Referenzbericht - Vertragsmanagement bei einer Fluggesellschaft

Referenzbericht Vertragsmanagement – alle Verträge eingecheckt

Vertragsmanagement bei der Germania Fluggesellschaft mbH

Der Kunde

Die Germania Fluggesellschaft ist eine der traditionsreichsten deutschen Airlines: Seit mehr als 30 Jahren starten jährlich Millionen von Passagieren an Bord der markanten grün-weißen Flugzeuge in die Ferien, zu Freunden und Verwandten oder in europäische Metropolen.

Das Streckennetz der Airline umfasst aktuell rund 140 internationale Destinationen in Europa, Nordafrika sowie in Westasien. Die Flotte der Germania umfasst aktuell 22 Flugzeuge.

Die Herausforderung

Die Germania Fluggesellschaft fliegt mehr als 140 Reiseziele an und beschäftigt über 600 angestellte Pilotinnen, Piloten und FlugbegleiterInnen. Mit der Größe des Unternehmens wachsen auch die Menge an papierbasierenden Dokumenten und beteiligten Instanzen im Informationsmanagement-Prozess mit. Wenn etwas historisch gewachsen ist, muss es jedoch nicht so bleiben. Mit einer Veränderung sollen interne Prozesse optimiert und somit auch die Wettbewerbsfähigkeit weiter gesteigert werden.

Die relevanten Vertragsdokumente bei Germania wurden bisher sowohl in elektronischer Form im Dateisystem als auch in Papierform an unterschiedlichen Stellen des Unternehmens abgelegt und verwaltet.

Hervorgerufen durch das starke Wachstum der Germania in den letzten Jahren und ein damit erhöhtes Aufkommen von Vertragsunterlagen zeigten sich regelmäßig folgende Herausforderungen im Unternehmen:

  1. Recherche nach Vertragsdokumenten sehr zeitaufwendig
  2. Vollständigkeit und Aktualität von Unterlagen schwer feststellbar
  3. Kein durchgängiges Berechtigungskonzept für den Zugriff auf Vertragsunterlagen
  4. Keine systematische Beachtung von Kündigungs-, Verlängerungs- und Änderungsfristen

b.EAM

Mit der Verwendung des b.EAM (busitec ELO Ablagemanager) wird die Vertragsmanagement-Lösung durch eine zentrale Instanz für die Anwendung definierbarer und komplexer Ablageregeln erweitert. b.EAM, auf ELO-Standards basierend, agiert serverseitig und ist somit unabhängig von dem eingesetzten ELO-Client. Zusätzlich ermöglicht die Erweiterung die Anbindung von externen Datenbanken und Webservices. Mit b.EAM werden individuell konfigurierbare Bearbeitungsschritte erstellt, die regelbasiert und automatisiert ablaufen:

  • Dokumentenablage und –referenzierung nach Aktenplan
  • Ordner anlegen und verschlagworten
  • Berechtigungen setzen
  • Verschlagwortungen ergänzen
  • Stichwortlisten ergänzen
  • Werte in externe Datenbanken schreiben
  • Workflows starten / weiterleiten

Die Lösung

Mit dem Rollout eines dynamischen Vertragsmanagements werden alle Verträge nun systematisch in ELO abgelegt. In der übersichtlichen Ablagestruktur findet man die benötigten Verträge über mehrere Ansichten. Die Verträge und der zugehörige Schriftverkehr sind im Aktenplan einfach auffindbar, dem Vertragspartner zugeordnet oder je nach Anforderung auch nach Vertragsart sortiert. Vertragsrelevante E-Mails können zusätzlich mit einem Klick über Outlook in ELO abgelegt und den Vertragspartnern automatisch zugeordnet werden. Alle Abteilungen greifen flexibel und standortübergreifend über den Web-Client auf ihre Verträge zu. Weiterhin können nun Dokumentenvorlagen und die Stammdaten der Vertragspartner zentral verwaltet werden.

Der Nutzen

Vor, während und nach der Einführung steht auch der Anwender im Fokus. Mit stetigem Anwendersupport und -schulungen wird eine hohe Anwenderzufriedenheit erreicht. Somit basieren auch zukünftige Erweiterungen auf einer hohen Nutzer-Akzeptanz.

  • Einfache und vollständige Ablage aller Vertragsdokumente in elektronischer Form
  • Umsetzung einer einheitlichen Ablagesystematik
  • Schnelle Recherche nach Vertragsunterlagen anhand von Metadaten oder Dokumentinhalten
  • Anwendung eines definierten, transparenten und komplexen Berechtigungssystems
  • Systematische Verwaltung aller Vertragsfristen

Unsere Rolle im Projekt

Innerhalb der Lösungseinführung übernehmen wir die

  • Konzeption und Beratung,
  • Installation und Konfiguration,
  • Dokumentation und Schulung (Anwender & Administratoren),
  • Projektleitung,
  • Support und Wartung im Regelbetrieb.

Außerhalb des Projektes „Vertragsmanagement mit ELO“ unterstützen wir die Germania Fluggesellschaft mbH als vielseitiger Berater. Dies gilt für die Einsatzmöglichkeiten von ELO als auch systemunabhängig für die erfolgreiche und nachhaltige Umsetzung von Enterprise Content Management (ECM) Lösungen.

Der Ausblick

Nutzenmaximierung durch konsequenten Ausbau von ELO. Nach der erfolgreichen Umsetzung der Vertragsmanagement-Lösung wird ELO auf weitere Bereiche ausgebaut um Nutzenpotentiale auszuschöpfen. Hierzu gehören mitunter die digitale Personalakte, Reisekostenbelegerfassung und Eingangsrechnungsverarbeitung. Weiterhin wird der ELO-Ausbau die Anbindung zusätzlicher Branchenanwendungen, wie beispielsweise AIMS (Airplane Information Management System) oder AMOS (Aircraft Maintanance Operations System), beinhalten.



 

„Mit dem ELO Vertragsmanagement haben wir alle Vertragsfristen fest im Blick.
In einem einheitlichen System, das allen Abteilungen Zugriff auf ihre Verträge ermöglicht.
Mit der busitec GmbH haben wir einen kompetenten ELO Partner gefunden, der uns versteht und somit die Zusammenarbeit immens erleichtert.“
Jan Papenfuß,<br />
Director Process Management and IT<br />
Jan Papenfuß,
Director Process Management and IT
Germania Fluggesellschaft mbH

Zahlen und Fakten

  • Branche: Fluggesellschaft
  • Destinationen: 140
  • Projektende: 2014
  • Anzahl ELO Arbeitspläze (Stand 2014): 40

 

Eingesetzte Lösungen:

  • Vertragsmanagement mit ELO
  • b.EAM (busitec ELO Ablagemanager)

Eingesetzte Module:

  • ELOprofessional 9.1  elo_prof