Referenzbericht - Prozessportal im Facility Management

Referenzbericht Prozessportal – Transparenz für Prozesse

Durch das Portal noch näher am Kunden

STRABAG Property and Facility Services

STRABAG Property and Facility Services ist der Komplettdienstleister rund um die Immobilie und mit 10.800 Mitarbeitern einer der führenden Immobiliendienstleister Europas. Das Leistungsportfolio umfasst Real Estate Management (mit den Leistungen Property Management und Corporate Solutions, Flächenmanagement, An- und Vermietung  sowie Wohnungseigentums- und Sondereigentumsverwaltung), Technisches Facility Management (insbesondere Gesicherte Energieversorgung und Höchstverfügbarkeit), Bauen im Bestand und Infrastrukturelles Facility  Management.  Das Unternehmen bewirtschaftet Bürogebäude und Hotels ebenso wie Immobilien mit spezieller Gebäudeausstattung und technisch höchsten Anforderungen wie beispielsweise Rechenzentren oder Netzknoten.

In Deutschland gehört STRABAG Property and Facility Services zu den Branchenführern und garantiert mit 165 Standorten in sechs Regionen und zwei Störungsmanagement-Centern eine flächendeckende Präsenz. In Ungarn ist das Unternehmen Marktführer, in weiteren zehn zentral-und osteuropäischen Ländern ist es operativ vertreten.

Zielsetzung und Realisierung

Unternehmensorganisation und Aufgabenbereiche von STRABAG Property and Facility Services erfordern zahlreiche Arbeitsanweisungen und Prozesse. Um hier eine durchgängig hohe Qualität der Leistungen zu gewährleisten, ist in den vergangenen Jahren die prozessorientierte Ausrichtung für das Unternehmen zunehmend in den Fokus gerückt. Ein durchgängiges Prozessmanagement mit vollständig definierten Produktionsprozessen und systematischen Kontrollen ist die Grundlage für die Leistung von STRABAG Property and Facility Services sowie für die Steuerung ihrer Subdienstleister. Es ist somit entsprechend wichtig für das Qualitätsmanagement und das Management des Unternehmens.

Der modulare Aufbau der Unternehmensprozesse erlaubt es, diese nach individuellen Vorgaben und Kundenanforderungen einzusetzen. Die Zielvorgabe für die busitec GmbH lautete, das Prozessmanagement mithilfe von IT-Lösungen zu unterstützen und zu optimieren, damit STRABAG Property and Facility Services noch schneller auf veränderte Anforderungen reagieren kann.

Daraus konkretisierte sich die Idee zur Entwicklung eines Prozessportals, mit dem sich alle wesentlichen Kern- und Nebenprozesse abbilden lassen. Das Portal ist somit als digitales Prozesshandbuch zu verstehen. Die von Modellierern in ARIS designten Prozesse werden in das Portal importiert und in einer Weboberfläche benutzerfreundlich dargestellt. Die Mitarbeiter an der Basis können so sehen, welche Tätigkeiten im Rahmen ihrer Arbeit anfallen und in welchem Kontext des Gesamtablaufs sie stehen. Zusätzlich pflegen Redakteure direkt im Portal Dokumente wie Tätigkeitsbeschreibungen oder Schnittstellenbeschreibungen und News. Das Portal lässt sich zudem personalisieren, sodass Prozessinformationen auf die eigene Position beschränkt werden können, um eine zu hohe Informationsflut zu vermeiden. Besonders  hervorzuheben ist die angepasste Darstellung der Prozessbeschreibung: Abhängig von der Zielgruppe und der Region, bekommt der Anwender die jeweils für sein Szenario gültigen Informationen und Dokumente dargestellt.

Flexibilität und volle Transparenz

Alle Mitarbeiter können jederzeit und von jedem Standort aus das Prozessportal nutzen. Die gesamte aktuelle Dokumentation ihrer Aufgaben ist hier abgelegt. Darüber hinaus kann jeder Mitarbeiter über ein einfaches Formular im Prozessportal Optimierungsvorschläge einreichen, um die aktuellen Prozesse weiter zu verbessern. Somit werden die Nutzer in die Lage versetzt, aktiv in die Prozessgestaltung einzugreifen und ein Feedback an die Prozessdesigner zu geben. Diese profitieren ihrerseits von dem spezifischen Prozesswissen der Mitarbeiter.

Das technische Fundament

Die busitec GmbH hat das Projekt unter Einsatz von .NET-Technologien auf Basis einer eigenen Datenbank realisiert. Die ARIS-Informationen über die Prozesse werden regelmäßig importiert. Darüber hinaus sind News, beispielsweise über Prozessänderungen, direkt im Prozessportal zu pflegen. Tätigkeitsbeschreibungen und andere Dokumentationen sind zunächst in einem CMS verwaltet worden. Inzwischen läuft diese Funktionalität über eine Eigenentwicklung, sodass die Lösung unabhängig von Zusatzprodukten zum Einsatz kommt.

Fazit

Nach erfolgreicher Einführung des Prozessportals haben die Mitarbeiter, z. B. Servicetechniker, die Möglichkeit, sich umgehend darüber zu informieren, wie bestimmte Dienstleistungen bei den Endkunden zu erbringen sind. Durch die Nutzung mobiler Endgeräte für das Informationsmanagement wird jeder Mitarbeiter unverzüglich über Änderungen in den Arbeitsabläufen informiert und kann entsprechend schnell seiner Tätigkeit nach den aktuellsten Standards nachkommen.

 


STRABAG AG

„Dank der Einführung des Prozessportals war es uns möglich, die Abläufe zu verbessern und damit Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.“
Udo Czech, Prozessmanager,
Udo Czech, Prozessmanager,
STRABAG Property and Facility Services


Zahlen und Fakten

  • Firmengründung: 2008
  • Mitarbeiterzahl: 10.800


Eingesetzte Module:

  • Visual Studio 2005
  • NHibernate
  • NAnt
  • NDoc
  • NUnit
  • Infragistics


Schnittstellen Anbindungen:

  • ARIS Toolset
  • Screenshotverwaltung
    (Eigenentwicklung)


Nutzen Prozessportal:

  • Transparenzerhöhung
  • Qualitätsverbesserung
  • Fehlerreduktion
  • Prozessoptimierung
  • Effizienzsteigerung
  • Zeit- und Kostenersparnisse