Am 31. Juli 2021 wird Microsoft seinen Dienst Skype for Business Online einstellen. Die Empfehlung aus Redmond: Ein Wechsel beziehungsweise eine Migration zu Microsoft Teams. Was sollten Unternehmen wissen, die diesen Wechsel planen?

Ende Juli 2021 wird Skype for Business Online, das Tool für Instant Messaging, Anrufe und Videochats, Geschichte sein. Denjenigen, die es nach wie vor im Einsatz haben, empfiehlt Microsoft bis zu diesem Datum zum Collaboration-Tool Microsoft Teams zu wechseln beziehungsweise zu migrieren. Auf den Produktseiten für Skye for Business verweist Microsoft potenzielle Neukunden schon jetzt nur noch auf Microsoft Teams.

Was gilt bis zum Ende von Skype for Business Online?

Folgende Punkte gelten für bestehende Kunden von Skype for Business Online bis Ende Juli 2021:

1. Skype for Business Online ist bis zum 31. Juli 2021 voll funktionsfähig.
2. Die Übergangsfrist zum Wechsel gilt sowohl für solche Kunden, die Skype for Business in der Cloud nutzen, als auch für solche, die es in einer hybriden Umgebung installiert haben.
3. Bis zum Auslaufen von Skype for Business Online wird sich beim Service nichts ändern. So können Kunden zum Beispiel nach wie vor neue Benutzer zum Tool hinzufügen.
4. Nach Ablauf der Übergangsfrist können Kunden nicht mehr auf den Service von Skype for Business Online zurückgreifen.
5. Skype for Business Online kann auch während der Vorbereitung und der Durchführung des Upgrades auf Microsoft Teams genutzt werden.
6. Das Auslaufen von Skype for Business Online betrifft weder Skype für Endkunden noch Skype for Business Server.

Fürs Telefonieren gilt: Nach der Umstellung auf Microsoft Teams können Firmen ihre lokale Telefonie-Infrastruktur mit dem Verfahren „Direct Routing“ weiterhin nutzen.

Fragen der IT-Governance beim Wechsel von Skype zu Microsoft Teams

Auch wir hatten Skype for Business Online für unsere Kommunikation im Einsatz, bis wir Ende 2016 mit der damaligen Preview-Version von Microsoft Teams die Umstellung begannen. Dabei tauchten folgende Fragen auf, die auch für jedes wechselwillige Unternehmen von Bedeutung sein können. Es sind Fragen der IT-Governance bei Microsoft Teams, die oft vernachlässigt werden:

– Wer im Unternehmen darf neue Teams in Microsoft Teams anlegen?
– Welche Regeln und welche Strukturen sollen bei der Anlage neuer Teams eingehalten werden?
– Wie sollen Teams strukturiert werden? Nach Abteilung, Projekt oder beidem?
– Wie werden geschlossene Teams behandelt?
– Welcher Anteil der internen Kommunikation kann über Microsoft Teams abgebildet werden?
– Wie können Dateien und andere Informationen aus einem Team vor dem Löschen archiviert werden?
– Wie kann Microsoft Teams eine agile Organisationsform unterstützen?

Nach der ersten Testphase hatten wir für einige Monate Skype for Business und Microsoft Teams parallel betrieben. Dabei stellte eine nahtlose Integration die lückenlose Kommunikation im Unternehmen sicher: Chats, die eine Person A über Skype for Business startete, landeten bei einer Person B in Microsoft Teams. Durch dieses Vorgehen stieg nicht nur der Nutzungsgrad von Microsoft Teams kontinuierlich an, sondern auch die Akzeptanz des Tools in allen Abteilungen.

Mit Microsoft Teams ändern sich auch Arbeitsweisen

Unternehmen sollten frühzeitig mit der Migration beginnen, denn: Skype for Business ist nicht gleich Microsoft Teams! Mit der Einführung und Nutzung des Collaboration-Tools werden sich nämlich sowohl die Arbeitsweise als auch das Kommunikationsverhalten im Unternehmen grundlegend ändern.

Für viele ist Microsoft Teams der Einstieg in eine offene und digitale Arbeitswelt. Es schafft einen virtuellen Arbeitsraum, in dem sich Teammitglieder eins zu eins austauschen, Dateien senden und gemeinsam bearbeiten können. Dieses Vorgehen ist oft ungewohnt, weil es Beschäftigte bei ihrer Arbeit immer stärker miteinander vernetzt und dadurch hinderliche Wissenssilos aufgebrochen werden. Mit der Zeit jedoch kann so eine effektivere Zusammenarbeit im Team gelingen, die dem Unternehmen insgesamt nützt.

Seit der Einführung von Microsoft Teams 2017 stieg die Zahl der Nutzer kontinuierlich an. Besonders im Zuge der Corona-Pandemie verzeichnete das Tool einen Wachstumsschub auf rund 115 Millionen Menschen (Stand Oktober 2020), die es täglich aktiv nutzen.