Dokumente mit unserer Software-Schnittstelle b.Hub sicher und automatisiert zwischen Pleo und ELO übertragen

Das manuelle Übertragen von Dokumenten und Daten von einem dokumentenverarbeitenden System in ein anderes ist aufwändig und anfällig für Fehler. Manchmal werden Daten auch nicht komplett übertragen.

Mit unsere Software-Schnittstelle b.Hub machen Sie es besser und schaffen eine medienbruchfreie Verbindung zwischen Pleo an ELO. So heben Sie die Weiterverarbeitung und Archivierung von Belegen auf ein neues Level.

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Unsere Software-Schnittstelle b.Hub im Einsatz

Mit der Anbindung von Pleo an die ELO ECM Suite führen Sie Ausgaben, Belege und Buchhaltungsprozesse einfach an einem zentralen Ort zusammen. Alle in Pleo erfassten Belege werden automatisch an ELO übergeben und dort in Ihre bestehenden Freigabe-, Prüf- und Archivierungsprozesse integriert.

So bündeln Sie Belege aus unterschiedlichen Quellen wie E-Mail, Scan oder Pleo in einer gemeinsamen Lösung und schaffen einen durchgängigen, einheitlichen Ablauf für Ihre Buchhaltung.

Bereits in Pleo erfasste Informationen, beispielsweise zu Kostenstellen oder Projekten, stehen auch in ELO für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Doppelte Erfassungen und manuelle Übertragungen entfallen, wodurch Fehler reduziert und Abläufe beschleunigt werden.

Ihre Buchhaltung profitiert von weniger administrativem Aufwand und einer zuverlässigen Verbindung zwischen beiden Systemen. Gleichzeitig behalten Sie alle relevanten Belege zentral in ELO im Blick und schaffen die Grundlage für eine revisionssichere Archivierung sowie die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

Pleo Rechnungen in ELO archivieren

Sie managen Ihre Rechnungsverwaltung über Pleo und möchten Inhalte in ELO archivieren? Hier bietet b.Hub eine sinnvolle Schnittstelle zur Archivierung in der ELO ECM-Suite. Mit einem Managed Service garantieren wir, dass sich die Schnittstelle mit Pleo und ELO entwickelt, sodass sie direkt und in Zukunft funktioniert.

So funktioniert die Pleo Schnittstelle für ELO

Die Integration sorgt dafür, dass freigegebene Belege aus Pleo automatisch in ELO bereitgestellt werden. Relevante Dokumente und Informationen werden sicher übernommen und stehen dort für die weitere Bearbeitung, Freigabe und Archivierung zur Verfügung.

Die Lösung arbeitet im Hintergrund und überträgt neue Belege regelmäßig und zuverlässig. Nach der Übernahme werden diese direkt den passenden Prozessen in ELO zugeordnet. Bestehende ELO-Lösungen wie die Eingangsrechnungsverarbeitung oder die Integration in DATEV werden dabei standardmäßig unterstützt.

Auch individuelle Anforderungen lassen sich problemlos abbilden. Die Zuordnung von Informationen und die Verarbeitungsschritte können flexibel an Ihre bestehenden Abläufe angepasst werden.

In der Middleware zwischengespeicherten Metadaten und Dateien werden 30 Tage nach Abholung durch ELO gelöscht. Dies ist der Zeitraum, für den auch die Verarbeitungsprotokolle für das Betriebsmonitoring und mögliche Nachvollziehbarkeit vorgehalten werden.

Vorteile der Pleo Schnittstelle für die ELO ECM Suite

Medienbruchfreien Datenübertragen beim Belegmanagement zwischen Pleo und ELO

Einfache Weiterverarbeitung und Archivierung

Steigerung der Prozessqualität durch Automatisierung

Kontrolle und Transparenz über den Dokumentenfluss

Weniger manuelle Tätigkeiten, Entlastung der Buchhaltung

Warum mit busitec?

Wir sind Ihr zuverlässiger Sparringspartner

Seit über 25 Jahren Know-how, starke Best-Practices Lösungsmuster

Full-Service Lösungsanbieter: Entwicklung, Infrastruktur, Architektur, UX-Design

Engmaschiges Monitoring und professioneller Support bei der Entwicklung der Lösung und darüber hinaus, damit alles reibungslos funktioniert

Eine Auswahl an Kunden, die erfolgreich Projekte mit uns umgesetzt haben

Dokumentenlebenszyklus von Belegen verwalten

Archivierung automatisieren

b.Hub überwacht regelbasiert Dokumenttypen oder Datensatzdeklaration, überträgt diese automatisch und entlastet dadurch die Quelldatenbank.

Aufbewahrungspflicht erfüllen

Sicherstellen, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht nicht gelöscht werden können.

Individuell
klassifizieren

Sie bestimmen, welche Dokumente und Inhalte in welchem Status, zum Beispiel archiviert, übertragen werden müssen.

Dokumente
unverändert finden

Von der Übertragung bekommen Anwender:innen nichts mit. Die Dokumente lassen sich über die Suche im Quell- oder Zielsystem weiterhin finden.

