Nintex, Spezialist für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, hat mit Nintex Analytics ein Tool zur Workflow-Analyse gelauncht. busitec-CEO und Nintex Virtual Technical Evangelist (vTE) Henning Eiben gibt erste Einblicke.

Vorbemerkung: Nintex Analytics ist das Nachfolger-Produkt von Nintex Hawkeye und in der Enterprise-Version von Nintex enthalten.

Henning, als vTE und „Nintex Enthusiast“ beschäftigst du dich mit den neuesten Entwicklungen bei Nintex. Worum handelt es sich beim neuen Tool Nintex Analytics?

Nintex Analytics ist eine Plattform, mit der Unternehmen auf Workflow-Auswertungen verschiedenster Art über sämtliche Plattformen von Nintex hinweg zentral zugreifen können. Das gilt sowohl für die Nintex Workflow Cloud, Nintex Workflow in Office 365 als auch für Nintex Workflow „On-Premises“ für SharePoint 2013 und neuere Versionen. Für die Online-Plattformen lassen sich die Daten direkt einbinden, für Nintex Workflow für SharePoint On-Premises müssen dafür separate Komponenten eingerichtet werden, die die Daten zu Nintex Analytics übermitteln.

Was kann Nintex Analytics im Vergleich zu Nintex Hawkeye besser?

Nintex Hawkeye war eine gute Lösung, um sich einen Überblick über die eigenen Workflows zu verschaffen oder auch, wofür sie verwendet werden. Da hier – technisch gesehen – Microsoft Power BI als Basis diente, war das Look-and-feel nicht so integriert und benutzerfreundlich. Die Oberfläche wirkte somit zum Teil recht nüchtern und sehr technisch. Die neue Oberfläche ist nun deutlich aufgeräumter und von ihrer Bedienung her stringenter.

Nintex Analytics gibt auch Auskunft über die Performance von Workflows. Was sind Indikatoren (KPIs) einer guten Workflow-Performance?

Interessante Kennzahlen für die Workflow-Performance sind:

– die durchschnittliche Laufzeit von Workflows
– die Anzahl erfolgreicher und fehlerhafter Workflows
– die Anzahl der Ausführungen von Workflows

Was kann man anhand der Laufzeit von Workflows herausfinden?

Mit der Laufzeit von Workflows lässt sich gut erkennen, wie schnell die kürzeste Ausführung war, wie lange die längste Ausführung gedauert hat und wie lange der Workflow im Durschnitt läuft. Somit kann man bewerten, ob es sich zum Beispiel bei einer langen Ausführungsdauer eher um einen Ausrutscher handelt oder ob das regelmäßig passiert. Die Ausführungszeit könnte aber auch ein Hinweis darauf sein, dass ein Workflow gegebenenfalls überarbeitet werden sollte, um ihn schneller zu machen.

Was bringt die Gegenüberstellung erfolgreicher und fehlerhafter Workflows?

Mit den Indikatoren über die prozentuale Verteilung von erfolgreichen und nicht erfolgreichen Workflows kann man erkennen, wie fehleranfällig ein Workflow ist. Dafür kann es sehr viele Ursachen geben, wie etwa unzuverlässige Drittsysteme, die angebunden werden. Aber auch fehlerhafte Eingaben durch Benutzerinnen und Benutzer. Letzteres würde sich gegebenenfalls mit einer verbesserten Benutzerführung reduzieren lassen. Das zuerst Genannte mit einer robusteren Anbindung von Systemen.

Wozu dient die Angabe über die Zahl ausgeführter Workflows?

Die Anzahl der Ausführungen von Workflows ermöglicht es, die ersten beiden Werte – also „durchschnittliche Laufzeit“ sowie „erfolgreiche und fehlerhafte Workflows“ genauer zu bewerten. So sind Verbesserungen bei sehr häufig ausgeführten Workflows potenziell schneller sichtbar und vermitteln schneller einen Erfolg.

Gibt es sonst noch Faktoren, die mit Nintex Analytics überprüft werden können?

Ja, es gibt noch weitere Dinge, die man mit Hilfe von Nintex Analytics ablesen kann:

– Wie viele Workflows sind regelmäßig im Einsatz?
– Wie viele Actions werden per Workflow typischerweise verwendet?
– Welche Actions werden wie oft verwendet?

Dies ist in Bezug auf die Abrechnung interessant, denn damit lässt sich das Abonnement auf den individuellen Bedarf anpassen.

Henning, vielen Dank für die ersten Einblicke in das neue Tool.