Das Rad der Updates für Microsoft Teams dreht sich weiter. Nun gibt es „Breakout Rooms“, auf Deutsch Gruppenräume. Organisator*innen von Meetings können damit separate Räume für Arbeitsgruppen eröffnen.
Mit den so genannten Breakout Rooms können Meeting-Organisator*innen die Teilnehmer virtueller Meetings in kleinere Gruppen aufteilen. Dies ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn es separate Meetings fürs Brainstormen oder für eine Diskussion in einer Arbeitsgruppe geben soll.
Mögliche Use Cases sind zum Beispiel Workshops, bei denen die Teilnehmer*innen in unterschiedliche Gruppen aufgeteilt werden, um eine bestimmte Aufgabe zu bearbeiten. Auch für Online-Schulungen ist diese Funktion geeignet.
Technische Voraussetzungen für die Funktion Breakout Rooms
Wer die Funktion „Gruppenräume“ nutzen möchte, kann dies über die Desktop-Version von Microsoft Teams, aber auch über die Web-Version sowie mobile Version tun. Wichtig ist: In den Einstellungen von Microsoft Teams muss das Feld „Neue Besprechungserfahrung“ aktiviert sein. Auch das neueste Update des Tools ist nötig.
Ein virtuelles Pub-Quiz in Breakout Rooms
Breakout Rooms können aber auch für unterhaltsame Zwecke genutzt werden, wie wir bei unserer virtuellen Weihnachtsfeier 2020 gezeigt haben. Die Feier lief in Form eines Pub-Quiz ab. Dafür erstellen wir mit dem Feature Breakout Rooms verschiedene Räume, denen wir jeweils bestimmte Teilnehmer zuordneten.
Für Organisator*innen von Gruppenräumen stehen mehrere Funktionen zur Verfügung:
– Wechseln zwischen den Gruppenräumen
– Gleichzeitige Ankündigungen in allen Räumen
– Alle Teilnehmer zum Hauptmeeting zurückholen
Außerdem können sie sämtliche Funktionen eines Meetings, wie etwa Meeting-Dateien, Whiteboards, Aufzeichnungen und Transkripte zur Überprüfung nutzen.
Bis zu 50 Breakout Rooms erstellen und verwalten
Mit der Funktion „Gruppenräume erstellen“ legen Organisator*innen die entsprechende Anzahl an Breakout Rooms fest. Danach können sie über die „Raumeinstellungen“ Teilnehmer verschiedenen Räumen zuweisen. Das kann individuell, automatisch oder nach dem Zufallsprinzip passieren. Das neue Feature ermöglicht es bis zu 50 Gruppenräume zu erstellen.
Nachdem die Breakout Rooms erstellt sind, können Organisator*innen die Teilnehmer des Meetings auf die einzelnen Räume verteilen. Eine Übersicht zeigt, wer sich in welchen Gruppenräumen befindet.
Nach dem Erstellen der Räume können weitere hinzugefügt sowie einzelne geschlossen werden. Auch die Umbenennung der Räume ist möglich.
Organisator*innen haben die Kontrolle über die Gruppenräume. Wenn sie die Räume auf die Teilnehmer verteilen, bekommen diese eine Benachrichtigung, dass sie innerhalb von zehn Sekunden einem Raum zugeordnet werden.
Nur Teilnehmer, die dem Haupt-Meeting aktiv beigetreten sind, können auch auf Räume zugeordnet werden. Beim Schließen der Räume werden die Teilnehmer automatisch in den Hauptraum geschoben, können danach aber nicht mehr zurück in den Breakout Room wechseln. Teilnehmer können nicht mehreren Gruppenräumen zugeteilt werden. Was möglich ist, ist eine manuelle Zuordnung durch die Organisator*innen in einen anderen Raum.
Die einzelnen Teilnehmer können ihre Gruppenräume auch selbstständig wieder verlassen und ins Haupt-Meeting zurückkehren. Die Besprechungschats, die in den Breakout Rooms im rechten Bildrand zu sehen sind, sind nur für den jeweiligen Gruppenraum gedacht. Sie tauchen weder im Hauptraum noch in anderen Chats auf.
Die Funktion „Ankündigung“ für alle Teilnehmer
Die Organisator*innen einer Besprechung können für alle Breakout Rooms parallel so genannte Ankündigungen machen.
Ein Beispiel: In mehreren Gruppenräumen diskutieren die Teilnehmer über eine bestimmte Problemstellung und mögliche Lösungen dazu, die sie im Anschluss präsentieren sollen. Der Organisator des Meetings macht mittels der Funktion „Ankündigung“ die Ansage, dass die Bearbeitungszeit vorbei ist und alle wieder ins Haupt-Meeting zurückkehren sollen.
Breakout-Rooms eignen sich besonders dann, wenn viele Teilnehmer in einem Meeting in mehrere, kleinere Gruppen aufgeteilt werden sollen. Das Feature wird von Microsoft noch dahingehend weiterentwickelt, dass die Gruppenräume auch bereits im Vorfeld eines Meetings erstellt werden können.
