An jedem letzten Mittwoch im Monat überdenken wir unsere E-Mail-Kommunikation und versuchen, auf das Schreiben von E-Mails weitgehend zu verzichten. Wir zeigen, warum wir das tun und welche Tools unserer Meinung nach wann besser geeignet sind.
Irgendwann wollten wir es genau wissen und haben Office 365 beziehungsweise Exchange Online einmal intern ausgewertet. Und siehe da: Wir schreiben nach wie vor relativ viele E-Mails und bekommen noch häufiger welche zugeschickt. Deshalb haben wir uns entschlossen, einmal pro Monat den sogenannten „ZeroMailDay“ einzuführen. Weil wir diese Bezeichnung auch in unserer Außenkommunikation in den Sozialen Medien nutzen, schreiben wir in diesem Artikel sinngemäß „#ZeroMailDay“.
Was ist der #ZeroMailDay?
Wie der Name schon sagt, sollten an diesem Tag bestenfalls null E-Mails versandt werden. Da man natürlich nicht komplett auf die Kommunikation per PC verzichten kann, sollen stattdessen für bestimmte Themen passendere Kommunikationskanäle gefunden werden. Welche Alternativen das sein können, haben wir weiter unten beschrieben.
Da der Mensch bekanntlich ein Gewohnheitstier ist und sich beim Ändern von Gewohnheiten in der Regel erst einmal schwer tut, haben wir mit einem monatlichen #ZeroMailDay begonnen: An jedem letzten Mittwoch im Monat sind unsere Kolleginnen und Kollegen angehalten darüber nachzudenken, ob sie in dem ein oder anderen Fall tatsächlich eine E-Mail schreiben müssen.
Uns ist aber natürlich klar, dass man nicht von heute auf morgen komplett auf die E-Mail verzichten kann. In vielen Fällen machen E-Mails Sinn und sind sogar rechtsverbindlich. Genauso wie bei der Idee vom papierlosen Büro braucht es auch bei der E-Mail seine Zeit, damit Mitarbeiter*innen ihr Verhalten entsprechend ändern.
Wieso einen Tag pro Monat ohne E-Mail-Kommunikation?
Wer kennt sie nicht: Die ganz speziellen Kolleginnen und Kollegen, die gerne lange E-Mails an alle möglichen Leute schreiben, weil wieder einmal der Joghurt aus dem Kühlschrank gegessen wurde oder in der Küche die Tassen nicht in die Spülmaschine geräumt wurden.
Oder solche Helden, die auf eine E-Mail lediglich mit „OK“, „Verstanden“ oder „Danke“ antworten – bestenfalls senden sie ihre E-Mail-Antwort auch gleich „An alle“. Ein weiterer Kommunikationsklassiker: Die Weiterleitung einer E-Mail mit dem Inhalt „FYI“.
Um unsere Kommunikation im Unternehmen noch weiter zu optimieren, haben wir den regelmäßigen #ZeroMailDay eingeführt. Dabei stellen wir uns die folgenden Fragen, bevor wir auf den Versende-Button des E-Mail-Clients klicken:
– Sollen die Informationen in der E-Mail langfristig nachvollziehbar und wiederauffindbar sein?
– Geht es um die Weiterentwicklung oder die Klärung eines Themas?
– Erwartet der Versender eine direkte Antwort?
– Kann die Information schneller über einen Anruf oder per Video-Telefonie übermittelt werden?
– Geht es um die Mitteilung einer Entscheidung oder Handlungsaufforderung?
– Wurde ein Sachverhalt bereits mehrfach per E-Mail diskutiert?
– Soll eher ein spontanes Ergebnis, eine spontane Reaktion abgefragt werden?
Wann welche Alternativen zur E-Mail verwenden?
Es gibt mittlerweile sehr viele Tools für den Büroalltag: Dazu gehören zum Beispiel Produktivitäts-, Messaging-, Aufgabenverwaltungs- oder Collaboration-Tools. Die folgenden beiden typischen Situationen zeigen, wann E-Mails am besten durch andere, besser passende Tools ersetzt und so die Flut an E-Mails eingedämmt werden kann:
Messaging-Tools nutzen
Kurze, informelle Nachrichten, wie „Danke dir!“ oder „Passt dir Donnerstag für den Termin?“, erfordern entweder keine oder, wie im Fall der Frage, eine rasche Antwort. Statt eine E-Mail zu schreiben, können dafür auch Messaging-Tools, wie beispielsweise Slack oder Google Hangout verwendet werden. Diese sind für den kurzen, direkten Informationsaustausch gut geeignet. Auch mit Hilfe von Gruppenchats kann man die eine oder andere Massen-E-Mail umgehen. Mal lieber eben den Bildschirm teilen statt Screenshots und umfangreiche Erklärungen zu versenden.
Firmeninterne soziale Netzwerke nutzen
Ob interne Umfragen, Neuigkeiten aus dem Unternehmen oder Ankündigungen, à la „Ab morgen gilt…“: Das Social-Enterprise-Tool Viva Engage (vormals Yammer) gilt als Pionier unter den firmeninternen sozialen Netzwerken. Ob Kuchen in der Küche zum Verzehr bereit steht oder die Kolleginnen und Kollegen die Eindrücke vom letzten After-Work-Abend teilen möchten: Interne Firmen-Netzwerke stärken den Teamgeist, fördern die soziale Interaktion und entlasten das E-Mail-Postfach. Die Kommentarfunktion macht das Versenden von E-Mails überflüssig.
Aufgabenverwaltung- und Projektmanagement-Tools nutzen
Genauso verhält es sich auch bei der gemeinsamen Arbeit an Projekten. Für den internen Austausch, etwa von Projektteams, über die anstehenden Aufgaben und deren Erledigung, gibt es ebenfalls entsprechende Tools, die den Einsatz der E-Mail überflüssig machen. Sie haben zudem den Vorteil, dass alle Berechtigten auf Informationen, Aufgaben und derzeitige Projektfortschritte jederzeit zugreifen können. Das macht das ständige E-Mail-Ping-Pong obsolet. Geeignete Tools können in diesem Zusammenhang sein: Microsoft Teams, Microsoft Project, Microsoft Planner oder Microsoft Azure DevOps.
Quintessenz: E-Mail-Verkehr reduzieren und produktiver werden
Moderne Unternehmen haben die Vorteile vom Einsatz intelligenter Enterprise-Tools erkannt: Eine effektivere Kommunikation und das Stärken des Teamspirits. Das Verschicken Dutzender E-Mails pro Tag kann sich negativ auf die Arbeitsproduktivität auswirken. Um Zeit und Energie zu sparen, kann sich die Investition in passende Tools lohnen, die den Arbeitsfluss nachhaltig fördern. Nur wer den Überblick behält und jederzeit auf Informationen Zugriff hat, kann sein volles Potenzial entfalten. Schon allein deshalb sollte jede E-Mail vor ihrem Versand regelmäßig und kritisch dahingehend hinterfragt werden, ob ihr Versand überhaupt notwendig ist.
