Der schillernde Begriff Employee-Experience-Plattform zeigt: Einzelne technologische Insellösungen, vom klassischen Intranet bis zu Collaboration-Tools, werden zukünftig stärker zusammengefasst. Microsoft Viva ist die Antwort auf diese Entwicklung. Unsere Einschätzung zur neuen Plattform.

Die grundlegenden Anforderungen an Intranets klassischer Prägung haben sich in den letzten Jahren prinzipiell nicht verändert. Was sich verändert hat, sind die technologischen Möglichkeiten und die Bandbreite an Funktionalitäten.

Angesichts dieser Veränderungen steigt bei Organisationen der Bedarf an Lösungen, die die Menschen in den Mittelpunkt stellen – indem sie beispielsweise die Unternehmenskultur greifbarer machen, den Zugang zu Wissen vereinfachen und das Wohlbefinden von Mitarbeitenden fördern. Analyst*innen beziffern die jährlichen Ausgaben für diese neu entstehende Produktkategorie der Employee-Experience-Plattformen (EXP) auf 300 Milliarden US-Dollar. Mit Microsoft Viva bietet Microsoft jetzt erstmals ein integriertes System für die Employee Experience.

Bei Microsoft Viva handelt es sich nicht um neue Technologie. Es ist das Bemühen von Microsoft zu demonstrieren, was mit schon vorhandenen Technologien und Tools alles möglich ist, sprich diese in Microsoft Teams zu integrieren. Aus diesen vier Modulen besteht Microsoft Viva:

– Viva Connections
– Viva Learning
– Viva Insights
– Viva Topics

Die Module greifen Elemente und Funktionen anderer Microsoft-Tools auf.

Microsoft Viva Connections: Intranet-Integration in Microsoft Teams

Viva Connections soll ein Intranet schaffen, das in Microsoft Teams eingebettet ist. Getreu dem Motto: Ein Tool für alles. Die Viva-Connections-App soll individuell anpassbar sein und Beschäftigten sämtliche Informationen aus dem Unternehmen zur Verfügung stellen, wie etwa News aus dem Unternehmen, Ankündigungen des Arbeitgebers oder bestimmte Richtlinien. Es geht dabei also um die One-Way-Kommunikation, wie wir sie vom klassischen Intranet kennen. Nur die soll sich nun komplett in Microsoft Teams darstellen. Wer auf die App klickt, bekommt eine SharePoint-Oberfläche zu sehen.

Unsere Einschätzung

Jüngst hatte Microsoft eine Intranet-Kachel für Microsoft Teams angekündigt. Nun beschreiten sie nochmals einen neuen Weg mit Microsoft Viva. Wir fragen uns deshalb: Warum hat man nicht gleich auf Viva gesetzt und diesen Zwischenschritt mit der Intranet-Kachel gemacht?

Was wir bei Viva Connections positiv sehen ist die parallele Integration von Yammer. Mit Yammer wird es dann auch eine direkte Kommunikation mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geben. Ein guter, moderner Ansatz, wie wir finden.

Fazit: Die (neuen) Intranet-Fähigkeiten von SharePoint haben nun einen Namen und werden in Microsoft Teams integriert. In Zukunft könnte das für Unternehmen wichtig werden, wenn es um den Aufbau eines neuen, modernen Intranets geht. Für den Einstieg in die Welt von Microsoft 365 über ein Intranet ist Viva Connections aber eher nicht geeignet, da es eine Weiterentwicklung ist. In diesem Fall wäre weiterhin SharePoint die geeignete Lösung.

Microsoft Viva Learning: Der zentrale Lern-Hub

Viva Learning soll laut Microsoft einen zentralen Hub fürs Lernen in Microsoft Teams schaffen. Dieses Modul setzt dafür auf KI, die die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit empfiehlt. Viva Learning enthält Inhalte von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, von Drittanbietern sowie eigene Lerninhalte von Unternehmen.

Unsere Einschätzung

Viva Learning sieht auf den ersten Blick wie eine Beispiel-Anwendung fürs Lernen aus, ist vermutlich aber der erste breit angelegte, monetarisierende Schritt in Richtung Verzahnung von Microsoft Office 365 mit LinkedIn. Wir können uns gut vorstellen, dass Microsoft damit testet, ob es darüber Inhalte verkaufen kann.

Passend finden wir die Möglichkeit, Trainingsmaßnahmen inklusive Fortschrittsberichte zu integrieren. Was man abwarten muss, ist, ob es sich für Unternehmen auszahlen wird, nur ihre eigenen Lernangebote in Viva Learning einzustellen, ohne zusätzlich auf externe Anbieter zurückzugreifen. Nach allem, was wir uns bislang von Viva Learning ansehen konnten, gefällt uns dieses Modul aber sehr gut.

Microsoft Viva Insights: Wellness-Tracker fürs Business?

Spätestens seit der Corona-Pandemie geistert der Begriff „hybrides Arbeitsmodell“ durch die Unternehmenslandschaften. Dabei geht es um eine Kombination aus mobilem Arbeiten, halbmobilem Arbeiten und bürobasiertem Arbeiten. Wer zum Beispiel permanent im Homeoffice arbeitet, für den verschwinden die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben – zumindest räumlich gesehen. Mal eben mit den Kollegen per Video-Konferenz sprechen und sich direkt im Anschluss ums Kleinkind kümmern. Für viele ist das seit dem Frühjahr 2020 Alltag.

