Microsoft hatte für Anfang 2020 die Integration von MS Teams in MS Outlook angekündigt. Diese Schnittstelle zu Outlook wurde jetzt zugunsten einer neuen Funktion aufgegeben. Trotzdem bleibt MS Outlook mit MS Teams verzahnt, wodurch nerviges E-Mail-Ping-Pong vermieden wird.
Update vom Dezember 2020:
Microsoft hat in seiner Roadmap die Integration von Microsoft Teams in Outlook aufgegeben. Dafür hat es die Funktion „Outlook for Windows: Share to Teams” für März 2021 angekündigt. Diese Funktion befindet sich gerade in der Entwicklungsphase. Bis dahin kann noch immer folgender Workaround genutzt werden, um Inhalte aus Outlook nach Microsoft Teams zu verschicken:
- In Microsoft Teams über einen Kanal hovern.
- Über das Drei-Punkte-Symbol das Menü aufrufen.
- Im Menü den Befehl „E-Mail-Adresse abrufen“ anklicken.
- Die angezeigte E-Mail-Adresse als Empfänger-Adresse in eine zu versendende E-Mail in Outlook übertragen und die E-Mail an diese E-Mail-Adresse weiterleiten.
Bei Microsoft und den Office-365-Diensten ist also weiterhin alles im Fluss. Bislang können User aus Outlook heraus bereits Besprechungen in Teams planen und aus Teams einzelne Chat-Nachrichten in Outlook teilen.
E-Mail-Ping-Pong in MS Outlook vermeiden
Ein bestimmendes Thema der digitalen Transformation und dem Digital Workplace als Ziel ist die Zusammenarbeit. Kommunikation ist dabei ein wesentlicher Teil, denn ohne Kommunikation ist Zusammenarbeit schlichtweg nicht möglich. Schon jetzt können Nachrichten von MS Outlook zu Microsoft Teams verlagert werden, sofern das notwendig und sinnvoll ist. Dafür können Nutzerinnen und Nutzer die oben erwähnten Schritte durchführen.
Konkret heißt das: E-Mails und E-Mail-Threads – auch mitsamt Anlagen – lassen sich aus Outlook in Kanäle und Chats von Microsoft Teams teilen und können dort weiterbearbeitet werden. Umgekehrt können Konversationen aus MS Teams nach MS Outlook übertragen werden. Stellt sich die Frage, in welchen praktischen Szenarien diese Übertragungen nützlich sind.
Stellen wir uns vor, ein potenzieller Kunde stellt per E-Mail eine Produktanfrage ans Unternehmen. Von der Anfrage sind gegebenenfalls mehrere Kolleginnen und Kollegen aus dem Vertrieb und dem Marketing betroffen. Einer davon fragt intern erst mal alle, wer sich darum kümmern wird. Mit zunehmender Zeit entsteht zwischen den Beteiligten ein komplexer E-Mail-Verkehr, das berühmte E-Mail-Ping-Pong. Man stimmt sich über die Möglichkeiten einer Zusammenarbeit ab, diskutiert, korrigiert, revidiert etc. pp. Irgendwann blickt keiner mehr durch und alle suchen nur noch bestimmte E-Mails, in denen vermeintlich Wichtiges geschrieben steht. Hört sich nervig an, oder? Ist es auch. Und unnötig dazu.
Anstatt alles per E-Mail zu diskutieren, kann die Kundenanfrage nach MS Teams übertragen und dort zunächst firmenintern besprochen werden. Das entsprechende Team stimmt sich über die Anfrage ab, trifft eine Entscheidung und teilt sie dem potenziellen Kunden via Outlook mit. So kommt das zeitraubende E-Mail-Ping-Pong erst gar nicht zustande.
Ein Weckruf fürs Schreiben weniger E-Mails
Es gibt Zeitgenossen, die sprechen in Anbetracht der Fülle an modernen Kommunikationstools schon vom Ende der E-Mail. Doch da ist das letzte Wort noch lange nicht gesprochen, wie aktuelle Nutzerzahlen des Statistischen Bundesamts zeigen: 2018 wurden – ohne Spam – mehr als 848 Milliarden E-Mails verschickt. Ein neuer Rekord. Zum Vergleich: Zehn Jahre zuvor waren es nur 217 Milliarden.
Die einzelnen Kanäle wie E-Mail, WhatsApp, Slack oder auch Microsoft Teams seien wie Tierarten, die sich einen Lebensraum teilen, sagt der Kommunikationswissenschaftler Sven Engesser von der Technischen Universität Dresden bei Spiegel Online. „Neue Arten kommen hinzu und verdrängen vielleicht andere, aber wenn eine Art eine Nische besonders erfolgreich besetzt, hält sie sich dort auch. Deshalb gibt es auch immer noch Postkarten.“ In der Individualkommunikation und der Kundenansprache sei das anders. Da seien Teamprogramme keine Konkurrenz. Und: Für jeden Kanal in MS Teams braucht es schließlich auch eine E-Mail-Adresse.
Der Anfang vom Ende der E-Mail ist also noch lange nicht da. Eingefleischte E-Mailer sollten vielmehr ihr eigenes Kommunikationsverhalten überdenken. Für interne Abstimmungen ist Microsoft Teams das passendere Tool. Da macht es Sinn, die Ursprungskorrespondenz aus Outlook ins Collaboration-Tool zu übertragen und dort weiter zu bearbeiten. Für die (förmlich-offizielle) Kommunikation nach außen, an externe Empfänger, ist die gute alte E-Mail nach wie vor erste Wahl. Wobei auch hier kurzweilige Abstimmungen in Collaboration-Tools stattfinden können.
E-Mail-Detox für einen Tag pro Woche
Für alle, die jetzt wachgerüttelt sind und ihr Kommunikationsverhalten überprüfen: Wie wäre es mit einem „Zero-Mail-Day“ ein Mal pro Monat? Immer dann, wenn ihr an diesem Tag anfangt eine E-Mail zu schreiben, überlegt ihr, ob das wirklich notwendig ist. Ob ihr euer Anliegen nicht besser telefonisch oder über andere, passendere Kommunikationskanäle, wie etwa ein Collaboration-Tool mitteilt. Gerade dann, wenn es um die interne Kommunikation geht. Kommt ihr dann zu dem Schluss, dass das Sinn macht, kann das der Anfang einer insgesamt effektiveren und effizienteren Kommunikation sein.
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