Make or buy: Die 5 Vorteile von Managed IT-Services 

Mit dem Erstarken von Cloud-Lösungen und der steigenden Komplexität von Software-Lösungen sowie damit einhergehenden höheren Anforderungen an die eigene IT-Infrastruktur, gewinnen Managed Services für Unternehmen von jeder Größe immer mehr an Beliebtheit. 

Darunter versteht man die Möglichkeit IT-Dienstleister wie busitec nicht nur dafür zu beauftragen Solutions zu integrieren, sondern diese auch weiterhin begleitend zu analysieren und damit die Verantwortung für einen reibungslosen Betrieb zu übertragen. Das bedeutet, dass integrierte Lösungen dauerhaft kontrolliert und optimiert werden. Dies kann sich auf verschiedene Bereiche beziehen, wie beispielsweise die IT-Sicherheit, Monitoring, Skalierbarkeit oder Backup. Das ist sehr sinnvoll, da dadurch u. a. immer aktuelle Updates aufgespielt oder Sicherheitsanforderungen berücksichtigt werden. 

In diesem Blog-Beitrag gehen wir auf weitere Vorteile von Managed Services ein und erklären außerdem, was die verschiedenen Varianten sind. 

Der Begriff Managed Service benennt keine konkrete Art von IT-Dienstleistung. Stattdessen ist darunter eher ein Überbegriff zu verstehen, der zahlreiche IT-Services beschreibt, die an einen externen IT-Dienstleister abgegeben und überwiegend remote betreut werden. Der beauftragte Drittanbieter wird auch als Managed Service Provider, kurz MSP, bezeichnet. 

IT-Dienstleister ersetzen dann allerdings keine internen Mitarbeitenden, sondern entlasten diese und werden zu einem kontinuierlichen Unterstützer und Begleiter. Je nach Leistungsumfang werden Sicherheitslücken identifiziert, regelmäßig Updates installiert oder ein 24/7 Monitoring geboten. Die Leistung wird meist im Abo-Modell gebucht. 

Bevor Unternehmen sich für einen Managed Service entscheiden, stehen sie vor der Wahl Aufgaben intern zu lösen oder diese extern auszulagern. 

Dabei geht es um die Frage „make or buy“? Letzteres benennt den Managed Service. Während es vormals dabei häufig um Kosteneinsparungen personeller Natur ging, bezeichnet der Begriff heute vor allem die Möglichkeit für Unternehmen sich extern Unterstützung zu holen, da Software-Lösungen immer komplexer werden und intern, je nach Unternehmensgröße, das nötige Know-how fehlt. 

Managed Services können aus verschiedenen Bausteinen bestehen und lassen sich individuell zwischen Kunde und IT-Dienstleister definieren. An dieser Stelle wollen wir deshalb nur eine Auswahl von Managed Services auflisten, um einen Eindruck davon zu geben, wie vielfältig Managed Services sein können: 

In der Regel werden im Rahmen der Buchung eines Managed Services sogenannte Service Level Agreements (SLA) abgeschlossen. Darin sind die Leistungsumfänge definiert und auch die Kosten, die dafür anfallen. Oft werden auch monatlich anfallende Gebühren festgelegt. 

Während sich Managed Services vormals nur für größere Unternehmen gelohnt haben, sind sie inzwischen auch für kleine und mittelständische Unternehmen relevant. Warum das so ist, wird vor allem durch die nähere Betrachtung der positiven Aspekte nachvollziehbar. 

Im Folgenden nennen wir konkret 5 Vorteile, die zeigen, weshalb Unternehmen sich in Form von Managed Services Unterstützung holen sollten. Danach beantworten wir außerdem noch relevante Fragen, die im Zusammenhang mit dem Thema Managed Services häufig aufkommen. 

Managed Services basieren häufig auf einem Abo-Modell. So entstehen für Unternehmen monatlich fixe Kosten. Dadurch lassen sich Kosten vorhersehbar kalkulieren und kontrollieren. Das ist ein klarer Vorteil von Managed Services gegenüber Varianten, in denen erst dann ein IT-Dienstleister beauftragt wird, wenn es ein Problem gibt und unerwartete Ausgaben entstehen. 

IT-Budget lässt sich einfach planen und falls sich Anforderungen ändern, entsprechend skalieren. Kosten für einen Managed Service sind nur auf dem ersten Blick höhere Ausgaben. Denn es lassen sich Kosten einsparen, die sonst beispielsweise intern dafür anfallen würden, indem in Schulungen, weiteres Personal oder zusätzliche Ausrüstung investiert wird. 

Managed Services erlauben, dass Unternehmen die Verantwortung für Routine- und Verwaltungsaufgaben an Dritte delegieren.  

Internes IT-Fachpersonal kann sich dadurch mehr auf strategische Themen fokussieren und wird entlastet. Das bedeutet auch, dass sich die Produktivität steigern lässt, weil für Innovationen mehr Zeit bleibt. Der Einsatz von Managed Services führt deshalb zu einem Effizienzgewinn. 

Sollen weitere Dienste oder Technologien eingeführt werden, geht das mit Hilfe von Managed Services schnell und einfach. Denn die nötigen Ressourcen können in kürzester Zeit zur Verfügung gestellt werden. Zudem besitzen Anbieter von Managed Services die nötige Expertise und diese muss nicht erst intern erbracht werden. 

