Referenzbericht - Einführung Dokumentenmanagementsystem

Referenzbericht – automatisch den Erfolg steigern

Ein Dokumentenmanagementsystem für AMADA

Der AMADA Konzern

Der AMADA Konzern ist einer der weltweit größten Maschinen- und Werkzeughersteller für die Blechbearbeitung und gehört somit zu den führenden Unternehmen der Branche.

AMADA bietet ein umfassendes Werkzeugmaschinenprogramm für die Schneid-, Stanz-, Biege- und Lasertechnologie mit modularen Automationskonzepten, umfangreichen Service-Leistungen, Softwareanwendungen und einem reichhaltigen Werkzeugangebot. Das deutsche Tochterunternehmen, die AMADA GmbH, ist in Haan bei Düsseldorf ansässig.

Hier organisiert das Unternehmen seine gesamte Verwaltung, inklusive des technischen Supports und der Außendienststeuerung in Deutschland und Europa. Für praktische Vorführungen steht Kunden und Mitarbeitern ein eigens eingerichteter Showroom zur Verfügung.

Motivation & Entscheidung

Lagerplatz ist wertvoll und steht nur begrenzt zur Verfügung. Neben dem zentralen Dokumentenlager wurden bei AMADA Dokumente ebenfalls dezentral in Aktenschränken der jeweiligen Abteilung verwaltet. Aufgrund des hohen Dokumentenaufkommens bei AMADA erschöpften sich bald die Lagermöglichkeiten und die Schränke platzten aus allen Nähten. Dies war nicht zuletzt eine Folge der häufigen Duplizierung von Dokumenten und Ablage des selben Dokumentes in unterschiedlichen Ordnern und physischen Orten. Um diesem Problem effizient zu begegnen, fasste die Unternehmensleitung den Entschluss, ein digitales Dokumentenmanagement einzuführen.

Nach einer umfassenden Evaluierungsphase entschied man sich für das ECM-System ELO, das neben der Archivierung von Dokumenten – dank eigenem Workflow-Modul –über die Möglichkeit zur Prozessautomatisierung verfügt. Besonders wichtig für die Entscheidungsfindung bei AMADA war die dezentrale, flexible Einsetzbarkeit des Systems.

Projektziel

Schnell wurde der Entschluss gefasst, im ersten Schritt direkt einen Großteil der Abteilungen anzubinden – von der Buchhaltung, der EDV und dem Vertrieb bis hin zum Service- Bereich. Als besonders wichtig galt hier, das Kopieren und Verteilen von Papierdokumenten zukünftig durch die digitale Abbildung und durch logische Kopien bzw. Referenzen von Akten und Dokumenten abzulösen und somit ein zeitraubendes Szenario zu beenden: Bisher mussten Mitarbeiter Kopien manuell erstellen und diese anschließend im ganzen Unternehmen zu Fuß verteilen.

Um die automatische Archivierung von Dokumenten aus der Warenwirtschaft AS/400 sicher zu stellen, war die Anbindung der AS/400 über COLD unerlässlich. Somit werden sämtliche erzeugten Dokumente automatisch in die digitale Kundenakte einsortiert und stehen jeder Abteilung direkt zur Verfügung. Im Rahmen des Eingangsrechnungsprozesses werden die eingehenden Rechnungen in Papierform zunächst mit einem Barcode-Aufkleber, der eine fortlaufende Nummer enthält, versehen. Anschließend werden die Rechnungen im Rechnungseingangsbuch (AS/400) erfasst bzw. gebucht, eingescannt, automatisch indiziert und archiviert. Anhand der fortlaufenden Nummer können die Rechnungen der entsprechenden Buchung zugeordnet werden. Die Rechnungsprüfung erfolgt papierlos über einen elektronischen Workflow, an dessen Ende die Erstellung von Zahlungsmappen aus der AS/400 bzw. der Cash-Management-Software COTEL stehen. Um weitere Standorte an den Prüfungsworkflow mit anzubinden, steht die Anwendung auch über Terminalserver zur Verfügung.

Weiterhin können beliebige Dokumente, ob gescannte, E-Mails, eingehende Faxe oder Dateien vom Filesystem an eine Lieferanten- oder Kundenakte angehängt werden.Kundendokumente können zum Kunden selbst, zu einem Kunden-Vorgang oder zu einer Maschine abgelegt werden. Schließlich werden bestimmte Dokumentarten, wie zum Beispiel Kontoauszüge, Zahlungsbelege oder Prüfprotokolle, im Archiv abgelegt.

Langzeitarchivierung

Alle archivierten Dokumente werden zusätzlich auf einmal-beschreibbaren WORMBändern manipulationssicher abgelegt. Das gesamte System wurde umfangreich dokumentiert (Verfahrensdokumentation) und so ausgelegt, dass eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft die Revisionssicherheit bestätigt hat.

Höchster Nutzen: … endlich mehr Raum für das Wesentliche

Dokumentenlager und Aktenschränke gehören heute bei AMADA der Vergangenheit an. Im Rahmen der Planung eines neuen Firmengebäudes wurden daher keine expliziten Lagerplätze mehr berücksichtigt. Kunden und Lieferantenakten werden jetzt nur noch elektronisch gepflegt. Neben der Platzersparnis haben sich die Suchzeiten drastisch minimiert, ebenso wie die Bearbeitungszeiten für die manuelle Ablage, das Kopieren und Verteilen von Dokumenten. Jetzt bleibt endlich wieder mehr Zeit für die wesentlichen Kernaufgaben. Dank der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung kann jede Rechnung jetzt zeitnah bearbeitet und somit Skonto gezogen werden.

Finden statt Suchen

Mit den umfangreichen und flexiblen Suchfunktionen in ELO lassen sich Dokumente erheblich schneller auffinden. Neben der Indexsuche und der Volltextsuche besteht auch die Möglichkeit zur Vordefinition von festen Suchanfragen. Vorgänge gewinnen somit an Transparenz und können schneller nachvollzogen werden. In der Folge hat sich ebenfalls die Service-Qualität erhöht, da telefonische Anfragen von Kunden und Lieferanten jetzt schneller beantwortet werden können. Ein Klick, und die Zufriedenheit steigt!



Hätten wir geahnt, dass wir solch große Einsparungen erzielen, wäre die Entscheidung
für das ECM-System ELO schon früher gefallen“
Andreas Tänzer,<br />
IT-Leiter,<br />
Andreas Tänzer,
IT-Leiter,
AMADA

Zahlen und Fakten

  • Firmengründung: 1973
  • Mitarbeiter (Stand 2011): 6.340
  • Projektstart: 2008
  • Anzahl ELO Arbeitsplätze (Stand 2011): 69

Eingesetzte Module:

  • ELOprofessional   elo_prof
  • ELO Lotus Notes Mail-Anbindung
  • ELO Click & View
  • AWELOS Barcode
  • ELO Backup Server
  • ELO PCOLD und Kofax Virtual Rescan

Projektbesonderheiten:

  • Anbindung Warenwirtschaft AS 400
  • Rechnungseingangsprozess
  • Langzeitarchivierung