Referenzbericht - Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung

Referenzbericht Rechnungsverarbeitung – automatisch den Erfolg steigern

Ein Dokumentenmanagementsystem für den Verkehrsverbund Rhein-Ruhr (VRR)

Im Verkehrsverbund Rhein-Ruhr (VRR) organisieren viele Partner gemeinsam den Nahverkehr in einem der größten Ballungsräume Europas. Die Städte und Kreise, die lokalen Verkehrsunternehmen und die Eisenbahnverkehrsunternehmen arbeiten Hand in
Hand, damit die Kunden ein abgestimmtes Bus- und Bahnangebot vorfinden.

Dem in Gelsenkirchen ansässigen VRR sind 27 kommunale Verkehrsunternehmen und zurzeit 6 Eisenbahnverkehrsgesellschaften sowie 26 Kommunen angeschlossen.

Motivation & Entscheidung

Die Bearbeitung der Eingangsrechnungen bis zur Verbuchung war in der Vergangenheit beim VRR ein langwieriger Prozess und mit viel Laufarbeit verbunden. Auf einem Kontierungsformblatt mussten alle notwendigen Unterschriften für die Rechnungsfreigabe gesammelt werden. Das Kontierungsformblatt durchlief dabei mehrere Abteilungen und wurde abschließend durch die Buchhaltung von Hand in Diamant verbucht.

In der Vergangenheit war dadurch nicht selten der Aufenthaltsort des Kontierungsformblattes zeitweise unbekannt, was zu Verzögerungen bei Zahlungsläufen führen konnte. Das gab den Impuls für erste Überlegungen zur Digitalisierung und Automatisierung dieses Prozesses.

Projektziel

Dementsprechend war die beschleunigte Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Rahmen eines Workflows zur Einhaltung von Skontofristen neben der revisionssicheren, papierlosen Archivierung ein wichtiges Ziel der Einführung von ELOprofessional.

Um diese Vorgabe zu erfüllen, sollte die Eingangsrechnungsverarbeitung für alle Mitarbeiter optimiert und das Skonto von möglichst vielen Rechnungen gezogen werden. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen 98 Prozent aller Eingangsrechnungsworkflows nach fünf Tagen abgeschlossen sein.

Als flexible und optimale Lösung bot sich der Einsatz des ELO4SharePoint – DMSAccess-Aufgaben-Webparts an, eines Moduls von ELO4SharePoint –  er Schnittstelle zwischen ELO und dem Microsoft-Office-Sharepoint-Server. busitec passte das Webpart so an, dass alle Sachbearbeiter des VRR Rechnungen über das Intranet sowohl sachlich und fachlich als auch preislich freigeben können.

Da die Sachbearbeiter jedoch nur unregelmäßig mit der Rechnungsfreigabe arbeiten, werden sie automatisch per Mail über neu  Aufgaben benachrichtigt und gelangen über einen Link in der Mail auf das ELO4SharePoint-Webpart.

Für das Prozesscontrolling hat busitec ein E-Mail-Eskalationsmanagement für laufende Eingangsrechnungsworkflows eingesetzt, das in definierten Stufen Bearbeiter von ELOAufgaben an notwendige Freigaben erinnert und Verantwortliche wie Abteilungsleiter oder die Buchhaltung benachrichtigt. Ferner kann der aktuelle Stand der Workflows und Rechnungen über einen Bericht visualisiert werden, der auf Basis der ELO-Datenbank mit den SQL-Server-2005-Reporting-Services erstellt wurde.

Ein weiteres Projektziel war die Unterstützung einer einfachen Kontrollmöglichkeit im Zuwendungsmanagement. Als Lösung hat busitec ein Eskalationsmanagement für eingegangene Fördermittel entwickelt. Das Zuwendungsmanagement des VRR wird in regelmäßigen Abständen über Restgelder aus Zuwendungen, beispielsweise des Landes NRW, informiert und gegebenenfalls daran erinnert, dass nach Ablauf einer definierten Frist nicht verwendete Finanzmittel zurückgezahlt werden müssen.

In einem zweiten Projekt wurde der dem Eingangsrechnungsprozess vorhergehende Bestellvorgang auf Basis eines ELO-Workflows realisiert. Mithilfe einer von busitec entwickelten Formularseite im SharePoint kann jeder Sachbearbeiter Bestellungen in die Wege leiten, die zur Freigabe z. B. automatisch an den jeweiligen Abteilungsleiter weitergeleitet werden. Nach
der Buchung über ein busitec-Modul in Diamant durch das Controlling wird durch den zentralen Einkauf abschließend die Bestellung ausgelöst.

Was die Zukunft bringt

Aufgrund der guten Erfolge der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung hat sich der VRR für eine workflowgesteuerte Lösung zur Erfassung, Archivierung und automatischen Verteilung der gesamten Eingangspost entschieden.

Damit die gesamte Verwaltung des VRR die Vorteile von ELO nutzen kann, werden noch 2010 alle Arbeitsplätze mit einer ELO-Lizenz ausgestattet.

Zur Steigerung der Mobilität von Abteilungsleitern und Vorstand bei der Recherche nach Verträgen und anderen Dokumenten ist auch der weitere Ausbau von ELO4SharePoint im Intranet geplant.

 


 

Verkehrsverbund Rhein-Ruhr

„Durch die Einführung der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung wurde der Prozess vom Posteingang bis zur Buchung in der Finanzbuchhaltung durchschnittlich von 14 Tagen auf bis zu zwei Stunden verkürzt.“
Herr Weiß,<br />
Projektleiter<br />
Herr Weiß,
Projektleiter
Verkehrsverbund Rhein-Ruhr

Zahlen und Fakten

  • Firmengründung: 1980
  • Mitarbeiter (stand 2009): 169
  • Projektstart: 2008
  • Anzahl ELO Arbeitsplätze (Stand 2009): 44

Eingesetzte Module:

  • ELOprofessional  elo_prof 
  • ELO4SharePoint

Projektbesonderheiten:

  • Diamant-Anbindung
  • ELO4SharePoint
  • Rechnungseingangsprozess