Case Study: Digitales Vertragsmanagement bei der EVB-Gruppe

Case Study: Digitales Vertragsmanagement bei der EVB-Gruppe

Ein transparentes und rechtskonformes Vertragsmanagement ist für Unternehmen essenziell. Ein- und ausgehende Verträge müssen über den gesamten Lebenszyklus verwaltet werden. Um ihr ehemals ineffizientes Vertragsmanagement in den Griff zu bekommen, setzt die EVB-Gruppe heute auf ELOprofessional als Lösung für ihr digitales Vertragsmanagement.  

Über die EVB-Gruppe  

Zur EVB-Gruppe gehören vier operativ tätige Gesellschaften: Die Eisenbahnen und Verkehrsbetriebe Elbe-Weser GmbH, die Mittelweserbahn GmbH(Eisenbahnverkehrsunternehmen im Bereich Güterfernverkehr), die Omnibus von Ahrentschildt GmbH (Bereich ÖPNV) sowie die NeCoSS GmbH, ein Speditionsunternehmen für Containertransporte vorrangig auf der Schiene. Die Geschäftsbereiche der EVB teilen sich auf in Schienengüterverkehr, Schienenpersonennahverkehr, Schieneninfrastruktur, Schienenfahrzeugtechnik, Öffentlicher Personennahverkehr und Reisebüros. Rund 550 Mitarbeiter*innen sind an sieben Standorten in Deutschland beschäftigt und erwirtschaften einen jährlichen Umsatzerlös von mehr als 100 Millionen Euro. Die Unternehmensgruppe steht zu 100 Prozent in öffentlichem Eigentum (Land Niedersachsen und verschiedene Kommunen).  

Problemstellung: Ineffizientes Vertragsmanagement  

Für das Vertragsmanagement setzte die EVB-Gruppe zunächst auf Microsoft Dynamics NAV (Navision) als ERP-System. Für den Abschluss von Verträgen waren die jeweiligen Fachabteilungen zuständig. Punktuell wurden externe Kanzleien für die Beratung hinzugezogen. Die jeweiligen Fachabteilungen legten die Verträge auch ab, und zwar in Papierform und auf dem Windows-Explorer, wofür die Mitarbeiter*innen ihre eigene, individuelle Ablage-Struktur nutztenFlächendeckende Zugriffskonzepte gab es nicht. 2017 gründete die EVB-Gruppe eine eigene Rechtsabteilung, die sich unter anderem dem Vertragsmanagement annahm.

Die Herausforderungen, mit denen es die EVB-Gruppe zu tun hatte, waren unter anderem:  Einzelne Verträge waren teilweise nicht auffindbar oder doppelt abgelegt; dies teilweise auch in älteren Versionen. Ein effektives Vertragscontrolling gestaltet sich daher als schwierig. Auch der Prozess des Vertragsabschlusses verlief ungeordnet und war daher mit einigen Risiken behaftet. Zudem erfolgten Rechnungsfreigaben zum Teil im „Blindflug“ und es gab kaum Musterverträge.  

  • "Hätten wir geahnt, dass wir solch‘ große Einsparungen erzielen, wäre die Entscheidung für das ECM-System ELO schon früher gefallen."

    Andreas Tänzer, IT-Leiter - AMADA GmbH
  • "Durch die Einführung der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung wurde der Prozess vom Posteingang bis zur Buchung in der Finanzbuchhaltung durchschnittlich von 14 Tagen auf bis zu zwei Stunden verkürzt."

    Jens Weiss, Projektleitung - Verkehrsverbund Rhein-Ruhr
  • FMO Logo
    "Der gesamte Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung gestaltet sich sehr viel effizienter und hat enorm an Qualität gewonnen"
    Markus Gertken, Leiter Controlling - FMO
  • evb Logo

    „busitec hat für uns den Prozess mit klugen Fragen und praxisnahen Vorschlägen sehr gut strukturiert und unsere Änderungswünsche kreativ und zuverlässig umgesetzt. Customizing war gut möglich, so dass das Produkt jetzt eine gute Balance aus „schlanker Bedienbarkeit“ und notwendiger Ausführlichkeit (Filterbarkeit relevanter Funktionen) aufweist.”