Managed Service

Wir implementieren die Schnittstelle nicht nur, sondern sorgen dafür, dass sie aktuell bleibt. Auch, wenn sich die verbundenen Tools verändern, bleibt die Verknüpfung dank Managed Service bestehen.

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und b.Hub Pleo Schnittstelle für ELO kennenlernen

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Weitere Fragen zur b.Hub Schnittstelle

Was ist Pleo?

Pleo ist eine digitale Plattform für das Ausgabenmanagement in Unternehmen, die smarte Firmenkarten mit automatisierter Buchhaltung verbindet.

Was ist die ELO ECM Suite?

Die ELO ECM Suite ist eine zentrale Software- und Digitalisierungsplattform für Enterprise Content Management (ECM) und digitales Dokumentenmanagement. ELO leitet sich aus der Bezeichnung „Elektronischer Leitz Ordner“ ab. Die ELO ECM Suite verfolgt eine digitale Dokumentenablage, die den klassischen Aktenschrank ablöst.

Warum ist eine Schnittstelle zwischen ELO und Pleo sinnvoll?

Eine Schnittstelle zwischen beiden Anwendungen hat mehrere Vorteile, dazu zählen:

– Medienbruchfreie Verbindung: Pleo als Erfassungssystem für Ausgaben und die Weiterverarbeitung bzw. Archivierung in ELO
– Entlastung der Buchhaltung: Keine manuelle Pflege notwendig, zentraler Prozess für Dokumente und Belegmanagement
– Minimierung von Fehlern: Keine Copy-Paste-Fehler, die Übertragung gelingt automatisiert
– Effizienzgewinn: Schnellere Verarbeitung von Dokumenten durch praktische Automatisierung

Gibt es weitere b.Hub Schnittstellen?

Ja, neben der Schnittstelle zwischen Pleo und ELO bieten wir auch weitere Verbindungen. Gerne entwickeln wir auf Wunsch auch weitere, individuelle Schnittstellen.

Beispiele für bereits bestehende b.Hub-Schnittstellen sind:

– SharePoint-Dokumente in der ELO ECM-Suite archivieren:
Definieren Sie, welche Dokumente (zum Beispiel nach Dokumentenart) aus Ihren SharePoint-Bibliotheken in Ihr ELO-Archiv übertragen werden sollen. Der Anstoß dazu kann durch verschiedene Trigger erfolgen. Beispiele: Nach Abschluss des Projekts; mit der Vergabe eines bestimmten Werts; nach einer gewissen Zeitspanne; in regelmäßigen Abständen.

– ELO-Dokumenten in SharePoint publizieren:
Publizieren Sie in ELO gespeicherte Dokumente im Intranet. Entweder als Kopie oder als Link auf das ELO-Dokument. Über SharePoint werden dann Suchmöglichkeiten und Berechtigungen definiert.

– Teams-Inhalte in der ELO-ECM Suite archivieren:
In Microsoft Teams entstehen schnell viele Dokumentenquellen, die oft nicht zentral bezüglich Aufbewahrungspflichten geprüft werden. Definieren Sie mit einer Richtlinie, dass geschlossene Teams erst geprüft werden und entscheiden Sie, welche Inhalte inklusive Metadaten aufbewahrungspflichtig sind und somit automatisch in Ihr ELO-Archiv übertragen werden.

– Microsoft-Dynamics-365-Dokumenten in ELO ablegen:
Sie erstellen in Microsoft Dynamics 365 Apps Dokumente, die Sie archivieren möchten? Über b.Hub können diese Rechnungen, Bestellungen oder Angebote automatisiert verschlagwortet in Ihrem ELO-Archiv abgelegt werden.

Was unsere Kunden über die Zusammenarbeit sagen

„Wir schätzen besonders, dass die Kolleg:innen der busitec durch die Bank mitdenken und dabei auch Prozessverbesserungen im Blick haben und nicht nur stumpf Anforderungen aufnehmen und 1:1 umsetzen. Das ist für die Weiterentwicklung des Unternehmens unglaublich viel wert.“

„Ich schätze vor allem die schnelle & unkomplizierte Erreichbarkeit sowie Rückmeldung im Supportfall.“

„An der Zusammenarbeit schätzen wir besonders die Flexibilität und Bereitschaft den Kunden zu unterstützen.“

„Die Kontinuität der Ansprechpartner sowie die gute Reaktion auf Eskalationen.“

„Wir schätzen vor allem die Fachkompetenz und die daraus resultierende gute Beratung.“

„Die Kommunikation zwischen uns und den Ansprechpartnern ist sehr persönlich und freundlich.“

„Wir schätzen insbesondere die Kommunikation auf Augenhöhe, die schnellen Reaktionen und die Zuverlässigkeit.“

Jetzt Pleo und ELO nahtlos verbinden!

Ihr Ansprechpartner für Fragen rund um Microsoft und Co.

„Wir liefern keine Konzepte von der Stange, sondern funktionierende Lösungen.“

Tobias Kortkamp
Leitung Vertrieb Region West

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