Wer kennt es nicht: Im Arbeitsalltag kosten kleine Routineaufgaben viel zu viel Zeit. Das kann beispielsweise das manuelle Übertragen von Informationen in verschiedenen Dokumenten sein oder die Beantwortung von häufig gestellten Fragen per Mail. Durch digitale Prozessautomation können tägliche Aufgaben im Business-Kontext effizienter erledigt werden.
Weitere Vorteile der Prozessautomation sind:
Doch was sind Faktoren, die Unternehmen in der Praxis beachten müssen und welche Schritte sind für eine erfolgreiche Prozessautomatisierung notwendig? Das haben wir in diesem Blog-Beitrag in 5 einfachen Schritten zusammengefasst.
Schritt 1: Prozesse identifizieren, die es zu automatisieren lohnt
Zunächst sollten Fachbereiche bestehende Prozesse analysieren. Finden Arbeitsabläufe häufig statt und sind bereits standardisiert, eignen sie sich besonders gut, um automatisiert zu werden. Manuelle Prozesse kosten nämlich viel Zeit, die so eingespart werden kann.
Optimierungen sind vor allem für Arbeitsabläufe relevant, die ineffizient oder fehleranfällig sind. Unternehmen und ihre Fachbereiche sollten sich also fragen: „Wo müssen manuelle Tätigkeiten in digitale und automatisierte Zwischenschritte transferiert werden?“
Das ist vor allem bei Abläufen sinnvoll, die viele Einzelschritte aufweisen, klare Regeln befolgen und an Genehmigungen oder Bedingungen geknüpft sind.
Folgende Aufgaben zählen zu Prozessen, die sich einfach automatisieren lassen:
Schritt 2: Ziele der Prozessautomation definieren
Bei der Automation von Prozessen werden Kosten eingespart, Bearbeitungszeiten verkürzt und die Qualität der Abläufe verbessert. Das betrifft beispielsweise die Arbeit bei der Buchhaltung, im Personalwesen oder der Verwaltung.
Damit der Erfolg im Nachhinein kontinuierlich festgestellt und nachgewiesen werden kann, sollten Unternehmen Ziele konkretisieren, die sich anhand von Zahlen ablesen lassen. Welche KPIs und Kennzahlen zeigen, dass die Automation von Routineprozesse auf lange Sicht erfolgreich ist? So lässt sich auch der Return on Investment (ROI) ermitteln und genau nachvollziehen, wie schnell sich die Implementierung der Prozessautomation rentiert.
Bereits zu Beginn einer Prozessautomation ist außerdem der Blick in die Zukunft wichtig. Die Automation sollte auf sich ändernde Umstände anpassbar und skalierbar sein. Das kann eine steigende Nutzeranzahl sein oder auch eine neue Verknüpfung von weiteren Prozessen.
Schritt 3: Für geeignete Technologie entscheiden
Die Auswahl an Tools, die sich für die Prozessautomatisierung eignen, ist mittlerweile groß. Um die vorangegangenen Tipps ohne Probleme umsetzen zu können, raten wir zu einer cloudbasierten Anwendung.
Als zertifizierter Microsoft Solutions Partner empfehlen wir Power Automate. Das ist ein Teil der Power Platform. Dabei handelt es sich um ein hilfreiches Set an Anwendungen, um Geschäftsprozesse zu digitalisieren.
Wie der Name Microsoft Power Automate bereits verrät, lassen sich Workflows erstellen. Das Tool ist genau dafür konzipiert, manuelle Prozesse zu visualisieren und automatisiert ablaufen zu lassen. Als Vorteil bewerten wir beispielsweise den Low-Code-Ansatz, damit auch Personen ohne Programmier-Kenntnisse Komponenten anpassen können. Außerdem bewerten wir die Kombinationsmöglichkeit mit dem Rest des Microsoft Ökosystem und die damit einhergehende Steigerung des Funktionsumfangs als Stärke.
Wer Prozessautomation sagt, der kommt nicht an dem Begriff Robotic Process Automation vorbei. Was bedeutet die Abkürzung genau und für welche Branchen ist der Einsatz von RPAs sinnvoll? Das erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag.
Schritt 4: Klein beginnen und auf größere Prozesse anpassen
Bevor größere Prozesse optimiert werden, ist unser Tipp, zunächst kleinere Abläufe zu automatisieren. So lässt sich zunächst der Umgang erproben und Erkenntnisse für größere Projekte gewinnen. Dieser Zwischenschritt hilft dabei eine realistische Kosten-Nutzen-Rechnung zu erstellen.
Das ist wichtig, denn während sich leichte Routineaufgaben schnell automatisieren lassen, gestaltet sich das für komplexe Prozesse schwieriger. Mit kleinen Quick-Wins können Unternehmen ein Proof of Concept erstellen und Fallstricke identifizieren, die es bei der größeren Prozessautomation zu berücksichtigen gilt.
Denn eine häufige Hürde besteht darin, dass der erste Prozess, der automatisiert werden soll, zu speziell ist. Unternehmen sollten daher zu Beginn Prozessabläufe fokussieren, die einfach sind, um schnell Ergebnisse zu sehen. Außerdem ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden mit einbeziehen, damit diese mit dem Umgang vertraut gemacht werden. Fachabteilungen können in der Regel gut einschätzen, für welche Prozesse eine Automation sinnvoll ist.
Schritt 5: Mit Hilfe von Monitoring automatisierte Prozesse prüfen
Ein Tool für die Prozessautomation ist gefunden und erste Schritte sind automatisiert. Jetzt ist alles getan und der Effizienzgewinn stellt sich wie von allein ein. Das ist leider zu kurz gedacht, denn gerade bei der Einführung der Prozessautomation ist eine engmaschige Kontrolle wichtig.
Eine Überwachung garantiert, dass die implementierten Workflows reibungslos funktionieren und Ausfälle frühzeitig erkannt werden. Ein Blick auf automatisierte Prozesse erlaubt außerdem, dass die Effektivität regelmäßig nachgeschärft werden kann und sich Funktionen ergänzen lassen.
Die Kontrolle hilft dabei zu identifizieren, welche Prozesse korrekt verlaufen sind, welche fehlerhaft waren und ob es Szenarien gibt, die daher neu angelernt werden müssen.
Spannend: Perspektivisch wird Künstliche Intelligenz das Thema Robotic Process Automation weiter beeinflussen und manuelle Schritte noch stärker reduzieren.
