Seit einigen Wochen arbeiten wir vornehmlich im Homeoffice. Mobiles Arbeiten ist für uns aber schon seit jeher selbstverständlich. Heute geben euch unsere Mitarbeiter*innen einen Einblick in die Tools und Technologien, die ihnen die Arbeit von daheim erleichtern und Remote-Arbeit sicher machen.
Homeoffice, Remote-Arbeit, Remote Work, mobiles Arbeiten, Telearbeit. Diese Begriffe sind derzeit so aktuell wie wohl noch nie zuvor. Arbeiten im Homeoffice bedeutet im Grunde für alle das gleiche: Der Schreibtisch im Büro wird gegen den in den eigenen vier Wänden eingetauscht. Die lieb gewonnen Kolleginnen und Kollegen sind gefühlt meilenweit entfernt und es kommt vereinzelt zu Gefühlen der Abgetrenntheit und Isolation. Ein Unterschied besteht jedoch darin, mit welchen Tools und Technologien Firmen Remote-Arbeite bewerkstelligen. In diesem Artikel zeigen wir euch, wie wir das tun, was wir nutzen und warum wir es nutzen.
Mobiles Arbeiten mit Microsoft Intune
Device Management
„Alle Clients sind bei uns Hybrid Azure AD Joined (HAADJ) oder Azure AD Joined (AADJ). Dies ermöglicht uns, mit Microsoft Intune zentral von überall auf der Welt aus Software für die User zur Verfügung zu stellen und Konfigurationsrichtlinien auf die Devices zu verteilen. Gleichzeitig können wir über das Azure-Portal den jeweiligen Status der Devices kontrollieren, ob zum Beispiel die Software installiert oder eine Richtlinie angewendet wurde.
Der Vorteil einer Software-Verteilung mit Microsoft Intune ist: Die Devices beziehungsweise Mitarbeiter*innen müssen sich nicht im Unternehmensnetzwerk (physisch beziehungsweise über VPN befinden, um die Richtlinien (analog zu On-Prem-Group-Policy-Objects oder entsprechende Software zu bekommen. Die wird einfach übers Internet heruntergeladen.“
Matthias, System-Admin
Mobiles Arbeiten mit Microsoft Teams
Telefonie
„Neben den allgemeinen Funktionen, wie Chat oder Video-Konferenzen, verwenden wir Microsoft Teams ja auch zum Telefonieren. Bei Microsoft Teams habe ich keine einzige Sekunde darüber nachgedacht, ob ich mein Telefon umleiten muss oder ob ich für Kunden und Partner im Homeoffice wohl telefonisch erreichbar bin. Das ist ja alles inklusive. Einfach den Rechner hochfahren und ich bin unter meiner normalen Nummer sofort erreichbar. Genauso verhält es sich mit Gruppennummern. Das hat überhaupt keine Zeit gekostet, weil wir sowieso schon über Microsoft Teams telefonieren.“
Henning, CEO
Social Collaboration
„Microsoft Teams ist für mich ein Allround-Tool für die Zusammenarbeit im Team. Bis vor einem Jahr kannte ich es selbst noch nicht, nutze es mittlerweile aber sehr gerne, auch wegen der Möglichkeit, sich per Video auszutauschen und Besprechungen zu planen. Ich bin ja einer von denen, die mit On-Premise-Technologie und mit der Kultur der lokalen Laufwerke groß geworden sind. Mit Microsoft Teams wurde mir klar, dass es keinen Sinn macht, Dateien und Dokumente unserer gemeinsamen Marketing-Projekte auf zwei separaten lokalen Laufwerken vorzuhalten. Dank Microsoft Teams haben wir beide Zugriff auf alle Dateien, die wir brauchen, und arbeiten gemeinsam daran. Für mich ein großer Vorteil, gerade für die Arbeit im Homeoffice.“
David, Marketing
Mobiles Arbeiten mit der ELO ECM Suite
Dokumentenmanagement
