Wenn es um die Automatisierung von Prozessen geht, stößt SharePoint irgendwann an seine Grenzen. Vor allem, wenn es komplexer wird. Deshalb sind wir bei den Technologien von Nintex gelandet.

Wenn ich vor einigen Jahren gefragt wurde, warum wir Nintex-Partner sind, dann fiel mir die Antwort sehr leicht: Nintex wertet Workflows und Formulare in SharePoint massiv auf. Ich selbst verwende Nintex, um Workflows und Formulare zu entwickeln. Damit bin ich viel schneller als mit anderen Lösungen. Außerdem kann ich meine Workflows von einem System auf ein anderes System (SharePoint-Server oder Webseite) einfach übertragen.

Die Grenzen von SharePoint bei Workflows

Das Management von Workflows ist ein wichtiges Thema in Unternehmen. Informationen oder Dokumente werden permanent von Abteilung zu Abteilung weiter gereicht. Diese sich wiederholenden Prozesse können manuell und durch individuelle Kommunikation umgesetzt werden – oder man automatisiert alle Schritte mit Hilfe eines Workflows. Die Vorteile: Mehr Effizienz und Konsistenz, geringere Risiken und höhere Produktivität.

Mit dem SharePoint Designer lassen sich einfache Geschäftsprozesse durch Workflows automatisieren. Mit Hilfe von Bausteinen baut man sich seinen Prozess einfach auf intuitive und leicht nachvollziehbare Weise nach. Doch bei komplexen Abläufen, die mehrere Schleifen und Prüfungen erfordern, kommt der SharePoint Designer an seine Grenzen. Ein Beispiel:

„Wenn ein neuer Mitarbeiter eingetragen wird, erstelle ein AD-Konto und trage dem HR-Team automatisch Termine zur Begrüßung und Einführung ein.“

Workflows für komplexe Geschäftsprozesse

Als jemand, der seit fast 15 Jahren mit SharePoint arbeitet, fällt es mir schwer, das zuzugeben: SharePoint ist nicht (mehr) das Zentrum allen Handelns. Will heißen: SharePoint einzusetzen, weil ich damit einfach Workflows abbilden kann, ist nicht immer die richtige Herangehensweise. Viele Geschäftsprozesse finden in anderen Systemen statt. SharePoint dann „künstlich“ einzuführen wäre nicht sinnvoll. Mit zunehmender Anzahl von Cloud-Diensten gibt es neue Herausforderungen und Fragen, die sich im Unternehmen stellen:

– Wie verbinde ich mehrere Cloud-Dienste miteinander?
– Wie sieht es mit „Brücken“ zwischen den „Cloud-Inseln“ aus?

Gerade bei spezialisierten Anwendungen ist das eine Herausforderung, denn Geschäftsprozesse gehen ja oftmals weiter als ein spezialisiertes System. Weitere Fragen, die aufkommen:

– Was passiert, wenn meine neue Anwendung keine Schnittstelle hat?
– Wie kann ich mein Lieblingsautomatisierungstool einsetzen, wenn ich diese Anwendung nicht über einen Webservice ansprechen kann?

Manchmal muss in einer Anwendung einfach nur ein Button zur richtigen Zeit gedrückt werden. Aber dafür extra eine E-Mail zu schreiben, damit das jemand manuell macht? Und überhaupt: Neben der ganzen Automatisierung steht am Anfang immer die Frage, welche Abläufe es im eigenen Unternehmen eigentlich gibt und wie diese ablaufen. Nur so kann ein Potenzial für eine mögliche Automatisierung überhaupt erst erkannt werden.

Die technologischen Stärken von Nintex

Natürlich gibt es weiterhin Nintex Workflow und Nintex Forms für SharePoint – sowohl On-Premises als auch in Office365. Dazu kommt natürlich auch noch Nintex-Mobile. Damit kann ich weiterhin alle Arten von Abläufen innerhalb von SharePoint und Microsoft 365 (ehemals Office 365) automatisieren.

Wenn es aber ums Abbilden von Prozessen geht, die keine Berührung mit SharePoint haben oder um die Verbindung verschiedener Cloud-Dienste, ist die Nintex Workflow Cloud (NWC) genau richtig. Mit ihr steht eine mächtige Workflow- und Formular-Engine zur Verfügung. Die NWC verfügt über viele Konnektoren, die ich auch noch selbst erweitern kann.

Mit Nintex Robotic Process Automation (RPA) lassen sich auch all die Anwendungsfälle bedienen, bei denen es keinen Konnektor oder ähnliches gibt. Damit kann ich Befehle wie „Drücke den Button“ oder „Lade alle Dateien von einem Netzlaufwerk herunter und verschlagworte sie“ ausführen.

Für eine strukturierte Erfassung von Geschäftsprozessen und einen Überblick darüber kann ich Nintex Promapp nutzen. Dabei geht es in erster Linie nicht um Technik, sondern um ein einheitliches, vollständiges und konsistentes Bild. Das Erfassen der Prozesse ist denkbar einfach und folgt keinen wissenschaftlichen Ansprüchen. Durch die Übersicht kann ich erkennen, wie Abläufe in meinem Unternehmen aussehen. Somit habe ich die Chance, Verbesserungspotenziale zu erkennen sowie Risiken in den Prozessen aufzudecken und zu dokumentieren.

Zusammengenommen bieten diese Dinge viel mehr Möglichkeiten als noch vor 15 Jahren, als ich mit Nintex gestartet bin. Die flexiblen Werkzeuge, mit denen sich Geschäftsprozesse auf fast allen Ebenen verbessern lassen, sind der Grund, warum wir Partner von Nintex sind.