Case Study
Kund:innen von BabyOne erhalten die Vielzahl an Produkten entweder in einem der zahlreichen Fachmärkte oder ortsunabhängig über den Online-Shop. Die Digitalisierung wird aber nicht nur mittels des Onlineshops, sondern auch in Bezug auf die internen Prozesse vorangetrieben.
Durch die Unterstützung unseres busitec-Teams in einem früheren Projekt konnte die digitale Lösung ELO for DATEV für die Automatisierung des Rechnungsmanagements erfolgreich bei BabyOne eingeführt werden. Im zweiten Schritt der Zusammenarbeit lag nun der Fokus auf der Digitalisierung des Vertragsmanagements.
In dieser Case Study konnten folgende Ziele für unseren Kunden BabyOne erreicht werden:
Digitale Transformation
Bei der Digitalisierung des Vertragsmanagements wurde zuvor bereits ein digitales Tool verwendet, das intern jedoch nicht auf genügend Akzeptanz stieß. Ziel war es, dass ein digitales Tool ermöglicht, alle Verträge und ggf. weitere Inhalte zu verwalten und die Mitarbeiter auch tatsächlich (fast) alle Verträge dort ablegen und keine zweite Ablage mehr in klassischen Papier-Ordnern genutzt wird. Das bisherige System erfüllte nicht alle Anforderungen, um das Ziel zu erreichen.
Diese Case Study zeigt, wie mit ELO Contract das Vertragsmanagement von BabyOne auf ein neues Level gehoben wurde und wie die busitec GmbH dabei unterstützt hat.
Herausforderungen und Entscheidung für ELO Contract
In Zusammenarbeit mit der busitec GmbH konnte in einem vorigen Projekt mit der Einführung von ELO for DATEV der Rechnungs- und Eingangsrechnungsbereich automatisiert werden. BabyOne kannte daher bereits die Vorteile der ELO ECM Suite.
Dabei handelt es sich um ein modulares System für verschiedene Fachbereiche, um dokumentenzentrierte Prozesse zu optimieren und von praktischen Schnittstellen zu profitieren.
Die Herausforderung bestand nun darin, auch das Vertragsmanagement effizient zu digitalisieren. Das aktuelle System bot in der Praxis nicht den gewünschten Mehrwert. Der Anspruch war nun ein schnelles, einfaches und modernes System zu finden, welches alle Verträge digital verwahrt und nutzerfreundlicher ist.
Dafür kam ELO Contract in Betracht, denn die Benutzeroberfläche war durch den Einsatz von ELO for DATEV bereits bekannt und Mitarbeitende an den Umgang gewöhnt. Beide Lösungen sind Bestandteile des einheitlichen ELO ECM-Systems.
Einführung von ELO Contract als ideale Lösung
Um klar zu definieren, was mit einem neuen System erreicht werden soll, hatte sich bei BabyOne ein Projektteam zusammengefunden. Es bestand aus Personen verschiedener Fachbereiche, die selbst in ihrem Arbeitsalltag häufig mit der Lösung arbeiten werden und unterschiedliche Anforderungen und Blickwinkel mit einfließen lassen konnten.
Zusammen mit dem Team der busitec GmbH wurde im nächsten Schritt geprüft, ob die Standardlösung ELO Contract die definierten Anforderungen erfüllt oder zusätzliche Individualisierungen notwendig sind. Im Entscheidungsprozess half das Skizzieren verschiedenster Use Cases dabei, diese Frage zu beantworten.
Das Fazit war, dass ELO Contract fast alle Funktionen vollumfänglich erfüllte und keine Individualentwicklung, lediglich kleinere Anpassungen notwendig waren. Weil ELO for DATEV in der Finanzbuchhaltung bereits genutzt wurde, war das Basis-System – die ELO ECM Suite – vorhanden und konnte durch den weiteren Baustein – ELO Contract – einfach ergänzt werden. Somit war die Migration einfach und schnell umsetzbar.
Branche
Franchiseunternehmen – Händler für Baby- und Kleinkindprodukte
Über BabyOne
BabyOne ist ein Familienunternehmen mit Sitz in Münster. Das Franchiseunternehmen wird mittlerweile in zweiter Generation geführt und hat es sich zur Aufgabe gemacht, Familien glücklich zu machen. BabyOne bietet nicht nur in mehr als 100 Fachmärkten in Deutschland, Österreich und der Schweiz, sondern auch online Produkte für Babys und Kleinkinder an.
Vorteile von ELO für das Vertragsmanagement
Durch die Einführung profitiert BabyOne von vielen Optimierungen, wie z. B. schnellere und einfachere Prozesse.
Dokumentenmanagement mit ELO verbessern:
Projektdauer der Implementierung und Zusammenarbeit
Als Erweiterung der vorhandenen ELO Infrastruktur gelang die Implementierung von ELO Contract in etwa 6 Wochen. Schließlich waren viele Grundstrukturen vorhanden und nur wenige Anpassungen erforderlich.
Durch die bereits bestehende positive Zusammenarbeit, den engen Austausch und die klare Definition der Anforderungen konnte das Projekt in gewohnter Atmosphäre und in kürzester Zeit umgesetzt werden.
Von Vorteil für BabyOne waren außerdem die bekannte Benutzeroberfläche und die Tatsache, dass man sich nicht mit einem komplett neuen System vertraut machen musste.
„Mit ELO for DATEV haben wir unser Rechnungsmanagement digitalisiert und das zusammen mit der busitec erfolgreich umgesetzt. Für uns war es ein logischer Schritt dann auch das Vertragsmanagement mit ELO im selben System umzusetzen: Wir wollten eine Lösung, die mehrere Dokumententypen und Inhalte verwalten kann – und das haben wir erreicht.“
Fazit: Vertragsmanagement automatisiert und Fortsetzung der Digitalisierungsreise
Nun können bei BabyOne alle Verträge in ELO archiviert werden und auch Personen, die nur selten mit der Lösung interagieren, sind dankbar eine einheitliche und gewohnte Oberfläche anzuwenden. Die Einführung von ELO Contact für das Vertragsmanagement führte damit zu der Akzeptanz im Unternehmen, die beim vorigen System fehlte. Fristen werden pünktlich eingehalten und Verträge als Vorlage eingesetzt.
Ausblick und weitere Schritte
Zum Ende des Projekts nutzte BabyOne ELO noch nicht vollumfänglich, sondern vordergründig als Ablage für Dokumente und Verträge. In Zukunft ist es allerdings vorgesehen nicht nur die finale Archivierung und den andauernden Zugriff auf Inhalte zu ermöglichen, sondern von Anfang an den kompletten Weg der Dokumente in ELO abzubilden.
Vor dem Hintergrund der E-Rechnungspflicht seit Januar 2025 ist das ein großer Schritt hin zur vollständigen Digitalisierung.
Wir sind gespannt auf die weitere Digitalisierungsreise von BabyOne und freuen uns darauf, auch bei weiteren Projekten ein zuverlässiger Wegbegleiter zu sein.
