Case Study
Die GELSENWASSER AG wurde 1887 im Ruhrgebiet zunächst als Wasserversorger gegründet. Heute ist Gelsenwasser ein mittelständisches Unternehmen mit Fokus auf eine nachhaltige Infrastruktur. Als Partner und Experte für Kommunen, Industrie und Gewerbe bietet sie Dienstleistungen für die Trinkwasser- und Energieversorgung sowie Abwasser an.
In dieser Case Study konnten folgende Ziele für unseren Kunden Gelsenwasser erreicht werden:
Ausgangslage: Eingangs- und Bearbeitungsprozess der Anfragen zu Löschwasserbescheinigungen sollen optimiert werden
Bei Bauanträgen, z. B. für die Planung von neuen Gebäuden, die Erweiterung von bestehenden Immobilien oder einer Sanierung, wird im Zuge der Bauantragsstellung meist eine Löschwasserbescheinigung benötigt. Diese lässt sich über Versorgungsunternehmen einholen und ist wichtig, damit im Brandfall die Möglichkeit zur Wasserversorgung für den Einsatz der Feuerwehr gegeben ist. Liegt die bauliche Maßnahme im Netzgebiet der GELSENWASSER AG, wird dieser Nachweis durch Gelsenwasser erstellt.
Bevor das LöschwasserauskunftPortal in Zusammenarbeit mit der busitec GmbH entwickelt wurde, wurden Anfragen an Gelsenwasser auf verschiedenen Wegen gestellt: Beispielsweise per Telefon, Post, Fax oder E-Mail. Das machte den Prozess zeitintensiv und aufwändig.
Auch die Erstellung der Löschwasserauskünfte verlief zuvor vollständig manuell. Denn in Zwischenschritten mussten z. B. verschiedene Programme genutzt, Dokumente gedruckt, unterschrieben und postalisch versendet werden. Ziel der GELSENWASSER AG war es deshalb, diesen Prozess zu vereinheitlichen und zu digitalisieren, um deutlich schneller Löschwasserauskünfte erstellen zu können.
Weitere Optimierungsziele durch die Digitalisierung der Auskunft:
Mitarbeiter:innen
> 1.700
Branche
Wasser-, Abwasser-, Gas- und Stromversorgung, Chemiepark-Management, Dienstleistungen Infrastruktur, erneuerbare Energie, digitale Netze
Über Gelsenwasser
Das Unternehmen erzielte 2023 einen Umsatzerlös von über 4.000 Millionen Euro. Die AG baut auf ein großes Netzwerk, das aus über 80 Partnerunternehmen besteht.
Herausforderungen und Lösungsfindung: Die Entwicklung eines Portals für die Löschwasserauskunft
Als eine Haupt-Herausforderung wurden die verschiedenen Möglichkeiten zur Anfrage der Beauskunftung identifiziert. Ein erster Verbesserungsvorschlag des Fachbereichs bestand ursprünglich darin, dass alle Anfragen über ein Sammel-Postfach per E-Mail abgewickelt werden sollen.
Damit Abläufe ganzheitlich digitaler werden, entschied sich Gelsenwasser im weiteren Verlauf dazu, den gesamten Bearbeitungsprozess standortübergreifend zu vereinheitlichen. Deshalb fiel die Entscheidung auf die Entwicklung eines Portals, um weitere Synergie-Effekte realisieren zu können. Benötigte Daten, wie u. a. aus dem GIS (Geographisches Informationssystem), lassen sich dadurch beispielsweise dank integrierter Schnittstellen direkt beziehen. Außerdem werden Medienbrüche vermieden, da Dokumente online über die Plattform ausgestellt, freigegeben sowie dem Antragsteller zugesendet werden können.
Folgende technischen Maßnahmen wurden als Anforderung definiert und entsprechend im Projekt zusammen mit busitec realisiert:
Mit der Digitalisierung der Prozesse durch das LöschwasserauskunftPortal erhalten Kunden die Beauskunftung im Idealfall am gleichen Tag der Anfrage.
Vorteile der Anwendung:
Warum busitec: Das Vertrauen in bestehende zuverlässige Zusammenarbeit
Die GELSENWASSER AG hat bereits bei technisch ähnlich gelagerten Projekten erfolgreich mit der busitec GmbH zusammengearbeitet. Das Portal sollte auf Grundlage der Microsoft Power Platform erstellt werden.
Deshalb war klar, das LöschwasserauskunftPortal gemeinsam zu realisieren und vom Know-how und der Expertise von busitec zu profitieren.
Fazit zur Zusammenarbeit mit busitec und erfolgreiche Projektumsetzung: Entwicklung eines LöschwasserauskunftPortals
Die GELSENWASSER AG war mit der Zusammenarbeit und dem Ergebnis der busitec GmbH hoch zufrieden. Ein Erfolgsgarant des Projekts bestand darin, dass ein Standardprozess und daraus eine Standardanwendung erfolgreich definiert und mit dem Portal realisiert werden konnte.
Die Entwicklungsphase des Portals dauerte nur wenige Monate. Mit dem Go-Live des Portals wurden bereits 90 bis 95 Prozent der Anfragen erfolgreich bearbeitet. Mittlerweile wurden bereits über 1.200 Vorgänge über das System abgewickelt.
Die Durchlaufzeiten konnten deutlich reduziert werden, sodass Antragssteller teilweise noch am selben Tag die gewünschte Auskunft erhalten. Ein großer Pluspunkt ist dabei auch die Nutzerfreundlichkeit, sowohl auf Kunden- als auch auf Mitarbeitendenseite.
Im Nachgang des abgeschlossenen Projekts wird das Portal um Nuancen weiterhin angepasst, wenn bei der Nutzung Verbesserungsvorschläge identifiziert werden. Eine hilfreiche Anpassung war beispielsweise die Integration einer Historie, sodass Mitarbeitende auch ohne Unterstützung der busitec GmbH die Abfolge von Bearbeitungsschritten durch Mensch und Maschine erkennen können.
Das Portal lief von Beginn an stabil und erfüllte alle unsere im Voraus definierten Anforderungen. Dass Anfragen nun einheitlich über das Portal laufen, ist für uns und unsere Kunden ein hoher Effizienzgewinn.