In fast allen Bereichen begegnet einem das Thema Künstliche Intelligenz. Lösungen wie Copilot für Microsoft 365 sollen besonders die Produktivität erhöhen. Aber wie genau zeigt sich die Steigerung von Effizienz und der dadurch resultierende Zeitgewinn?
Wir zeigen 5 Gründe, warum sich Microsoft Copilot für Unternehmen lohnt und geben außerdem Tipps an die Hand, damit es beim KI-Einsatz nicht zu einer Bruchlandung kommt und die Anwendung unter den Erwartungen bleibt.
Copilot ist der integrierte KI-Assistent von Microsoft
Das Alleinstellungsmerkmal vom digitalen Assistenten von Microsoft ist, dass die KI-Unterstützung in gängigen Anwendungen integriert ist. Mitarbeitende müssen daher nicht die gewohnte Benutzeroberfläche verlassen, um von den Vorteilen zu profitieren.
Einzig Google zieht hier etwas nach mit seiner KI-Lösung Gemini. Der Umfang der unterstützten Anwendungen von Google ist allerdings nicht vergleichbar mit Copilot für Microsoft 365 und bisher nur in wenigen Google-Anwendungen verfügbar. (Stand: 04/2024)
In folgenden Microsoft-Apps ist Copilot integriert und als Erweiterung nutzbar, weitere sollen folgen:
Übrigens: Copilot ist auch in anderen Anwendungen, neben denen von Microsoft 365, nutzbar. Beispielsweise kann der intelligente Assistent auch in Verbindung mit der Microsoft Power Platform oder Microsoft Dynamics 365 eingesetzt werden.
Mit Microsoft 365 Copilot bleibt man in Word und PowerPoint kreativ!
Die Sorge vor dem weißen Papier existiert auch bei einem offenen Word-Dokument oder einer noch leeren PowerPoint-Präsentation. Doch das muss mit dem digitalen KI-Assistenten von Microsoft nicht mehr so sein. Denn Mitarbeitende können Copilot in Verbindung mit Word und PowerPoint als Ideengeber einsetzen.
Dafür müssen sie lediglich die richtige Anweisung nutzen. Diese werden als Prompts bezeichnet. Folgende Beispiele eignen sich für die Erstellung eines Entwurfs in Word:
Bei PowerPoint und Word besteht zudem die Möglichkeit, vorhandene Dateien oder Dokumente in die Erstellung eines Entwurfs einzusetzen. Das funktioniert beispielsweise mit den Befehlsoptionen über den linken Rand des Dokuments und das dort befindliche Copilot-Symbol:
Dabei lässt sich nicht nur im Dokument arbeiten und Bezug zu anderen Dateien aufnehmen, indem Inhalte verarbeitet werden. Auch das Dokument selbst kann angepasst und optimiert werden.
Hinweis: Trotz der Hilfe von Copilot für Microsoft 365 müssen sich Mitarbeitende darüber bewusst sein, dass erstellte Word-Dokumente oder PowerPoint-Präsentationen immer einer Kontrolle bedürfen.
Schließlich können Angaben nicht korrekt sein oder die Designs nicht mit dem Konzept des Unternehmens übereinstimmen. Alles muss durch eine Prüfung finalisiert werden. Von einem Zeitgewinn profitieren Mitarbeitende aber in jeden Fall! Es gilt jedoch: Copilot soll unterstützen und kann nicht die Arbeit von Mitarbeitenden komplett ersetzen.
Mit Copilot-Einsatz Zusammenarbeit optimieren
Ein weiterer Vorteil von Copilot ist, dass die Zusammenarbeit und die Produktivität gesteigert werden kann. Beispielweise ist die KI-Lösung in der Lage Teams-Meetings zusammenzufassen und generiert daraus To-Dos oder eine Agenda.
Auch das lange Suchen nach einer bestimmten Nachricht lässt sich durch Copilot vermeiden. Nach der entsprechenden Anweisung, lassen sich mit der Künstlichen Intelligenz von Microsoft wichtige Inhalte aus einem Chat-Verlauf herausfiltern.
Folgende Prompts sind für den Einsatz von Copilot in Microsoft Teams hilfreich:
Generell steigert Microsoft Copilot die Effizienz, indem sich wiederholende Aufgaben automatisieren lassen. Dann bleibt mehr Zeit für relevante Aufgaben und Mitabreitende können ihren Workload besser aufteilen.
Copilot unterstützt bei der Fehleridentifizierung
Klar ist, Copilot ist ein digitaler Assistent und das im wahrsten Sinne des Wortes. Dabei sorgt er neben einem Zeitgewinn und gesteigerter Produktivität auch für die Reduzierung von menschlichen Fehlern.
Der Einsatz von Copilot für Microsoft 365 erlaubt beispielsweise die Identifizierung von Fehlern in Daten, die KI erkennt nämlich Unregelmäßigkeiten oder Probleme. Zudem kann Copilot auch Vorschläge machen und dadurch Optimierungen erreichen.
Verwenden Mitarbeitende Copilot in Verbindung mit Excel, lassen sich Daten einfacher auswerten und sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren. Diese Prompts eignen sich dafür, mit Excel noch produktiver zu arbeiten:
Beim Einsatz von Copilot werden Datenschutzrichtlinien eingehalten
Stichwort Künstliche Intelligenz: Hier werden viele Unternehmen skeptisch. Denn zurecht werden bei dem Thema Stimmen laut, die nach der Datensicherheit fragen. Auch Copilot basiert auf einem LLM. Die Abkürzung steht für „Large Language Modell“ und bedeutet, dass die KI trainiert wurde, um Antworten gesprächsecht wiedergeben zu können und immer weiter dazugelernt hat.
Im Hintergrund von Copilot liegt außerdem ChatGPT, allerdings handelt es sich um eine andere Variante als die bekannte Ausführung. Denn bei Copilot werden eingegebene Anfragen nicht zum Trainieren genutzt. Dadurch werden hier die Datenschutzrichtlinien eingehalten.
Nutzen Mitarbeitende also Copilot, greift dieser zwar auf interne Dokumente und Daten zu, liefert aber keine sensiblen Informationen nach außen. Wie bei allen anderen Microsoft 365 Anwendungen auch, verläuft der Umgang mit Daten und Informationen DSGVO-konform.
Ihr Unternehmen steht vor der Einführung von Copilot?
Dann sollten zusätzlich einige Schritte berücksichtigt und die IT-Landschaft auf den Einsatz vorbereitet werden. Die wichtigsten Maßnahmen haben wir in einem KI-Readiness-Guide zusammengefasst. Wichtige Aspekte sind dabei beispielsweise Compliance, IT-Sicherheit und Lifecycle.
Extra-Tipp: Ihr Unternehmen benötigt Unterstützung, damit das Unternehmen mit Copilot durchstarten kann? Kein Problem, dann haben wir mit unserem Copilot Readiness Workshop genau das Richtige für Sie!
Wenn Sie sich erst einmal grundlegend über die Einführung von Copilot informieren möchten und welche Maßnahmen relevant sind, bevor Sie mit KI im Unternehmen starten, empfehlen wir Ihnen außerdem eine spannende Digitale Rebellen Podcastfolge zu dem Thema!
