Referenzbericht - Eingangsrechnungsverarbeitung mit ELO

Referenzbericht Eingangsrechnungsverarbeitung – der FMO startet durch

Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung mit ELOprofessional

Der Flughafen Münster/Osnabrück – On-Board-Perspektive

Der Flughafen Münster/Osnabrück (FMO) zählt zu den 22 internationalen Verkehrsflughäfen in Deutschland. Seit seiner Gründung im Jahre 1966 hat er sich schnell zu einem der wichtigsten Wirtschaftsfaktoren der Region entwickelt. Heute beschäftigt der FMO ca.1.600 Mitarbeiter vor Ort sowie weitere rund 500 Mitarbeiter in der FMO-Group. Die rund sieben Millionen Menschen aus dem Einzugsgebiet nutzen das vielseitige Angebot an Touristik-, Linien- und Low-Cost-Flügen rund um die Uhr, denn die Maschinen starten und landen hier im 24-Stunden-Betrieb.

Wie im Flug vergeht bereits die Anfahrtszeit zum FMO: Er zeichnet sich durch eine exzellente Verkehrsanbindung aus und ist somit auf kurzen Wegen zu erreichen. Am Flughafen erwartet die Passagiere ein umfassendes Dienstleistungspaket sowie ein kompetenter und freundlicher Service. Eine wichtige Rolle spielen dabei die Partner des FMO: Airlines, Touristik-
unternehmen, Reisebüros und andere Dienstleister. Sie alle haben Anteil an seinem Erfolg.

Motivation & Herausforderung

Die Motivation zur Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung beim Flughafen Münster/Osnabrück war klar formuliert: Der papierbasierte interne Rechnungsfluss sollte transparenter, effizienter und gleichzeitig moderner werden.

Ein wichtiges Kriterium war, den Lebenszyklus jeder Rechnung leicht dokumentieren und recherchieren zu können. Im Ergebnis sollte die neue digitale Lösung mehr Qualität, größere Zuverlässigkeit, kürzere interne Durchlaufzeiten und damit ein höheres Tempo im Zahlungsverkehr bringen.

Bis zur Einführung der digitalen Lösung wurden die Rechnungen beim FMO über die interne Hauspost an die zuständigen Fachbereiche zugestellt. Die Papierdokumente enthielten eingeschränkte Informationen, die auf einer Anlage handschriftlich notiert waren. Eine fehlende Standardisierung im Rechnungsumlauf erschwerte häufig die genaue Vorgangszuordnung und die fachbereichsbezogene Zustellung. Die fehlenden Informationen führten dazu, dass nicht immer alle Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort waren. Aus den notwendigen kaufmännischen und technischen Freigaben der Rechnungen durch verschiedene Kostenstellenverantwortliche resultierten zum Teil lange Liegezeiten in den Fachbereichen. Dadurch kam es zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Anfragen.

Deshalb hat die Unternehmensleitung die Herausforderung „Digitalisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung“ angenommen und die busitec GmbH mit der Entwicklung und Einführung einer entsprechenden Lösung beauftragt.

Konzeption & Umsetzung

Zur optimalen Projektkonzeption führte die busitec GmbH zunächst einen Workshop mit allen betroffenen Mitarbeitern des FMO durch. Die Beschreibung des genauen Bedarfs der Abteilungen war Ziel des Pflichtenheftes. Darauf aufbauend hat busitec ein komplettes Umsetzungsszenario erstellt, das den Weg von der ersten Planung bis zur erfolgreichen Einführung der digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung präsentiert.

Die busitec GmbH übernahm das komplette Projektmanagement von der Konzeption über die Implementierung bis hin zur Dokumentation. Auf die Installation folgten die Optimierung des Benutzerkomforts sowie alle notwendigen individuellen Anpassungen durch einen First-Look mit Key-User. Anschließend erhielten alle Pilotanwender des FMO umfassende Schulungen, um die Fähigkeiten von ELO kennen und nutzen zu lernen. Denn: Ein Produkt kann nur gut sein, wenn man weiß, was es kann.