Auf der Hand liegt, dass diese Arbeitssituation irgendwann am allgemeinen Wohlbefinden von Beschäftigten nagen kann. Mit Viva Insights möchte Microsoft Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mittels datengestützter Erkenntnisse und Empfehlungen bei ihrem Arbeitsverhalten unterstützen. Beispiele: Die Wahrnehmung regelmäßiger Pausenzeiten oder das Einrichten von Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten.

Microsoft versichert öffentlich, dass diese Einblicke nur für die jeweilige Person sichtbar sind, weder für Führungskräfte noch für die IT. Die für Viva Insights genutzten Daten seien genauso umfassend geschützt wie Informationen in E-Mails, im Kalender oder in Microsoft Teams und würden weder Text noch Anhänge oder identifizierende E-Mail-Adressen enthalten, betont der Konzern.

Unsere Einschätzung

Technologisch gesehen ist auch Viva Insights nicht neu. Schon jetzt ist es möglich, in My Analytics, Workspace Analytics oder Power BI entsprechende Berichte zu erstellen. Neu ist die Integration in Microsoft Teams. Viva Insights enthält einzelne hilfreiche Aspekte, die im Rahmen eines Selbstmanagements sicher sinnvoll sein können. Wer das nutzt, dem kann das durchaus etwas bringen, ähnlich einem Tracker für die eigene Fitness.

Wo viele User aber Bauchschmerzen haben werden, ist das Thema Datenschutz, denn Viva Insights zeichnet sämtliche Interaktionen mit Microsoft 365-Tools auf. Das geht vom Schreiben einer E-Mail oder einer Chat-Nachricht bis zum Öffnen von Dokumenten und vielem mehr. Alle Aktionen werden aufgezeichnet, in Microsoft Graph gespeichert und durch entsprechende andere Tools, wie eben auch Viva Insights, genutzt und sichtbar gemacht.

Einerseits ist das beunruhigend, andererseits aber auch hilfreich. Jedenfalls darf die Auswertung persönlicher Daten zum Arbeitsverhalten in den Unternehmen, die einen Betriebsrat haben, nicht ohne dessen Einbindung erfolgen. Wenn wir ein Fazit dieses Moduls ziehen, so stellen wir aber zunächst einmal den Nutzen über die möglichen Risiken, mit der Einschränkung, dass die Mitarbeiter*innen darüber informiert werden sollten. Für uns selbst ist Viva Insights aber eher ein Modul mit An- und Abschalt-Funktion.

Microsoft Viva Topics: Wissensmanagement mit KI

Viva Topics will Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihrer Recherche nach Informationen im Unternehmen unterstützen. Dafür werden unternehmensweite Inhalte und Fachwissen automatisch mit Hilfe von KI organisiert, wie etwa zu laufenden Projekten, Produkten, Prozessen oder Kunden. Themenkarten in Konversationen und Dokumenten in Microsoft 365 und Microsoft Teams zeigen bestimmte Suchbegriffe an. Ein Klick auf diese Themenkarten öffnet dann eine Themenseite mit dem entsprechenden Content, wie etwa dazugehörige Personen, Dokumente oder Konversationen.

Übersicht über verschiedene Beispiel-Topics. Dahinter liegt eine SharePoint-Seite.

Unsere Einschätzung

Viva Topics als Modul für Wissensmanagement finden wir sehr hilfreich. Die Funktionalität des Modus ist komplett neu und für uns deshalb eine Innovation, die Microsoft hier aus dem Ärmel geschüttelt hat. Voraussetzung für die Nutzung ist aber, dass Unternehmen intensiv mit Microsoft 365 arbeiten und dadurch ausreichend Content zur Verfügung haben. Außerdem sollte man entsprechende Erfahrungen mit Microsoft Teams haben und dessen Grundfunktionen beherrschen.

User Adoption ist also ein gutes Stichwort, wenn man Microsoft Viva einführen möchte. Viva Topics kann dabei sogar unterstützend wirken, weil die Endanwender*innen darüber Wissen präsentiert bekommen. Es braucht nur jemanden, der das Ganze verwaltet.

So sieht die hinter einem Topic liegende SharePoint-Seite aus.

Unser Fazit zu Microsoft Viva

Mit seiner Employee-Experience-Plattform geht Microsoft seinen konsequenten Weg weiter, möglichst viele Funktionen und Tools in Microsoft Teams zu integrieren und das Tool für Collaboration damit weiter zur zentralen Drehscheibe für Kommunikation und Zusammenarbeit zu machen.

Insofern sind Einschätzungen aus der Fachwelt nicht ganz von der Hand zu weisen, die meinen, derzeit baue sich eine „zweite Teams-Welle“ auf. Nach den Bereichen Kollaboration und Kommunikation rückten jetzt Geschäftsprozesse in den Blickpunkt. Für diese solle Teams zukünftig das zentrale User-Interface werden. Die Integration der Power Platform ist dafür der beste Beweis.