotheken, die weniger als 20.000 Elemente beinhalten.
Mit Microsoft Access und Power BI Daten aus großen Listen bearbeiten
Darüber hinaus ist das Arbeiten mit großen Listen in der Modern View zu bevorzugen, da diese die Anzeige der Elemente in optimierter Form für den Benutzer bereitstellt als dies in der alten Benutzeroberfläche (Classic Experience) der Fall war. Es gibt folgende Möglichkeiten der Arbeit mit Daten aus großen Listen:
Microsoft Access:
Die Software kann sich direkt mit SharePoint-Listen verbinden, sofern das Access-Services-Feature aktiviert ist.
Microsoft Power BI:
Mit diesem Tool kann auf große Datenmengen, vor allem in Listen, zumindest im Lesemodus zugegriffen werden. Power BI bezieht diese Daten aus SharePoint (Online), die sich dann dort „lokal“ analysieren lassen.
Weitere Artikel zur Blog-Serie:
Gotcha, SharePoint! Limit an Nachschlagespalten in Listenansichten
