Nintex Universal Forms in Office365 verfügbar

Am Freitag, dem 16. August 2019, war es nun endlich soweit: der neue Nintex Forms-Designer wurde offiziell vorgestellt.

Unter dem Namen “Universal Forms” war der neue Forms-Designer bereits seit über einem Jahr zunächst in einer geschlossenen Testphase und später dann in Preview und schließlich in einer Betaphase. In dieser Zeit konnte der Designer bereits ausgiebig testet werden und es wurden stetig weitere Funktionen und Verbesserungen aufgenommen.

Ein Blick auf die Entwicklung der Forms-Designer

Mit dem Universal Forms-Designer startet Nintex nun also die dritte Generation an Forms-Designern. Über viele Jahre existierte der klassische, sogenannte Pixel-Perfect Forms-Designer.

Auch in Office365 war dieser Designer von Anfang an verfügbar.

Im Rahmen der Nintex Wordflow Cloud wurde ein komplett neuer Designer geschaffen, der nicht mehr “Pixel-Perfect” war, sondern stattdessen sich an sogenannten “Responsive Designs” orientierte. Damit mussten für verschiedene Endgeräte keine unterschiedlichen Formulare mehr entwickelt werden, sondern stattdessen konnten sich die Formular auch die Möglichkeiten des jeweiligen Geräts anpassen. Nachdem dieser Forms-Designer seine Premiere in der Workflow Cloud gefunden hatte, wurde er nach und nach auch für Office365 und auch für Nintex On-Premises (SharePoint 2013, SharePoint 2016 und SharePoint 2019) zur Verfügung gestellt.

Der neue Responsive/Universal Forms-Designer

Der neue (Universal) Responsive Forms-Designer ist nun die konsequente Weiterentwicklung der Responsive Forms. Genauso wie bereits auch schon die Responsive Forms passen sich die Universal Forms an die jeweiligen Endgeräte an. Das Aussehen des neuen Forms-Designer in Office365 wurde komplett überarbeitet und verwendet nun den gleichen Designer wie er bisher auch schon in der Nintex Workflow Cloud verfügbar war. Nicht nur das Aussehen der Nintex Workflow Cloud und Office365 ist nun einheitlich, auch der technische Unterbau wurde komplett vereinheitlicht. Während die Response Forms zwar auch auf allen Plattformen (Nintex Workflow Cloud, Office365, On-Premises) irgendwie ähnlich aussahen, so waren diese Designer aus historischen Gründen technisch unterschiedlich umgesetzt. Das bedeutete, dass wenn neue Features in den Forms-Designer aufgenommen werden sollten, dass diese drei mal umgesetzt werden mussten: einmal für die Nintex Workflow Cloud, einmal für Office365 und einmal für Nintex On-Premises.

Mit den Universal Forms ist das nun anders. Hier teilen sich die verschiedenen Plattformen wirklich eine technische Basis. In der Praxis bedeutet das: neue Features müssen nur einmal entwickelt werden und stehen dann viel schneller für alle verschiedenen Plattformen zur Verfügung. Somit ist mehr Zeit für die Entwicklung von neuen Funktionen und Fehler können schneller beseitigt werden.

Neben den rein technischen Neuerungen, die sich mehr im Hintergrund abspielen, kann der Universal Forms-Designer aber auch mit einer Reihe von neuen Funktionen aufwarten.

Eine der am meisten gewünschten Funktionen (sowohl bei dem klassischen Designer als auch bei dem Responsive Designer) war die Aufteilung des Formulars auf mehrere Seiten/Reiter/Tabs. Mit dem klassischen Designer war dies nur mit Hilfe von JavaScript möglich. Hier dürfte wohl nahezu jeder die legendäre Anleitung von Vadim Tabakman kennen. Mit dem neuen Forms-Designer ist es nun endlich ohne weiteres Möglich mehrere Seiten zu erstellen und die Formular-Elemente auf diese Seiten zu verteilen. Somit kann das Formular klarer und fokussierter gestaltet werden.

Ansonsten wurde die Verwaltung von Regeln in Office365 komplett überarbeitet. Während bisher lediglich ein Steuerelement ausgeblendet, deaktiviert oder als “ungültig” gekennzeichnet werden konnte, sind nun wesentlich mehr Aktionen möglich. So lassen sich bedingt andere Felder als Pflichtfelder markieren, bestimmte Standardwerte in andere Felder eintragen oder Titel und Beschreibungen von Feldern anpassen.

Dazu kommt ein neue Formel-Editor, der mit Intellisense und Syntax-Highlighting das Erstellen von Formeln deutlich einfacher macht.

Den neuen Forms Designer in Offic365 verwenden

Um die neuen Universal Forms in Office365 nutzen zu können muss ggf. die Nintex Forms App in der jeweiligen Website aktualisiert werden. Dazu ist mindestens die Version 2.0.1.1 notwendig, ggf. muss also die App zuvor aktualisiert werden.