Neues von Office 365: Aufgaben verteilen und ToDo-Listen pflegen mit Office 365 Planner

 

Das Organisieren von Aufgaben in Teams wird bald noch einfacher! Mit einer optisch ansprechenden Oberfläche steht ab Q4 2015 das neue Feature Office 365 Planner zur Verfügung. Anwendungsszenarien sind bspw. Verteilung der Aufgaben bei einer Eventplanung, Verwendung als Ideenpool beim Brainstormen oder zur eigenen Pflege der ToDo´s.

 

Mit Planner lassen sich einzelne Pläne erstellen, jeweils mit einem eigenen Board. Jedes Board wird mit sogenannten Cards für Teams oder Aufgaben gefüllt, diese können mit einem Fälligkeitsdatum, Anhängen, Kategorien und Konversationen versehen werden. Wird ein Teammitglied einer Karte oder Konversation hinzugefügt, erhält er/sie eine Benachrichtigung. Ob auch externe Personen, wie z.B. Lieferanten, für erstellte Pläne freigegeben werden können, ist derzeit noch unklar.

 

Eingestellte Anhänge, Dateien oder Bilder, werden als Vorschau in der Card angezeigt. Das erinnert auch stark an die Standard-Dokumentenvorschau aus den SharePoint-Dokumentenbibliotheken. Innerhalb eines Boards können die Karten verschiedenen Buckets zugeordnet und priorisiert werden, diese sind am Rand farblich gekennzeichnet.

Auf einer Art Dashboard bekommt der User eine komplette Übersicht über den Fortschritt seiner Boards, Status seiner Aufgaben und darüberhinaus, wer aus dem Team seine Deadlines nicht einhalten kann. Damit hat man die Möglichkeit auf einen kritischen Status zu reagieren und die Aufgaben innerhalb des Teams umzuverteilen. Je Aufgaben können die Stati: Not started, In progress, Late oder Complete vergeben werden.

 

Das erwartet Sie hier

Integrationen in Office 365

• Um die Funktionen übergreifend besser nutzen zu können sind die Konversationen aus den Planner-Boards in die Office Groups integriert und somit aus Outlook 2016 oder über die Web App erreichbar. Kommt ein neues Teammitglied zu einem laufenden Projekt hinzu, hat er/sie Zugriff auf die vergangenen Konversationen, im Vergleich zu E-Mail-Kommunikation ein klarer Vorteil.
• Neben der Vorschau von Office Dokumenten, können diese auch direkt über Planner bearbeitet werden. Beim Anhängen eines Dokuments, wird dieses automatisch in einer SharePoint Online Dokumentenbibliothek abgelegt.
• Mit jedem erstellten Board erhält ein OneNote-Notizbuch, welches zusätzlich genutzt werden kann.

 

Verfügbarkeit

Office 365 Planner wird in Q4 2015 erst mal für folgende Pläne freigeschalten:

Office 365 Enterprise E1, Office 365 Enterprise E3, Office 365 Enterprise E4, Office 365 Education, Office 365 Education E3, Office 365 Education E4, Office 365 Business Essentials and Office 365 Business Premium

Um die Änderung ab Veröffentlichung zu erhalten, sollte im Office 365 Admin Center das “First Release” aktiviert sein.

 

Fazit

Was die offizielle Vorstellung von Planner beinhaltet ist ein Anfang, aber das Feature wird wahrscheinlich noch nicht komplett fehlerfrei laufen und omnipräsent in alle Office 365-Funktionen integriert sein. Es bleibt daher abzuwarten, wie sich Planner entwickelt, auch vor dem Hintergrund der Möglichkeiten durch die Akquisition von Wunderlist vor fast 4 Monaten. Zumindest hat Planner den Grundgedanken von Wunderlist oder auch Trello aufgegriffen.

Man merkt, dass Microsoft nun immer schneller neue Features herausgibt, anstatt jahrelang im dunklen Kämmerchen an dem großen neuen Ding zu tüfteln, beispielsweise mit Groups, Delve oder Clutter. Auf jeden Fall sind wir gespannt darauf und werden Office 365 Planner auf Herz und Nieren testen.