Wenn mehrere Nutzer gleichzeitig an demselben Dokument reibungslos arbeiten, spricht man von Co-Authoring. Die Mitarbeiterzusammenarbeit wird dadurch dynamischer und zeiteffizienter. Die Folge: Erhöhte Motivation, bessere Kommunikation und Vermeidung von veralteten Dokumentenversionen.
Word-, Excel- oder PowerPoint Dateien können Nutzer gemeinsam beispielsweise über OneDrive for Business oder SharePoint abspeichern und in realtime mit ein oder mehreren Personen bearbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, wo sich der Mitarbeiter während des Bearbeitens befindet. Denn Office 365 ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten und direkte Anpassungen werden sofort sichtbar. Heutzutage gehören mit Office 365 unzählige Versionen von Dokumenten, über die keiner einen aktuellen Stand hat, der Vergangenheit an.
Voraussetzungen für die einwandfreie Nutzung
Neben der Nutzung von OneDrive for Business oder SharePoint, die gemeinsames Speichern, Teilen und Bearbeiten an Dokumenten unterstützen, sollten Sie weitere Voraussetzungen erfüllen:
- Nutzung von Co-Authoring-fähigen Apps: Alle Version von Word und PowerPoint, die nach 2010 erschienen sind, ermöglichen Co-Authoring. Auch Excel Mobile Apps sowie Excel 2016 unterstützen das Kollaboration-Tool.
- Nutzung von Co-Authoring-freundlichen Dateiformaten: Moderne Formate wie .docx (Word), .pptx (PowerPoint) und .xlsx (Excel) sind kompatibel.
- Ausgabe von Nutzungsrechten: Nur Autoren, die einen Zugang erhalten haben, dürfen an Dokumenten Änderungen vornehmen.
Konkretes Anwendungsbeispiel
Im nachfolgenden Beispiel wird das gleichzeitige Zusammenarbeiten anhand von einer Word Datei veranschaulicht. Excel- oder PowerPoint verhalten sich analog.
Sowohl in der Web App, also dem Browser, als auch im (Desktop) Client kann man Co-Authoring nutzen. Um zu beginnen, erteilt man Zugriffsberechtigungen und versendet diese per Mail. Hierzu folgt man den Pfad Datei > Freigeben. Ist die Datei bereits in einer Dokumentenbibliothek abgelegt, welche die Zugriffsberechtigungen schon passend definiert, ist der erste Schritt nicht notwendig.
Nachdem die Einladung angenommen wurde, kann der Co-Autor zeitgleich am Dokument arbeiten. Hierbei kann die Wahl zwischen „In Word bearbeiten“ oder „In Word Online bearbeiten“ getroffen werden. Die Präsenzen und die Änderungen sind in realtime für alle Teilnehmer ersichtlich.
Das Kollaboration-Tool kann man sogar offline nutzen. Die Einschränkung hierbei ist, dass Änderungen erst ersichtlich sind, sobald der Autor wieder online geht. Falls die Datei in der Zeit geändert wurde, in der man offline war, wird man über jegliche Konflikte anschließend informiert.
Die Arbeitsweisen von morgen: Das Metaversum
Gemäß der Bertelsmann Stiftung wird ein Wandel der Formen und Inhalte von Arbeitsweisen beobachtet. Die virtuelle Kollaboration, das Metaversum, löst feste Anstellungsverhältnisse ab. Der Einsatz von Teams und Projektarbeiten nimmt stetig zu und impliziert einen steigenden Bedarf an virtuellen Werkzeugen zur erfolgreichen Arbeitsbewältigung. Umso flexibler die Aufgaben eines Mitarbeiters bewältigt werden können, umso höher ist die Motivation und Produktivität. Die Kommunikation mit Co-Authoring aktualisiert Änderungen in realtime und beugt Frustration durch langwidrige E-Mailkonversationen vor. Die ortunabhängigen und zeitsparenden Vorteile machen Absprachen und E-Mails mit unterschiedlichen Versionen unnötig.
Erfolgreiche Implementierung
Durch die intelligente Einführung von Co-Authoring stärkt sich die Wettbewerbsposition und Mitarbeiter profitieren langfristig auf sozialer und ökonomischer Ebene. Daher ist es empfehlenswert auf den Einsatz cloudbasierter Technologien zu setzen. Ineffektives Zusammenarbeiten wird dadurch nachhaltig vermieden.
Die reibungslose Nutzung von Co-Authoring ist durch jeden Office 365 Business und Enterprise Plan gewährleistet. Pro Nutzer / Monat kostet Office 365 Business Essentials 5,30 € oder Office 365 Enterprise E1 6,70 €.
Bildquellen: https://support.office.com/en-us/article/document-collaboration-and-co-authoring-ee1509b4-1f6e-401e-b04a-782d26f564a4
https://support.office.com/en-us/article/collaborate-on-word-documents-with-real-time-co-authoring-7dd3040c-3f30-4fdd-bab0-8586492a1f1d
Bertelsmann-Studie: https://www.bertelsmann-stiftung.de/fileadmin/files/BSt/Publikationen/GrauePublikationen/BST_Delphi_Studie_2016.pdf
