Wie mit dox42 die Dokumentenerstellung auf internationaler Ebene automatisiert werden kann

Ein international agierendes Fertigungsunternehmen für industrielle Kühlung stand vor der Herausforderung die vorhandene automatische Dokumentenerstellung zu verbessern und diese dadurch effizienter zu gestalten. Das betraf insbesondere die Generierung von komplexen Dokumenten, zu denen beispielsweise Verträge, technische Datenblätter sowie Leistungsdiagramme gehörten.

Die Schwierigkeit bestand darin, dass Zeit im Verzug war, um wichtige Deadlines einzuhalten und ein geplantes Go-Live in China umsetzen zu können, wo sich ein Fertigungswerk des Unternehmens befindet. Laut eines SAP-Partners würde der Aufwand für die Implementierung der Dokumente vermutlich 500 Tage beanspruchen. Dieser geschätzte Zeitaufwand wäre jedoch zu lang gewesen, um das Projekt planmäßig erfolgreich abzuschließen.

In dieser Case Study zeigen wir, wie das Unternehmen durch die Zusammenarbeit mit der busitec GmbH und der Entscheidung für die Lösung dox42 das Projekt in rasanter Geschwindigkeit realisieren konnte. Die zuvor zeitkritisch zu erreichende Deadline wurde erfolgreich eingehalten.

Herausforderungen und Entscheidung für dox42

Das Unternehmen hatte die große Aufgabe, verschiedene Dokumente wie Angebote, Leistungsdiagramme, technische Datenblätter, Zertifikate und mehr zu erstellen. Allein der Aufbau dieser Dokumente sollte laut Prognose des SAP-Partners über 500 Tage dauern. Angesichts des geplanten Go-Lives in der Region APAC innerhalb eines Jahres war dies jedoch keine akzeptable Option, da durch den langen Prozess eine wichtige Frist nicht einhaltbar gewesen wäre. Das Fertigungsunternehmen entschied sich für eine schnelle Umsetzung mit busitec, durch die Nutzung der Dokumentengenerator-Lösung dox42.

Die Bestandsaufnahme und Vorgehen

Vor der Implementierung eines passenden Tools galt es zu prüfen, welche Lösungen bei dem Kunden bereits im Einsatz waren. Dadurch konnten wir mit einem Proof of Concept sicherstellen, dass der Dokumentengenerator dox42 den gestellten Anforderungen entspricht und die Lösung für das ansonsten bestehende Zeitproblem ist.

Die Begebenheiten zeigten sich wie folgt:

Die Lösung mit dox42 und erfolgreicher Projektabschluss

Zu Beginn der Zusammenarbeit wurde busitec damit beauftragt, bei der Einrichtung der Umgebung zu unterstützen. Dazu zählten die Verbindung mit der SharePoint Online-Umgebung und Entra ID.

Durch die Arbeit mit busitec konnte ein schnellerer Prozess für die Projektumsetzung erreicht werden, als es mit einer anderen Software prognostiziert wurde. Die Zeitersparnis mit busitec durch den Einsatz von dox42 war enorm. Statt der geschätzten 500 Tage, gelang der Projektabschluss innerhalb eines Jahres . Die kritische Deadline wurde nicht überschritten, sondern vor Plan eingehalten.

Schwierigkeiten wie ein bestehender technischer Fehler, ließen sich ebenfalls beheben. Die schnelle Reaktion und Unterstützung von busitec spielten eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Lösung des Problems.

Der Kunde war derart zufrieden mit dox42, dass der Dokumentengenerator nicht nur für das Projekt im Asien-Pazifik-Raum nützlich war, sondern im Anschluss auch für die Dokumentenerstellung von Projekten in Amerika eingesetzt wurde.

Der Dokumentengenerator dox42 zeichnet sich durch eine leichte Bedienbarkeit aus. Außerdem gehörte zur Zusammenarbeit mit der busitec eine Einführung, sodass Mitarbeitenden der Umgang mit dem neu eingeführten Tool einfach gelingt und Veränderungen in der Arbeitsweise intuitiv umsetzbar sind. Die entsprechenden Arbeitskräfte senden über die Schnittstelle von SAP einfach Anfragen ab und erhalten dann automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ihre Dokumente im Checkpoint-Ordner bereitstehen.

Warum mit busitec?

Als langjähriger dox42-Partner ist busitec ein idealer Ansprechpartner. Die Lösung hat busitec schon bei vielen Kund:innen implementiert. Wie auch diese Case Study zeigt, ist der Einsatz in der Praxis erprobt und sicher. Wir wissen, wie Unternehmen mit Hilfe dieses Tools von zahlreichen Verbesserungen profitieren.

Zudem ist busitec-Geschäftsführer Henning Eiben von dox42 zum Expert ernannt worden. Das gilt auch für busitec Senior Consultant Stefan Große Dütting, der ebenfalls als dox42 Expert zertifiziert wurde. Damit zeichnet das Wiener Unternehmen Personen von Partner:innen und Kund:innen aus, die ein besonders hohes dox42-Know-how aufweisen und andere bei dem idealen Einsatz von dox42 unterstützen.

Der Service und die Leistungen von busitec überzeugten das Unternehmen. Die schnelle Kommunikation und die lösungsorientierte Arbeitsweise von busitec waren entscheidend für den Erfolg des Projekts. Durch den direkten Kontakt mit busitec und deren enge Verbindung zu dox42 konnten Probleme schnell behoben werden.