SharePoint – Der Hidden Champion für Digitalisierung, den jede:r hat, aber niemand nutzt

Blog-Beitragsbild: SharePoint - hidden champion

Wenn Sie an SharePoint im Unternehmen denken, haben Sie vermutlich ein modernes, aber sehr chaotisches Netzlaufwerk im Kopf. Genutzt wird es zur Dateiablage oder gar nicht – denken zumindest die meisten Nutzer:innen. 

Was vielen Nutzer:innen nicht bewusst ist: SharePoint ist die Plattform hinter Microsoft Teams.  

Wer also Microsoft Teams im Einsatz hat, nutzt automatisch einen Teil der zahlreichen Funktionen von SharePoint. So ist die Plattform weit verbreitet und steht in vielen Unternehmen bereits zur Verfügung. Genutzt wird das volle Potenzial aber nur selten. 

Das Potenzial von SharePoint wird bei der Digitalisierung und Modernisierung von Prozessen häufig absolut unterschätzt.  

Die Plattform bietet deutlich mehr als nur eine Dokumentenablage. Was weitere Funktionen genau sein können, welche Möglichkeiten und Vorteile durch die Digitalisierung mit SharePoint für Sie entstehen, beleuchten wir in diesem Blog-Beitrag.

SharePoint als Basis Ihrer Digitalisierung nutzen

SharePoint ist in den meisten Unternehmen bereits vorhanden. Viele Unternehmen unterschätzen aber das vorhandene Potenzial und nutzen oft nur Basisfunktionen. Wer weiß, was die Lösung alles kann, vermeidet, dass weitere Anwendungen hinzugekauft werden, die teuer sind, aber Funktionen abdecken, die bereits mit SharePoint erfüllt werden können.  


Screenshot von SharePoint

Die Plattform ist weit mehr als ein Tool für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Richtig genutzt kann sie ein zentraler Pfeiler in der Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse sein.  

Gerade in Kombination mit Low-Code Tools, wie dem Solution Studio unseres Partners skybow, entstehen effiziente und ganzheitliche Lösungen. Doch welche Funktionen machen SharePoint zu einem so kraftvollen Werkzeug der Digitalisierung?

Weniger Workload dank modernen Prozessen

Einer der größten Vorteile der Digitalisierung mit SharePoint liegt in der Möglichkeit, Arbeitsabläufe komplett digital abzubilden. Darüber hinaus können verschiedenste Arbeitsschritte automatisiert werden. Ob einfache Genehmigungsworkflows, gesamte Projekt-Management-Lösungen, komplexe HR-Prozesse oder sensible Finanz-Workflows, SharePoint kann mit Hilfe von Low-Code Tools angepasst werden, um Aufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. 

Dabei können die digitalen Prozesse an die in Ihrem Unternehmen gelebten Prozesse angepasst werden. Das Tool passt sich also an Ihre Prozesse an – nicht umgekehrt. Manuelle Aufgaben entfallen, die Fehlerquote wird reduziert und Prozesse sind transparenter. Ein echter Effizienzgewinn für Ihr Unternehmen – egal ob einfache oder komplexe Arbeitsabläufe.

Bleiben Sie in Ihren Daily Tools

Mitarbeiter:innen arbeiten bereits täglich in den verschiedenen Tools der Microsoft 365 Suite wie beispielsweise Teams, Outlook, Planner, OneNote, Word. 

Das ist ein Vorteil, denn hier kennen sich alle Nutzer:innen aus und sind in ihrer gewohnten Umgebung. Warum sollte man sie jetzt auf ein neues Tool umsteigen lassen? Ein Wechsel ist mit SharePoint nicht notwendig. 

SharePoint ist nahtlos in andere Microsoft 365-Anwendungen integriert. Was genau heißt das?

Sie können alle in SharePoint gebauten Lösungen direkt in Microsoft Teams nutzen.  
Aus den Lösungen können Mitteilungen und Erinnerungen an Ihr Team automatisch via Teams Message oder E-Mail geschickt werden.  
Entstehende Aufgaben in Prozessphasen werden automatisiert als To Do in den Microsoft Planner Ihres Teams eingetragen.  
Es können ganz einfach Word- und/oder PDF-Dokumente aus erfassten Daten erstellt werden.  

Dabei ist die hier genannte Liste der Integrationen in die M365 Suite nur beispielhaft und könnte noch mit vielen weitere Möglichkeiten erweitert werden. 

