Die neue ELO ECM Suite 21 mit zahlreichen technologischen Neuerungen ist da. Schwerpunkt ist unter anderem die Integration von ELO-Funktionalitäten in die Microsoft-Welt für eine effektivere Zusammenarbeit. Fünf neue Features der ECM-Software haben wir uns genauer angesehen. 

Mit der neuen Version 21 der ELO ECM Suite hat die ELO Digital Office GmbH auch einen Wechsel bei ihrer Release-Strategie vollzogen. Das ursprünglich jährliche Release der ECM-Software ist nun zwei unterschiedlichen Release-Arten gewichen:

– Themenorientierte Feature-Releases: Werden jeweils unter dem Jahr veröffentlicht.
– Long-Term-Support-Releases (LTS): Werden alle zwei Jahre auf den Markt gebracht.

Das aktuelle Release der ECM-Software ist ein Feature-Release und bringt Neuerungen in den Bereichen Technologie, Integration und Zusammenarbeit.

Erstellen von automatisierten Abläufen ohne Scripting

ELO Flows ist ein neues Datenmodell, mit dem ELO-Administrator:innen einfache Automatisierungs- und Integrationsaufgaben (so genannte „Flows“) ohne Scripting umsetzen können. Laut ELO wird die webbasierte Oberfläche mittelfristig die neue Technologie zur Umsetzung von Automatisierungs- und Integrationsaufgaben auf Service-Ebene werden. Langfristig soll die Technologie einen Großteil dieser Aufgaben übernehmen.

ELO Flows kann als Erweiterung der bestehenden Technologie ELO Workflow verstanden werden und wird das Konzept der „Aktionen“ ergänzen. Dadurch sollen Benutzer-Aktionen, die über „Action-Definitions“ bereitgestellt werden, benutzerfreundlicher, flexibel und transparent erstellt werden können. Gründe für den Einsatz von ELO Flows können sein:

– Benutzereingabe-Formulare in den ELO Clients zur Verfügung stellen und als Kachel oder, objektabhängig, in der Ribbon-Leiste hinterlegen.
– Serviceübergreifend Automatisierungen erstellen.
– Eigenentwicklungen (eigene Komponenten) mit der ELO ECM Suite verbinden.

Anwenden lässt sich ELO Flows für unterschiedliche Zwecke. So kann ein erster „Flow“ dafür sorgen, dass eine Rechnung in ELO Invoice automatisiert abgelegt und in einem zweiten „Flow“ in ein ERP-System exportiert wird. Weitere mögliche Anwendungsfälle:

– Import von Dateien
– Erstellen eines Archiv-Ordners
– Erzeugen von Relationen
– Starten eines Workflows

Integration von Funktionalitäten der ECM-Software in Drittsysteme

Mit dem ELO Integration Client können Anwender:innen Informationen und einzelne Funktionalitäten der ECM-Software vorgangsbezogen in ihrem eigentlich führenden System nutzen. Dies kann etwa ein ERP-System oder ein CRM-System sein.

Technisch gesehen kann der ELO Integration Client als Web-Applikation betrieben oder direkt in das Drittsystem integriert werden. Bereits vorhandene Integrationen bestehen für Salesforce sowie SAP Business One. Wichtige Beispiel-Funktionen des ELO Integration Clients in Drittanwendungen:

– Ordner, Dokumente und Formulare erstellen
– Suchen und referenzieren
– Workflow starten
– Dokumente versionieren

Integration von Funktionalitäten der ECM-Software in Microsoft Teams

Es ist der ungeheuren Nachfrage nach dem Collaboration-Tool Microsoft Teams geschuldet, dass ELO mit dem neuen Release nun auch Funktionalitäten seiner ECM-Software in das Tool von Microsoft integriert. Wer möchte, kann zukünftig Dateien und Ordner seines ELO-Systems in einem Kanal von Microsoft Teams teilen – am Desktop oder mobil über den Webbrowser. Die ELO-Daten verbleiben im ELO-Repository.

Direkt in Microsoft Teams einbinden lassen sich ELO-Anwendungen auch über den ELO Web Client. So können Anwender:innen jederzeit und von jedem Standort aus über Microsoft Teams auf ELO-Funktionalitäten zugreifen.

ELO-Integration in einer Registerkarte eines Kanals in Microsoft Teams. (Screenshot: ELO Digital Office GmbH)

Integration von ELO Knowledge in Microsoft Teams

ELO Knowledge ist die Business-Lösung für Wissensmanagement. Sie bündelt sämtliche Daten und Informationen zu einer zentralen und intelligenten Wissensdatenbank. Leistungsfähige Schnittstellen sorgen dafür, dass Informationsinseln und isolierte Datensilos zu einer unternehmensweiten Informations- und Wissensplattform gebündelt werden.

ELO Knowledge lässt sich mit dem neuen Release der ELO ECM Suite jetzt als App in Microsoft Teams integrieren. So haben Nutzer:innen direkten Zugriff auf die Wissensdatenbank des Unternehmens und können ihr Wissen in Teams-Kanälen teilen.

ELO Teamroom in neuem Gewand

Der ELO Teamroom ist eine universelle Plattform für die Zusammenarbeit in Projekten oder Arbeitsgruppen. Die Basis dafür sind virtuelle Projekträume, die eine Zusammenarbeit von ELO-Anwender:innen im Unternehmen ermöglichen.

Mit der Version 21 der ELO ECM Suite erhält der ELO Teamroom ein noch übersichtlicheres Design. Die einzelnen Konfigurations- und Inhaltsbereiche lassen sich über eine Menüleiste aufrufen. Zukünftig können auch Aufgaben in einem Teamroom definiert und mittels eines Kanban-Boards verwaltet werden können. Dieses Feature wird es ab Herbst 2021 mit dem nächsten Feature-Release (ELO 21.1) geben.

Übersicht über die neue Version des ELO Teamroom. (Screenshot: ELO Digital Office GmbH)

Die neue ELO ECM Suite 21 setzt Schwerpunkte auf die Bereiche Zusammenarbeit im Team sowie Integration von ELO-Funktionalitäten in die Microsoft-Welt. ELO Digital Office will auch zukünftig die Einbindung seiner Technologien und Lösungen in das Microsoft 365-Umfeld vorantreiben.