    Dr. Stephanie Fries, Leiterin Recht und Versicherungen, Syndikusrechtsanwältin - EVB-Gruppe
    EVB-Gruppe


Anforderungen an ein digitales Vertragsmanagement 

Vor diesem Hintergrund erstellte busitec einen Anforderungskatalog mit dem Ziel, ein Vertragsmanagement für eine möglichst unkomplizierte Ablage der Verträge einzuführen. Dafür wurden folgende Kriterien festgelegt: 

• Realisierung einer Volltextsuche, um Risiken beim ungleichmäßigen Ausfüllen der Eingabemasken einzudämmen

• Verwendung von möglichst wenigen Vertragstypen

• Reduzierung einiger kaufmännischer Parameter in den Eingabemasken

• Unbegrenzte Wiedervorlagen mit Serienmöglichkeit zur Erinnerung an Kündigungsfristen, Nachverhandlungsfristen oder Dokumentationspflichten

• Neue Rollenbelegung, um pragmatische Prozesse für die Fachbereiche zu schaffen

• Option zur Hinterlegung von Musterverträgen

ELOprofessional als Lösung fürs digitale Vertragsmanagement 

Für die EVB-Gruppe erwies sich ELOprofessional von ELO Digital Office als die Dokumentenmanagement-Lösung der Wahl. Die Business Solution ELO Contract verwaltet ein- und ausgehende Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Für jede Vertragsphase – von der Anforderung und dem ersten Entwurf bis hin zum Abschluss und der späteren Archivierung – stellt ELO Contract standardisierte Vorgehensweisen als Best-Practice-Ansatz bereit. Damit profitieren Anwender von einer sofort einsatzfähigen Lösung, die sich dennoch jederzeit an individuelle Anforderungen anpassen lässt.  

Nach der Einführung der Software im April 2019 werden zentrale Bestandsverträge unter Hinterlegung von Wiedervorlagefristen für Kündigungen, Nachverhandlungen etc. ins System eingepflegt. Danach ist vorgesehen, Vertragsmanagement-Teams für jeden Bereich zu bilden, die für Bestandsverträge und Neuverträge zuständig sind.

Vorteile von ELOprofessional für die EVB-Gruppe

  • Systematische Überwachung von Fristen für alle Verträge
  • Automatisches Erstellen von Verträgen aus hinterlegten Vorlagen
  • Zentrale Ablage von Verträgen
  • Auffinden von Verträgen über eine Volltextsuche
  • Automatische oder manuelle Verlängerung oder Kündigung von Verträgen

Durch die Einbindung der einzelnen Fachbereiche soll ein verstärktes Bewusstsein beim Vertragsabschluss und Vertragscontrolling entstehen. Die EVB nutzt die Gelegenheit, mit ihrem Versicherungsmakler die größten Vertragsrisiken zu identifizieren und somit einen wichtigen Baustein im Haftungsmanagement und im Bereich Compliance zu setzen.  

Nutzen von ELOprofessional für die EVB-Gruppe  

Für alle Verträge erfolgt eine systematische Überwachung von Fristen, um automatische Verlängerungen zu überwachen und die Durchführung von Vertragsreviews zu initiieren. Die einzelnen Verträge werden aus hinterlegten Vorlagen automatisch erstellt, zentral abgelegt und können über eine Volltextsuche gefunden werden. Relevante Verträge können automatisiert oder manuell durch den Sachbearbeiter verlängert oder gekündigt werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, mehrere Wiedervorlagen pro Vertrag als Termine zu hinterlegen.  

Heute ist ELOprofessional in der EVB-Gruppe in fast allen Bereichen eingeführt und auch bekannt. Die EVB profitiert von der intuitiven Bedienbarkeit des Vertragsmanagement-Moduls, während die Lösung für die Nutzer vergleichbar mit ihren eigenen Strukturen in der Explorer-Übersicht ist.