Teamwork ist Dreamwork

Eines der Kernelemente von SharePoint ist die Kollaboration. Teams können in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Informationen teilen und auf Ressourcen zugreifen, egal wo sie sich befinden. SharePoint Sites bieten einen zentralen Ort für Teams, um Dateien zu speichern, Aufgaben zu verwalten und wichtige Termine im Blick zu behalten. 

So entsteht in SharePoint ein wichtiger, zentraler Sammelpunkt für jegliche Daten und Dokumente. Diese sind immer und überall, auch von Mobilgeräten, leicht zugänglich. Teammitglieder verfügen stets über alle Informationen und wissen um den Status von Prozessen. SharePoint schafft mehr Transparenz und fördert die Zusammenarbeit im Team.

Prozesse wachsen mit Ihnen

Egal wie groß Ihr Unternehmen oder Ihre Prozesse in der Zukunft werden, SharePoint-Lösungen passen sich an Sie an. Prozesse können von einer unbegrenzten Anzahl an User:innen genutzt werden. Es besteht nicht die Gefahr, dass SharePoint-Lösungen irgendwann nicht mehr zum Unternehmen passen könnten.

Gehen Sie auf Nummer Sicher

Mit fortschrittlichen Sicherheitsfeatures wie Datenverlustprävention, Verschlüsselung und umfassender Zugriffssteuerung stellt SharePoint sicher, dass Unternehmensdaten geschützt sind. Es unterstützt die Einhaltung von Branchenstandards und gesetzlichen Anforderungen, was es zu einer vertrauenswürdigen Plattform für Unternehmen jeder Größe macht. 

Von der Theorie zur Praxis: Fallbeispiele für SharePoint-Anwendungen

In der Theorie bietet SharePoint zahlreiche Funktionen zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Besonders durch die Erweiterung mit einem Low-Code Tool entstehen effiziente Prozesse und individuelle Softwarelösungen für Ihr Unternehmen. 

Dabei ist es aber häufig schwierig die ersten Prozesse für die Digitalisierung mit SharePoint auszuwählen. Im Unternehmen gibt es meist zahlreiche Arbeitsabläufe, die modernisiert werden sollten.  

Daher möchten wir Ihnen Inspirationen von bestehenden SharePoint-Lösungen und Case Studies unseres Partners skybow empfehlen, an denen zum Teil wir von busitec mitgewirkt haben und auch eigene Projekte vorstellen:

Auditmanagement-Software für einfachere und zuverlässigere Auditprozesse. 
CAPEX Approval Workflow für die Freigabe unterschiedlichster Beschaffungsmaßnahmen im Unternehmen. 
Der Produktentwicklungs-Tracker für den gesamten Entwicklungsprozess mit allen Phasen und Genehmigungen. 

Grundsätzlich gilt: 
Prozesse, die immer nach einem bestimmten Muster oder Standard verlaufen, können hervorragend mithilfe von SharePoint digitalisiert und automatisiert werden. Selbes gilt für papier- bzw. dokumentenbasierte Arbeitsabläufe, wie z. B. Genehmigungsprozesse.  

Sie haben schon einen Prozess im Kopf, den Sie mit SharePoint modernisieren möchten?  

Sprechen Sie unverbindlich und kostenfrei mit uns. Wir beraten Sie gerne.

Von der Praxis zur Umsetzung: Modernisieren Sie Ihre Prozesse mit SharePoint

Es lässt sich zusammenfassen, dass SharePoint deutlich mehr als nur ein Tool für das Dokumentenmanagement ist. Die Plattform ist eine umfassende Lösung zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen.  

Besonders die zahlreichen Möglichkeiten zur Automatisierung und zur Einbindung der M365-Software Tools bringt verschiedenste Vorteile mit, die kaum eine andere Standard-Software bieten kann. Darüber hinaus wird mithilfe von SharePoint Ihr gelebter Prozess digitalisiert. Das Team muss sich kaum anpassen, das Onboarding ist einfach und der Change-Prozess lässt sich schnell umsetzen.  

Wer SharePoint nur als Ersatz für Netzlaufwerke nutzt, verpasst eine bedeutende Gelegenheit zur digitalen Transformation und verschwendet vorhandene Ressourcen. Machen Sie den ersten Schritt Richtung moderner Prozesse mit SharePoint.

Dieser Blog-Beitrag entstand in Kooperation mit unserem Partner skybow. Gastautor war Sebastian Schneider.

Sebastian Schneider

CEO und Geschäftsführer, skybow AG


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