Daraus folgt insgesamt eine schnelle Anpassungsfähigkeit. Verändern sich Anforderungen, lassen sie sich schnell ohne große Umwege berücksichtigen. Mit Hilfe von Managed Services können Unternehmen auf Know-how setzen, das nicht zwingend intern verfügbar ist und erst noch aufgebaut werden müsste.  

Externe Dienstleister, die auf diese IT-Fachthemen spezialisiert sind, besitzen einen Blick auf den Markt und wissen über aktuelle Trends, gängige Tools und innovative Technologien Bescheid. 

Erst ins Handeln zu kommen, wenn es zu einem kritischen Sicherheitsfall kam, ist nicht zu empfehlen. Schließlich ist es effektiver präventiv zu agieren und IT-Angriffe oder Probleme zu verhindern, statt im Nachhinein Schadensbegrenzung zu betreiben. 

Ein großer Vorteil von Managed Services. Denn hier wird die IT-Infrastruktur regelmäßig überwacht und Update-Maßnahmen werden direkt umgesetzt. Probleme sind deshalb frühzeitig identifizierbar, bevor diese beispielsweise einen Ausfall begünstigen. Eine hohe Sicherheit wird zudem dadurch erreicht, dass IT-Systeme den aktuellen gesetzlichen und branchenspezifischen Vorschriften entsprechen. Daher besteht auch ein genauer Fokus auf Compliance-Themen. 

Ohne Managed Service und fehlende Update-Maßnahmen kann es sein, dass Sicherheitslücken entstehen und von Hackern oder Angreifern ausgenutzt werden, um beispielsweise an relevante Unternehmensdaten zu gelangen. Es ist deshalb empfehlenswert, die Aufgabe der Überwachung an einen externen IT-Dienstleister zu übertragen.   

Zu Managed Services zählt auf Wunsch auch eine zuverlässige Backup-Leistung. Das heißt, dass im Schadensfall relevante Daten in kürzester Zeit wieder hergestellt werden können. Datenverluste lassen sich deshalb sicher beheben.

Das ist ein großer Vorteil, weil dadurch Ausfallzeiten reduziert und die Unterbrechung von Geschäftsprozessen unter Umständen vermieden werden können oder ebenfalls nur kurz eintreten. Ohne Managed Service, der kontinuierlich für ein vollständiges Backup sorgt, kann ein Datenverlust dazu führen, dass diese unwiederbringlich nicht mehr herstellbar sind.

Nein, Managed Services sind kein Synonym für Outsourcing. Outsourcing ist meist mit einem Stellenabbau verbunden. Das ist bei Managed Services nicht der Fall. Bei einem Managed Service werden Bereiche und Abteilungen nicht gestrichen und an einen IT-Dienstleister ausgelagert, sondern vorhandene Mitarbeitende werden unterstützt. 

Mitarbeitende müssen sich daher keine Sorgen um ihre Position machen, sondern können sich über eine Entlastung freuen. Der Fokus kann daher mehr auf andere Kernaufgaben gerichtet werden. Das Unternehmen profitiert durch Managed Services von einer Zeit- und Kostenersparnis. Auch das Sicherheitslevel lässt sich durch Managed Services erhöhen.

Unternehmen, die sich für einen Managed Service entscheiden, beauftragen im Kern keine externe Person, sondern das Leistungspaket. Das funktioniert ergebnisorientiert, sodass für Unternehmen nicht relevant sein muss, wie das Ziel erreicht wird und mit wie viel Personen, sondern es geht genau darum, dass durch den Service die gewünschte Aufgabe erfüllt ist. Das bedeutet einen Komfortgewinn ohne Kontrollverlust. Ein Faktor, der bei Outsourcing ggf. anders sein kann.  

Cloud Services bieten den Zugang zu einer IT-Infrastruktur und Plattformen. Sie stellen flexible und skalierbare Ressourcen über das Internet zur Verfügung. 

Managed Services beziehen sich auf eine Auslagerung einer proaktiven Verwaltung von IT-Systemen durch einen Drittanbieter von IT-Ressourcen dar. Die Leistung wird nicht einmalig, sondern wiederholend erbracht. 

Es gibt allerdings auch Cloud Managed Services, die beide Komponenten in gewisser Weise miteinander verbinden. Hierbei wird eine IT-Infrastruktur bereitgestellt und der fortlaufende erfolgreiche Betrieb garantiert, indem eine zuverlässige Verwaltung und Verbesserung übernommen werden.  

In diesem Blog-Beitrag konnten wir zeigen, warum sich ein Managed Service für Unternehmen lohnt. Zusammengefasst ist das immer der Fall, wenn:

Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen ebenfalls die Pluspunkte von Managed Services von IT-Dienstleistern wie busitec, die ihre interne IT mit tiefem Know-how und Expertise unterstützen können. Dadurch lässt sich die IT-Infrastruktur von Unternehmen auf ein neues Level heben und die hier genannten Vorteile von Managed Services von der Theorie in die Praxis umsetzen. 

Im Idealfall implementieren IT-Dienstleister, für die Sie sich entscheiden, die passende Software für Ihr Anliegen und begleiten Sie auch darüber hinaus, um einen reibungslosen Betrieb zu garantieren. Dies kann in unterschiedlicher Weise passieren, wie beispielsweise einem zuverlässigen Support, einem engmaschigen Monitoring oder indem für ein sicheres Backup gesorgt wird. 

Wir sind Experten, wenn es um das Dokumentenmanagement mit der ELO ECM Suite und das Produktportfolio von Microsoft geht.