„Wenn ich irgendwelche Unterlagen einsehen will, dann gehe ich einfach ins ELO-Archiv. Am besten über den Web-Client. So kann ich alle Akten und Dokumente eines bestimmten Schriftverkehrs einsehen. Ich muss dafür nicht im Büro sein und Aktenordner aus einem Schrank ziehen. Die Recherche in Unterlagen kann ich von überall aus durchführen, standortunabhängig und flexibel.“
Henning, CEO
Mobiles Arbeiten mit Billomat und ELO
Finanzbuchhaltung und Archivierung
„Für mich in der Finanzbuchhaltung ist es kein Problem, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Aufgrund unserer technischen Ausstattung kann ich meinen Aufgaben, unter anderem in den Bereichen Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie Zahlungsverkehr, uneingeschränkt nachgehen. Für das Erstellen und Verwalten von Rechnungen verwenden wir die cloudbasierte Software Billomat. Die Rechnungen landen zur Archivierung dann in unserem ELO-System, wo sie auch automatisiert verschlagwortet werden.“
Natalie, Backoffice und Finanzbuchhaltung
Mobiles Arbeiten mit HRworks
Personalmanagement
„Unser komplette Personalablage und Planung der Interviews laufen schon lange digital ab. Dafür nutzen wir HRworks, die ELO ECM Suite und MS Teams. HRworks ist über den Browser aufrufbar, weshalb unsere Mitarbeiter*innen damit standortunabhängig und jederzeit arbeiten können, das heißt Urlaub beantragen, Krankmeldungen einreichen, Reisekosten abrechnen oder Dokumente wie Lohnabrechnungen oder Zeugnisse einsehen. Mit HRworks habe ich das komplette Personalmanagement inklusive Bewerbermanagement in einem Tool vereint, das erleichtert mir die tägliche Arbeit.“
Daniela, Backoffice und Human Resources
Mobiles Arbeiten mit Microsoft Dynamics 365
Sales Management
„Unser gesamter Vertriebsprozess wird über Microsoft Dynamics 365 abgebildet. Darauf kann ich über alle Geräte zugreifen, daher war der Wechsel ins Homeoffice für mich keine technische Herausforderung. Die Zusammenarbeit im Sales-Team klappt über Microsoft Dynamics 365 auch sehr gut, da jeder einen Einblick in den aktuellen Stand hat.”
Patrick, Vertrieb
Mobiles Arbeiten mit Azure DevOps
Agiles Projektmanagement
„Durch Azure DevOps haben alle Teilnehmer*innen einen gemeinsamen Überblick über den Projektstand und die persönlichen Aufgaben. Der Quellcode wird zentral verwaltet, kann online eingesehen und verwendet werden. Die Online-Lizenzen von Visual Studio und Microsoft Office 365 ermöglichen den Download und die Nutzung aller notwendigen Werkzeuge. Jeder geeignete Computer – auch der Private – kann in kurzer Zeit in einen Entwickler-PC verwandelt werden, und das weltweit! Aus diesen Gründen ist Remote-Arbeit für mich kein Problem.“
Frank, Entwickler
Mobiles Arbeiten mit Yammer
Internes soziales Netzwerk
„Yammer nutzen wir seit vielen Jahren. Mit der Zeit hat es als internes soziales Netzwerk etabliert. Unsere Unternehmensnews werden zentral darüber kommuniziert. Dafür gibt es offizielle Gruppen, denen alle Mitarbeiter*innen angehören und die so keine Neuigkeiten verpassen, egal wo sie sich befinden. Auch die Yammer-App ist hierfür gut geeignet. So habe ich gleich Zuhause alle Änderungen im Zusammenhang mit der Corona-Krise mitbekommen und konnte mich darauf frühzeitig einstellen. Weitere Interessensgruppen (zum Beispiel zum Austausch zu bestimmten Technologien oder auch private Kleinanzeigen) sind dann eigenständig entstanden. Die Möglichkeit, auch bei offiziellen Unternehmensbekanntmachungen Funktionen wie Likes, Kommentare und GIFs zu nutzen, begrüße ich sehr, da dann ein offener Austausch entsteht.“
Irina, Marketing
