Prozesse optimieren: Workflows am Beispiel von Onboarding umsetzen

Mit automatisierten Workflows lassen sich Prozesse im Unternehmen optimieren. In unserer Beitragsserie „Workflow-Rennen: Prozessoptimierung in vier Runden“ zeigen wir, wie man erfolgreich Workflows im Unternehmen einführen kann. Von den Grundlagen über Einsatzbereiche bis zu passenden Tools.

In diesem Beitrag möchte ich anhand des Onboardings eines neuen Mitarbeiters zeigen, welche Workflows beziehungsweise typischen Aufgaben bei diesem Prozess anfallen. In der Regel sind das folgende:

– Mitarbeiterstamm in der Personalbuchhaltung anlegen
– Hardware für den Mitarbeiter bestellen und bereitstellen
– Benutzerkennung einrichten
– E-Mail-Adresse und Postfach einrichten
– Termin für den ersten Arbeitstag im Kalender des Vorgesetzten eintragen
– Zugangskarte für den neuen Mitarbeiter erstellen

Ein klassischer Prozess würde also so aussehen, dass zunächst die Personalabteilung über die Neueinstellung Bescheid weiß und ihre Arbeitsschritte erledigt. Anschließend werden die weiteren Akteure der Reihe nach benachrichtigt. Idealerweise sendet dafür die Personalabteilung eine E-Mail an die IT als auch an den Vorgesetzten des neuen Mitarbeiters. Hier haben wir den ersten Workflow: Die einzelnen Akteure werden gleichzeitig per E-Mail benachrichtigt und die Aufgaben können parallel abgearbeitet werden.

Das erwartet Sie hier

Optimierungspotenzial mit Workflows

Dies ist also bereits die erste Verbesserung unseres Einstellungsprozesses. Zusätzliches Optimierungspotenzial würde sich ergeben, wenn diese E-Mails nicht immer von Hand geschrieben, sondern alle notwendigen Daten strukturiert erfasst und dann die jeweils benötigten Informationen jedem Akteur zur Verfügung gestellt würden. Für die Erfassung bietet sich also ein Formular an, dass es der Personalabteilung erleichtert, alle notwendigen Daten zu erfassen.

Insbesondere der Vorgesetzte muss ja nicht immer namentlich bekannt sein. Wenn wir aber eine Liste von allen Abteilungen mit den jeweiligen Verantwortlichen hätten, dann würde für unser Formular lediglich die Abteilung benötigt werden, in der der Mitarbeiter eingestellt werden soll. Der Workflow findet dann den passenden Vorgesetzten heraus.

Für die technische Lösung ist es hilfreich, jedem Akteur eine „Aufgabe“ zuzuweisen. Diese könnte dann nach Abschluss als „erledigt” markiert werden. Somit wäre es möglich jederzeit zu sehen, welche Aufgaben schon erledigt sind und welche nicht. Das Schreiben von E-Mails an alle Beteiligten, um sich nach dem aktuellen Bearbeitungsstatus zu erkundigen, entfällt.

Unser Szenario hat gezeigt, dass sich viele Schritte automatisieren lassen und manuelle Arbeitsschritte gespart werden können. Ein interner Vorteil für Unternehmen, die Onboarding-Prozesse durchführen. Ein weiterer Pluspunkt besteht darin, dass die Employee Experience verbessert wird, da neue Mitarbeitende positiv empfangen werden können und beispielsweise keine langen Wartezeiten haben, um Antworten zu erhalten oder Arbeitsmaterialien ausgehändigt zu bekommen. Ein guter Start mit klaren und schnellen Abläufen.