In diesem Teil der Gotcha, SharePoint! Serie geht es um die SharePoint Grenzwerte für Nebenversionen, die jeden Nutzer der Office 365 Enterprise-Pläne und eigenständige SharePoint Online-Pläne früher oder später betreffen können.
Eines der nützlichsten Einzelfunktionen von SharePoint ist die automatische Speicherung aller Änderungen innerhalb einer Datei. Der Benutzer kann dadurch bequem auf alte Kopien zugreifen und jegliche Änderungen nachvollziehen:
Wie man jedoch sehen kann, entstehen so leicht innerhalb von ein paar Stunden mehrere Nebenversionen eines Dokuments. Zusätzlich erhält man Informationen über die Benutzer, die das Dokument verändert oder überschrieben haben. Falls Fehler auftauchen, kann man beliebig ältere Versionen wiederherstellen. Weitere Metadaten – zum Beispiel das Änderungsdatum und die Versionsnummer – sind jederzeit einsehbar.
Welche Limits existieren?
Aber aufgepasst: Nach Angaben von Microsoft lassen sich exakt 511 Nebenversionen und 50.000 Hauptversionen abspeichern. Andernfalls erscheint nachfolgende Meldung: „Fehler beim Upload: Der Grenzwert für die Nebenversion für diese Datei wurde überschritten“ (zum Beispiel in Word):
Nur SharePoint-Benutzer, die Änderung vornehmen oder die Berechtigung „Vollzugriff“ oder „Entwerfen“ haben, können die Nebenversionen einsehen. Generell signalisieren Entwürfe, dass Dokumente noch nicht für eine Veröffentlichung bereitstehen. Unter „Versionsverlauf“ kann man die Informationen aufrufen.
Wieso sollte man SharePoint Nebenversionen aktivieren?
In der Vergangenheit war es üblich, dass man externen Backup-Mechanismen vertraut, die teilweise unklare Speicherintervalle durchführen. Mit SharePoint Online behält der Nutzer die volle Kontrolle über die Erstellung einer neuen Version. Beim Datei speichern, einchecken, überschreiben und beim gemeinsamen Bearbeiten wird die alte Version sekündlich überschrieben. Man kann frühere Versionen überprüfen und bei Bedarf wiederherstellen. Vor allem Unternehmer nutzen Entwürfe aus rechtlichen Gründen für Überprüfungszwecke. Das Nachvollziehen von Änderungen deckt Ineffizienzen auf und vereinfacht die Kommunikation zwischen mehreren Autoren einer Datei.
Allerdings sollte man sich vergewissern, dass der Versionsverlauf tatsächlich aktiviert ist. Im Dialogfeld „Versionsverwaltungseinstellungen“ gibt es fünf verschiedene Optionen. Die Einstellung „keine Versionsverwaltung“ lässt sich gegebenenfalls in „Hauptversionen erstellen“, „Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen“, „Folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten“ und „Entwürfe für die folgende Anzahl von Hauptversionen beibehalten“ abändern.
How To: Grenzwerte umgehen
Wenn man die Nebenversionen in den Einstellungen zulässt, ist es möglich, nicht mehr benötigte Entwürfe einfach zu löschen. Dadurch erreicht man das Limit von 511 Versionen langsamer und beugt längere Ladezeiten vor. Folgen Sie einfach dem Pfad Rechtsklick > Versionsverlauf > Nebenversion löschen:
Versehentlich gelöschte Inhalte lassen sich bis zu 90 Tage lang im SharePoint-Papierkorb wiederherstellen.
Alternativ stellt man das automatische Speichern der Datei aus. Da die Speicherung im Hintergrund zur Standardeinstellung zählt, vergisst man schnell, dass man die Funktion deaktivieren kann. Dadurch umgeht man das Limit von 511 Versionen weitestgehend:
Falls Sie das automatische Speichern dauerhaft in den Standardeinstellungen ändern möchten, folgen Sie einfach dem Pfad Datei > Optionen > Speichern und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen:
Die letzte Möglichkeit ist eine Veröffentlichung des Dokuments – am besten nach Erreichung von Meilensteinen. Dann kann man wieder weitere 511 Nebenversionen erstellen.
Fazit
Nur wenige Unternehmen erreichen ihre limitierte Anzahl an Entwürfen nach einigen Monaten. Falls dies doch einmal geschieht, kann man das automatische Speichern deaktivieren oder nach dem Erreichen von Meilensteinen die Version regelmäßig veröffentlichen. Deswegen empfiehlt es sich, dass jeder Unternehmer sich frühzeitig vor dem Einsatz mit SharePoint mit der bevorzugten Versionsverwaltungseinstellung auseinander setzt und damit nachhaltig Fehlinstallationen vorbeugt.
