Wer sich für Microsoft Teams entscheidet, sollte auch an eine entsprechende IT-Governance denken. Wer darf neue Teams erstellen? Wer externe Zugriffe vergeben? Antworten auf diese und andere Fragen sind wichtig, um Ineffizienz bei der Nutzung von Microsoft Teams zu vermeiden.
Microsoft Teams liefert Antworten auf wichtige Fragen, die bei der Kommunikation im Team auftauchen. Zum Beispiel: Wo finde ich aktuelle Informationen zu einem Projekt? Wo liegt welche Datei? Welche Aufgaben und Besprechungen stehen an?
Mit dem Collaboration-Tool können Teammitglieder chatten, Dateien und Links austauschen, Besprechungen planen, Videokonferenzen durchführen und verschiedene andere Apps und Tools (etwa Microsoft Planner für die Aufgabenplanung) integrieren. Pro Team können mehrere Kanäle erstellt werden, die ein bestimmtes Thema oder Projekt repräsentieren. Ein Kanal enthält alle die zu ihm gehörenden Dateien und öffentlichen Unterhaltungen. Microsoft Teams ermöglicht also ein strukturiertes, effektives und effizientes Arbeiten im Team.
Die Nutzung von Microsoft Teams firmenintern regeln
MS Teams als Collaboration-Tool bereitzustellen ist eine Sache. Es firmenweit zu verwalten eine ganz andere. Die Risiken, die eine unkontrollierte Bereitstellung und Nutzung mit sich bringen, sind vor allem:
– Informations- und Datenwildwuchs
– Unsicherheit interner Daten
– Ineffiziente Funktionalität für die Nutzer
Damit das nicht passiert und die Implementierung von MS Teams Erfolg hat, braucht es eine effektive Kontrolle im Rahmen einer IT-Governance. Die folgenden zentralen Fragen sollten Organisationen für sich beantworten:
Wer darf selbst Teams erstellen?
Einzelne Mitarbeiter*innen, die beispielsweise in Projektteams zusammenarbeiten, wissen selbst am besten, welche Informationen, Dokumente und Prozesse für sie wichtig sind. Ein neues Team ist schnell erstellt, doch sollte sichergestellt werden, dass der Erstellungsprozess auch den Unternehmensrichtlinien entspricht. Beispiel: Wenn im Rahmen eines Projekts externe Mitarbeiter*innen Zugriff auf unternehmensinterne Daten erhalten, kann das ein gravierendes Sicherheitsproblem darstellen.
Wann sollten Nutzer selbst Teams erstellen können?
Mitarbeiter*innen brauchen konkrete Anlässe und Kriterien, wann es in Ordnung ist, Teams als gemeinsamen Bereich der Zusammenarbeit selbst zu erstellen. Dazu braucht es einheitliche Richtlinien (Governance). Zur Veranschaulichung: Ein Nutzer von MS Teams kann grundsätzlich bis zu 250 Teams erstellen, wenn dies technisch nicht beschränkt wird. Bei einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern, von denen jeder zum Erstellen von Teams befugt ist, könnten also theoretisch 25.000 Teams erstellt werden. Klar, dass hier das Thema eines potenziellen Wildwuchses von Informationen und Daten im Raum steht.
Welche Services und Anwendungen können Nutzer selbst hinzufügen?
In Microsoft Teams lassen sich weitere Services und Anwendungen, wie etwa Kanäle, Chat-Bots oder Apps von Drittanbietern hinzufügen. Auch hier macht es Sinn, im Rahmen einer IT-Governance festzulegen und zu kontrollieren, wer welche Services und Anwendungen hinzufügen darf. So beugen Organisationen der Gefahr einer „Schatten-IT“ vor.
Standardmäßig sind in MS Teams alle Apps für alle Benutzer aktiviert. Es müssen aktiv Änderungen durchgeführt werden, um Apps, wie etwa Bots oder andere zu deaktivieren. Je nach Anwendung, die Nutzer hinzufügen, können Daten auf externen Servern gespeichert werden. Wichtig ist es im Vorfeld zu klären, welche Anwendungen datenschutzkonform sind.
Welche Inhalte werden in welchen Teams gespeichert, archiviert oder gelöscht?
Auch in Microsoft Teams werden Daten zwischen Nutzern ausgetauscht. Es tauchen Fragen auf, die den Lebenszyklus dieser Daten sowie den Datenschutz betreffen. Eine IT-Governance sorgt auch hier mit Aufbewahrungsrichtlinien und Archivierungsvorgaben dafür, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente oder Daten nicht verlorengehen, die über MS Teams verschickt und geteilt werden.
Für eine rechtskonforme Archivierung von Inhalten müssen Unternehmen definieren, welche Inhalte in ein Archivierungssystem, wie beispielsweise ELO, übertragen werden.
Merke: Governance-Richtlinien nicht zu starr aufsetzen
Eine IT-Governance für die Nutzung und Verwaltung von Microsoft Teams ist zweifelsohne wichtig. Trotzdem sollten die Hürden für die Endanwender des Collaboration-Tools nicht zu groß ausfallen, wenn sie MS Teams nutzen. Ist das Regelwerk zu starr oder unverständlich, verliert das Tool schnell an Akzeptanz. Hier macht eine individuell auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnittene IT-Governance Sinn, um letztlich auch das Vertrauen der Mitarbeiter*innen in den digitalen Arbeitsplatz zu stärken.
