Wer mit Microsoft-Produkten arbeitet, um Dokumente und Informationen zu verwalten, kommt um SharePoint nicht herum. Seit Jahren arbeiten Microsoft-Kunden vor allem mit SharePoint-Listen – nun kommt Microsoft Lists. Nur alter Wein in neuen Schläuchen oder was hat es mit dieser Anwendung auf sich?

Langjährige SharePoint-User stellen sich bei dieser neuen Microsoft-Info erst mal eine wichtige Frage: Was passiert mit meinen unzähligen bestehenden SharePoint-Listen? Hier kommuniziert Microsoft, dass man sich keine Sorgen machen müsse und die bestehenden Listen durch Microsoft Lists moderner und flexibler würden. Denn die neue Anwendung baut auf SharePoint auf und erweitert die bestehenden Funktionen und Möglichkeiten.

Informationen strukturiert verwalten und von überall zugreifen

Listen sind beliebt. Todo-Listen, Materiallisten, Projektlisten, Pro- und Contra-Listen – damit strukturieren wir Informationen. Dabei sollen Listen auch erweiterte Informationen enthalten, wie zum Beispiel:

– Bilder
– Links
– Beschreibungstexte
– Dokumente
– Verknüpfte Datensätze
– Personen

Diese müssen auch auch mit Tausenden von Einträgen übersichtlich bleiben.

Microsoft Lists ist genau dafür gedacht: Für das Strukturieren und Aktuellhalten von Informationen und gleichzeitig das Synchronisieren über mehrere Plattformen. Erreichbar ist es im App Launcher von Microsoft 365 und bietet beim Einstieg eine Übersicht aller Listen, an denen man partizipiert oder die man selbst angelegt hat.

Auswahl-Menü zum Erstellen neuer Listen

Integration in Microsoft 365 und die Power Platform

Das war bisher mit SharePoint auch alles möglich. Die Herausforderung, die Microsoft mit Microsoft Lists nun lösen möchte, ist, diese Listen noch besser in die Microsoft 365-Welt zu integrieren und dadurch intelligenter, intuitiver und flexibler zu gestalten.
Dabei soll Remote-Arbeit und Kollaboration durch die starke Integration in Microsoft Teams noch einfacher möglich sein. Kommentare können zu einzelnen Listeneinträgen vergeben, Personen markiert und weitere Beteiligte zu einer Liste eingeladen werden. Weiterhin soll das Zusammenspiel der Power Platform mit Hilfe von Formularen und Workflows zusätzlichen Mehrwert generieren.

So können ein detailliertes Formular mit Power Apps erstellt , die Einträge kategorisiert in Microsoft Lists gesammelt und darauf basierend Workflows mit Power Automate gestartet werden. Mit der Einbindung in Microsoft Teams sind die Informationen dann direkt für das entsprechende Team jederzeit verfügbar und bereit zur Kollaboration. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.

Listenansicht in Kacheln (Quelle: Microsoft)

Listenansicht in Microsoft Teams (Quelle: Microsoft)

Von bestehenden Templates profitieren

Starten kann man mit einer leeren Liste, dem Upload einer Excel-Tabelle oder einer bestehende Liste (zum Beispiel SharePoint-Listen). Letzteres wird auch direkt in der Auswahl vorgeschlagen.

Zusätzlich bringt Microsoft Lists mit dem Roll-Out acht häufig verwendete Vorlagen mit, um die Erstellung neuer Listen zu vereinfachen. Eine Inspirationen für Anwenderinnen und Anwender und eine Zeitersparnis bei der Anlage. Die Vorlagen bilden Szenarien aus diversen Abteilungen ab, beispielsweise IT, Personal, Marketing oder Vertrieb, aber auch unternehmensweite Anwendungsfälle.

Wann wird Microsoft Lists verfügbar sein?

Der erste Roll-Out für bestimmte Kundengruppen startete ab dem 28. Juli 2020. Er soll bis Ende August abgeschlossen sein. Grundvoraussetzung dafür ist die Lizenzierung von SharePoint, wie etwa im Plan Microsoft 365 Business Basic. Danach soll es auch für alle anderen Kunden ausgerollt werden. Dabei handelt es sich jedoch erst um die Verfügbarkeit im App Launcher und gilt ab Ende August dann erst für die Teams Anwendung. Eine mobile App für iOS und Android soll auch folgen.