Arbeit in Organisationen findet auf drei Ebenen statt: auf der persönlichen Ebene, der Teamebene und der Firmenebene. Das 3-Ebenen-Modell bietet Orientierung und eine mögliche Entscheidungshilfe, wie Arbeit auf jeder Ebene organisiert und mit passenden Anwendungen und Tools unterstützt werden kann.
Gerade für Wissensarbeiter gestaltet sich die tägliche Büroarbeit unterschiedlicher als häufig dargestellt. Routineaufgaben mit wenig Interaktion wechseln sich ab mit kreativen und komplexen Aufgaben, die die ganze Aufmerksamkeit der Mitarbeiter*innen erfordern. Selbstorganisation ist auch das Thema vieler Ratgeber-Bücher, in denen es um die Klassifizierung und Planung unterschiedlicher Aufgabentypen geht. Modernes Arbeiten hat aber nicht nur Aufgabentypen, sondern auch die Art und Weise der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Teammitgliedern im Blick. Beides hat Auswirkungen auf die Arbeitsorganisation.
Die tägliche Arbeit im Büro ist also geprägt durch unterschiedliche Ebenen, auf denen Arbeit stattfindet und organisiert wird: Einzelarbeit auf der Ebene der Mitarbeiter*innen, Arbeit in einer Gruppe beziehungsweise einem Team, oder Arbeit, die auf Firmenebene standardisiert und durch fixe Prozesse und Workflows vorgegeben ist.
Verschiedene Freiheitsgrade der Arbeitsorganisation
Je nachdem, auf welcher Ebene Arbeit stattfindet, gibt es unterschiedliche Freiheitsgrade in der Arbeitsorganisation:
- Ebene Einzelarbeit: hoher Freiheitsgrad
- Ebene Gruppen-/Teamarbeit: eingeschränkter Freiheitsgrad
- Ebene Firma: kein Freiheitsgrad durch Standard-Prozesse
Um diese Ebenen leichter zu identifizieren, haben wir das 3-Ebenen-Modell der Arbeitsorganisation entwickelt. Unternehmen erhalten damit Orientierung für die Entscheidung, auf welcher Ebene sie technologische Unterstützung in Anspruch nehmen möchten oder nicht. Dies können Tools auf der Ebene der Einzelarbeit, der Teamarbeit oder auch unterstützende Workflow-Technologien auf der Ebene des Unternehmens sein.
Auf den unterschiedlichen Ebenen der Arbeitsorganisation kommt, je nach Art und Weise der Zusammenarbeit, unterschiedliche Software zur Unterstützung zum Einsatz. Auf jeder Ebene müssen passende Tools vorhanden sein, damit die Mitarbeiter*innen das Gefühl guter Unterstützung bekommen.
Arbeitsorganisation auf der Ebene „Mitarbeiter*innen”
Stellen wir uns ein bestimmtes Dokument vor, zum Beispiel eine PowerPoint-Präsentation, die für den Vertrieb erstellt und für Kundengespräche genutzt werden soll. Auf der Ebene der Einzelarbeit ist der Freiheitsgrad der Arbeitsorganisation hoch. Allein die Mitarbeiter*innen entscheiden über die Art und Weise der Erstellung des Dokuments, also etwa darüber, welches Programm sie dafür verwenden. Ob sie gleich am Morgen zu Beginn des Arbeitstages oder eher am Nachmittag daran arbeiten, wo sie das Dokument ablegen und welche Tools sie gegebenenfalls zur Unterstützung nutzen möchten.
Arbeitsorganisation auf der Ebene „Team”
Wenn sich Mitarbeiter*innen mit anderen über den Aufbau und die Inhalte der PowerPoint-Präsentation abstimmen müssen, wandern zumindest Teile der Einzelarbeit in die Gruppe beziehungsweise in ein Team. Für die Zusammenarbeit werden Ordner erstellt, auf die alle im Team Zugriff haben. Hier wird gemeinsam an der Präsentation gearbeitet, werden Änderungen vorgenommen und besprochen. Manchmal kommt es auch zu spontanen Meetings, in denen man sich dazu abstimmt. Der persönliche Freiheitsgrad der Arbeitsorganisation wird somit geringer und tritt durch die gemeinsame Arbeit im Team in den Hintergrund.
Standardprozesse auf der Ebene „Unternehmen”
Auf der Ebene des Unternehmens gibt es keine Freiheitsgrade in der Arbeitsorganisation. Hier dominieren vorgegebene Standard-Prozesse und Workflows. Unsere erstellte PowerPoint-Präsentation wird auf dieser Ebene geprüft, zentral abgelegt und dadurch final zur Nutzung im Vertrieb freigegeben.
Passende Software unterstützt modernes Arbeiten
Die Arbeit an einer Aufgabe beginnt in der Regel im persönlichen Bereich (Ebene der Mitarbeiter*innen), wird später kollaborativ im Team weitergeführt oder direkt auf Firmen-Ebene in Entscheidungsprozesse eingebunden. Gerade bei diesen Übertragungen sind Mitarbeiter*innen auf ihr persönliches Wissen angewiesen:
- Wo lege ich Dokumente zur Zusammenarbeit ab?
- Wie organisieren wir uns?
- Welche Dokumente werden in welcher Form für den Freigabeprozess benötigt?
Diese Antworten gilt es proaktiv zu vermitteln, um Wissensarbeit nicht unnötig zu erschweren. Die Übergänge zwischen den drei Bereichen werden jedoch von Seiten der Unternehmen organisatorisch und softwareseitig oft stark vernachlässigt. Das bedeutet: Unterstützende Software an den Schnittstellen „einzelne Mitarbeiter*innen”, „Team” und „Unternehmen” gibt es häufig nicht oder nur unzureichend.
Was modernes Arbeiten ausmacht
Beim modernen Arbeiten findet Zusammenarbeit verstärkt vernetzt statt, weshalb es neue Formen der Arbeitsunterstützung benötigt. Eine Hilfe bei der Einordnung kann das „3-Ebenen-Modell“ geben. Wichtig dabei ist, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf den jeweiligen Ebenen ausreichend Freiheitsgrade zu lassen.
Aber auch bei höheren Freiheitsgraden macht eine entsprechende Unterstützung über Best Practices und Templates Sinn, die auf dieser Ebene verbindliche Vorgaben ersetzen. So wird Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht, ihre eigene Arbeitsorganisation zu optimieren, ohne eine fremde vollständig übernehmen zu müssen. Parallel dazu sollten Firmen die häufig vernachlässigten Übergänge zwischen den Ebenen aktiv unterstützen. Dies kann rein organisatorisch oder unterstützend mit geeigneten Tools, wie etwa „b.Hub“ erfolgen.