Der anschließende Pilotbetrieb brachte beste Ergebnisse und mündete in einen bis heute erfolgreichen Produktivbetrieb. Dieser Erfolg wird noch gesteigert: Der Ausbau der Nutzung auf weitere Mitarbeiter des FMO ist bereits geplant.

Projektergebnis

Der digitale Eingangsrechnungsworkflow made by busitec hat die Bearbeitung von Eingangsrechnungen effektiv umgestaltet. Das Ergebnis: Bei der Bearbeitung der Kreditorenrechnungen kann der FMO jetzt voll durchstarten. Vom Posteingang bis zur Bezahlung profitiert der Flughafen von Transparenz und Informationsgewinnen. Eine weitere organisatorische Veränderung geht mit dem Projekt einher: Ab sofort erfasst eine zentrale Poststelle alle Eingangsrechnungen. Sobald der Workflow gestartet ist, werden alle Personen, die in den Prozess involviert sind, über ihre
Aufgabe informiert und können diese zeitnah bearbeiten. Das Ergebnis: Statt Wartezeiten sind jetzt Punktlandungen zu verbuchen.

Anbindung an SAP R/3

Um die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung nahtlos in das Alltagsgeschäft zu integrieren und die Effizienz der täglichen Arbeit zu steigern, war die Anbindung von ELO an vorhandene Systeme notwendig. Der Flughafen Münster/Osnabrück setzt SAP R/3 als ERP-System ein. Dieser wichtige Faktor wurde in den Prozess der digitalen Rechnungseingangsbearbeitung einbezogen. ELO greift auf Daten aus SAP R/3 zu und überführt die Verschlagwortungsdaten der jeweiligen Dokumente. Dadurch werden regelmäßig die aktuellsten Daten übernommen und zugleich Redundanzen und doppeltes Erfassen vermieden. Die Mitarbeiter können Rechnungen zusammengefasst und als Zahlmappen weiter bearbeiten. Alle Rechnungen laufen nach der Digitalisierung zur Buchhaltung und in den Einkauf. Die Rechnungsfreigabe wird erleichtert, da sie im Bestellprozess des SAP-Systems bereits sauber definiert ist. Durch die zentrale Bearbeitung werden Zeit und Kosten gespart.

Ausblick

Der FMO denkt über die Digitalisierung des Vertragsmanagements sowie die Einführung der digitalen Personalakte nach. Zudem sind für die busitec GmbH zwei weitere spannende Projekte beim FMO im Gespräch: die Archivierung aller durch das SAP-System generierten Belege und der mögliche Einsatz des DocXtractors. Damit haben FMO und busitec gemeinsam die Route für ein langfristiges Ziel navigiert: die Ablösung des Papierarchivs des Flughafens zugunsten von mehr Automatisierung, Transparenz und Prozessqualität.



Flughafen Münster Osnabrück

„Der gesamte Prozess der
Eingangsrechnungsbearbeitung gestaltet sich sehr viel effizienter und hat enorm an Qualität gewonnen.“
Markus Gertken,<br />
Leiter Controlling<br />
Markus Gertken,
Leiter Controlling
Flughafen Münster/Osnabrück

Zahlen und Fakten

  • Firmengründung: 1966
  • Mitarbeiter FMO-Gruppe: 1900
  • Projektstart: 2008
  • Anzahl Elo Arbeitspläze: 50

Angebundene Systeme:

  • SAP R/3 4.7

Ausblick:

  • Vertragsmanagement mit ELO
  • Digitale Personalakte mit ELO

Eingesetzte Module:

  • ELOprofessional  elo_prof

Projektbesonderheiten:

  • Anbindung an SAP R/3
  • Rechnungseingangsprozess
  • Eingangsrechnungsworkflow
  • Automatisierung von Zahlmappen